Гарантии и компенсации при направлении работников в служебные командировки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гарантии и компенсации при направлении работников в служебные командировки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в страны — участницы СНГ, с кем заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

• в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

• поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

• поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

• выполнения служебного поручения;

• поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

• поездка ограничивается определенным сроком;

• работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

• когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

• когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

• когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

• когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

Данная поездка является командировкой, т.к. работник будет выполнять задание руководства вне места постоянной работы.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Работнику положены суточные, если срок командировки продолжительностью более 24 часов.

Расходы на проживание в гостинице, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).

К расходам на командировки, в частности, относятся расходы на выплату суточных.

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Срок командировки регулируется в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Положение о служебных командировках утверждено в Постановлении Правительства РФ от 13 ноября 2008 № 749. В соответствии с ним срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.

День отправления любого транспортного средства, которое использовал командированный сотрудник, является датой выезда в командировку, а день прибытия данного транспорта на постоянное место работы – датой приезда из командировки. Есть один нюанс: если сотрудник выехал в командировку до 24 часов включительно, то будут считаться текущие сутки, а начиная с 0 часов и позже – последующие сутки.

Служебная командировка может продолжаться неограниченное количество времени, поскольку ни максимальный, ни минимальный сроки служебной командировки нигде не установлены.

Ответ на вопрос:

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.

Образец положения о командировке см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.

Служебная поездка при разъездном характере работы командировкой не является.

Порядок оформления служебных поездок можно предусмотреть в локальном акте.

Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы

Подробности в материалах Системы Кадры:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Положение о разъездном характере работы

г. Москва	06.03.2016

Что такое служебная поездка

Понятие служебной поездки касается работников, рабочие обязанности которых связаны с постоянным или сезонным движением. Например, выезд курьера, экспедитора или отправление на полевые работы служащих аграрных компаний, исследовательских институтов и ремонтных бригад — это служебная поездка. В таком случае работодатель в том же самом порядке компенсирует все затраты рабочих, связанные с проживанием, питанием и приобретением всего необходимого для выполнения поручений. Однако служебная поездка оценивается в пределах трудового договора, без дополнительных начислений и налогообложения.

Формально, служебная поездка — это заранее прописанный в документах, статутных актах и договорах найма пункт, который входит в обязанности сотрудника и не оплачивается дополнительно.

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Узнать больше о специфике применения унифицированной формы № Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Разрабатываем положение на 2020 год

Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008. Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2020 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.

ВАЖНО!

Включите в документ оговорку о возможности отмены служебных поездок из-за чрезвычайных ситуаций. На фоне эпидемии коронавируса отменяются поездки за границу.

Для разработки актуального локального акта используйте пример положения о командировках 2020, но учтите, что образец внутреннего документа другого предприятия содержит индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права. При разработке локальных актов необходимо обращаться к первоисточнику — в нашем случае возьмите за основу правительственное постановление № 749.

Командировка в выходной день

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет предоставление отгула или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня. Дополнительно факт отражается в приказе.

Гарантии и компенсации при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде работника на работу в другую местность

Особенности направления работников в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств устанавливаются постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (в ред. от 29 декабря 2014 г.).

Понятие служебной командировки дается в ст. 166 ТК. Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Командировкой признается также поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы.

От служебных командировок следует отличать служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166, 168 ТК); перевод работника с его письменного согласия на работу в другое структурное подразделение, если оно было указано в трудовом договоре (ст. 72 ТК); перемещение работника в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, если оно не было указано в трудовом договоре в качестве постоянного места работы (ст. 72 ТК); направление работников для выполнения государственных или общественных обязанностей, если в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее время (ст. 170 ТК); направление работников на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы (ст. 187 ТК).

Положение о командировках: сроки поездки

При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):

• Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
• День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.

• То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
• Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Сроки командировки и их оплата согласно нормам ТК РФ

Бывают случаи, когда период выполнения служебных обязанностей необходимо продолжить. Это необходимо сделать только с согласия самого сотрудника. Происходит это так:

• издается приказ о продлении командировки руководителем предприятия (организации);
• уведомляется изначально работник письменно или устно.

Новый оформленный приказ должен включать в себя информацию о количестве дней необходимых для выполнения работы. По возвращении приказ об изменении сроков командировки, образец которого составляется работодателем, человек подписывает в обязательном порядке.

Если время командировки меняется в большую или меньшую сторону, то работодатель согласно ТК издает распоряжение.

Продление командировки оформляют приказом настолько, насколько необходимо для решения служебных дел.

Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.

• Для командировок по России — 700 руб. в день.
• Для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.

Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.

Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.

Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:

• НДФЛ;
• страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Суточные в размере, установленном в вашей организации:

• полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ошибка: Работодатель, рассчитывая продолжительность командировочной поездки, не учитывал выходные дни.

Комментарий: Выходные дни в обязательном порядке учитываются в продолжительности командировки. Даже если сотрудник не работает в выходной, ему положено выплачивать суточные.

Ошибка: Работодатель установил продолжительность командировке, равную 1 году, поскольку это максимальный срок, на который законодательство позволяет направлять в командировку строителя.

Комментарий: Действующее законодательство не устанавливает максимальной продолжительности командировки – она может быть любой, в зависимости от сложности поставленных перед работником задач.

Вопрос №1: Работодатель оформил сотруднику командировку, которая должна начаться 13 января. Но работник проявил инициативу, обменял билет на самолет и вылетел к месту назначения на 3 дня раньше. Должен ли руководитель оплачивать эти 3 дня?

Ответ: Если инициатива об изменении сроков командировки исходила не от работодателя, он не обязан выплачивать зарплату и суточные в те дни, которые не были включены в период поездки.

Вопрос №2: Нужно ли учитывать при определении сроков командировки выходные дни и праздники?

Ответ: Да, выходные и праздничные дни также учитываются в общей продолжительность командировочной поездки. Если сотрудник отдыха в выходной, ему положена выплата суточных, если работал – суточных и средней зарплаты в двойном объеме (или одинарном объеме, если сотрудник пожелает взять отгул по возвращении из поездки).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка для выполнения распоряжения руководства предприятия, следовательно, по мере наступления определенного в целях события, она должна закончиться.

В пункте 4 Положения № 749дается разъяснение по поводу того, что день выезда и возвращения из командировки к месту нахождения постоянной работы включается в срок служебной командировки.

При этом если транспортное средство, на котором командированный сотрудник добирается до места назначения, отправляется из пункта его местонахождения включительно до 24 часов, этот день считается днем отъезда.

В том случае, когда время отправления транспорта, согласно посадочным билетам с 0.00 часов – днем выезда считается следующий день.

Согласно внесенным изменениям к Положению № 749, принятым Постановлением № 1595 и вступившим в действие с января 2015 года, вне зависимости от того, какие сроки командировки максимум и минимум, достаточно для оформления направления работника в служебную поездку издания письменного приказа.

В приказе, кроме указанных целей командировки, ориентировочно указывается срок ее действия в зависимости от того, сколько времени может понадобиться для их реализации.

При этом важно понимать, что фактические сроки командировки максимум и минимум могут быть изменены по ряду сложившихся обстоятельств.

Статья 166 Трудового кодекса даёт определение командировки. Это поручение администрации предприятия сотруднику выполнить задачи, которые требуют персонального присутствия представителя. Например, структурное подразделение находится в другом городе и необходимо срочно провести ревизию.

Статья 168 Трудового кодекса определяет затраты, которые администрация обязана возмещать. Это относится к государственным организации и частным предприятиям.

Регламентирует оформление поручений по работе Инструкция Минфина № 62. Положение о командировках, утверждённое постановлением № 749 Правительства РФ, не отменило инструкцию, но внесло ряд изменений. Пункт 11 документа, кроме проездных расходов, найму жилья и выплате суточных, разрешает компенсировать другие расходы по согласованию с руководителем предприятия.

Служебная командировка включает понятие поездки работника:

• для приобретения производственных запасов;
• по проведению работ капремонта;
• по подготовке и повышению квалификационного уровня;
• для участия в собраниях акционерных обществ.

Служебное задание осуществляется на основании приказа руководителя. Если сотрудник выполняет работу, связанную с постоянными разъездами, это не относится к командировкам.

Если предприятие отправляет трудящегося в загранкомандировку, оформление осуществляется в соответствии с законами Российской Федерации. Особенности изложены в вышеупомянутом постановлении № 749. Если гражданина направляют в филиал предприятия за границей или в другом городе, это также выполнение служебного поручения.

В командировку можно отправить человека, который трудится удалённо, главное, чтобы он числился в штате. Только такие работники находятся в административном подчинении у руководителя.

Для оформления поездки администрация предприятия издаёт приказ, в котором отражается:

1. Цель и длительность задания.
2. Условия, которые касаются выполнения работы.

Работнику выплачиваются командировочные расходы, выдаётся удостоверение. Отказ сотрудника от служебного поручения приравнивается к нарушению трудовой дисциплины, кроме оснований, которые дают такое право. По окончании поездки трудящийся отчитывается в письменной форме.

Командирование делится на два вида: в пределах России и зарубежное.

Помимо этих видов, принято делить рабочие поездки на следующие типы:

• на плановые и не по плану;
• краткосрочные: на один день и продолжительные;
• для одного сотрудника и группы.

Законодательные положения на период командировки определяют льготы и компенсации. Зарплата начисляется согласно среднему доходу работника.

Разъяснения по поводу срока поездки даёт Положение № 749, где говорится, что день отбытия и приезда входит в период командировки. Если отъезд до окончания суток, этот день является началом выполнения поручения. Если время отправления после 24:00 – это начинаются другие сутки.

Закон разрешает корректировать период командировки в зависимости от обстоятельств. Если работник выполнил задачу раньше срока, он может вернуться на постоянное место работы. Болезнь является основанием продления срока, для изменений оформляется специальный приказ.

В Трудовом кодексе нет нормы, которая определяет продолжительность служебной поездки. Ранее максимальный срок составлял не более 40 дней. В настоящее время его устанавливает руководитель.

Если производственная деятельность связана с частыми командировками сотрудников, то составляется график. На основании документа издаётся приказ и оформляется служебное поручение.

В назначенный день трудящийся получает командировочную сумму, покидает предприятие и отправляется в путь. В графике выходов делается пометка о командировке, а рабочая деятельность происходит в новом месте.

Когда задание исполнено, трудящийся возвращается назад и представляет отчёт, в котором отражаются сведения о выполнении или отсутствии результата и причинах. Сотрудник обязан предъявить проездные билеты и документы о проживании.

Оплату служебных командировок регулирует ст. 167 ТК РФ. Начисление зарплаты происходит за каждый день. Для расчёта берутся 12 месяцев, которые предшествуют командировочному времени.

Когда сотрудник работал меньше, то к расчёту берётся доход за фактически отработанное время.

Если трудовая деятельность длилась несколько дней, при определении средней зарплаты за день не учитывается:

• декретный отпуск;
• пособие по временной нетрудоспособности;
• оплата дней простоя;
• иные компенсации, когда сотрудник получал деньги, но не работал, например, при простое.

Для определения среднего дохода за день суммируется зарплата за всё время и делится на число дней, когда трудящийся выполнял функциональные обязанности. Затем полученная сумма множится на количество дней служебной поездки. Этот размер является авансом, за который работник по приезду должен отчитаться.

Если полученная сумма меньше среднемесячного дохода, администрация доплачивает. Начисление дополнительных средств предусмотрено внутренними нормативными документами. Если она превышает среднедневной доход, рассчитывают аванс согласно этому показателю.

Похожие записи:

• Ответственность владельца сайтов
• Как сделать перепланировку по всем требованиям закона
• Оформление документов для выезда детей за границу в декабре 2022 года