Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личное авто для работы: компенсация или аренда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.
Оформляем условие о компенсации за использование автомобиля и возмещении расходов, связанных с его использованием
Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.
Выглядеть это может следующим образом.
…
5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.
…
В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.
Из чего состоит компенсация автомобиля работника?
Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:
- компенсация за амортизацию;
- возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.
Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:
- уровень износа ТС;
- срок полезного использования машины;
- интенсивность эксплуатации машины.
Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:
- приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
- установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).
Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.
Оформляем соглашение о выплате компенсации
Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьс я ст. 188 ТК РФ .
Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашение м Постановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41); Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213 . Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.
В соглашении желательно предусмотреть:
- данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
- размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).
Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.
Что указать в расчете
В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.
Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля. Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.
Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях
НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля Работник является собственником автомобиля Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются.
Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327. В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст.
При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации. При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам.
С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:
- 13% — для налоговых резидентов;
- 30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).
Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет. Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012). Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем.
Работодатели, привлекающие для работы сотрудников, имеющих собственные транспортные средства, должны знать, как грамотно оформить им компенсацию за использование машины. Для этого грамотно подготавливается соответствующая документация. Процедура назначения компенсации предполагает выполнение следующих действий:
- при трудоустройстве гражданина необходимо, чтобы в трудовой договор была внесена информация о необходимости перечисления компенсации, так как новый сотрудник будет пользоваться своей машиной для выполнения заданий руководителя;
- передается правоустанавливающая документация на автомобиль работодателю, причем сюда относится не только свидетельство о регистрации, но и ПТС, а если гражданин является доверенным лицом, то дополнительно передается копия доверенности, на основании которой он пользуется машиной;
- далее оговариваются все условия сотрудничества, которые должны быть выгодными для обоих участников трудовых отношений;
- если давно трудоустроенный работник покупает машину, которой начинает пользоваться в служебных целях, то формируется дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору;
- если передается машина для использования другими должностными лицами компании, то составляется акт приема-передачи автомобиля;
- ежемесячно или еженедельно работником компании составляется отчет, в котором указываются все траты на автомобиль, используемый в рабочих целях;
- к этому отчету прикладываются многочисленные платежные документы, подтверждающие траты и представленные разными чеками, накладными или другими аналогичными бумагами.
Управлять автомобилем может непосредственный собственник или другие работники компании, назначаемые ответственными лицами приказом работодателя.
Как выплачивает компенсацию ИП
Из названия Постановления N 92 следует, что его действие распространяется на организации. Но в Письмах Минфина России от 11.03.2012 N 03-11-11/74, от 31.01.2013 N 03-11-11/38, от 26.02.2013 N 03-11-11/82 разъяснено, что нормы, указанные в Постановлении N 92, применяются для определения расходов на выплату как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.
Пример. В соответствии с заключенным с работником письменным соглашением организация ежемесячно производит выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для управленческих нужд организации. Размер компенсации определяется исходя из ежемесячного износа автомобиля, сумма которого определена равной 7 400 руб., и стоимости израсходованного за месяц бензина, приходящихся на служебные поездки работника на личном автомобиле.
Данные о расходе ГСМ и пробеге за месяц определяются на основании путевых листов, оформляемых организацией.
За текущий месяц стоимость приобретенного бензина составила 12 600 руб., общий пробег автомобиля за месяц — 2 500 км, в том числе пробег по служебным заданиям — 1 500 км.
Рабочий объем двигателя автомобиля превышает 2 000 куб. см.
Компенсация работнику состоит из суммы ежемесячного износа автомобиля и стоимости израсходованных ГСМ в части, приходящейся на служебные поездки. Таким образом, в текущем месяце сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, равна 12 000 руб. ((7 400 руб. + 12 600 руб.) / 2 500 км x 1 500 км).
В учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), расходы, связанные с выплатой компенсации, приведены в таблице.
Оформление компенсации
Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:
- Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
- Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
- Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
- Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.
Срок полезной службы транспорта
Показатель зависит от разновидности транспортного средства. Всего видов транспорта, подлежащего амортизации – 10. К автотранспорту относятся четыре категории:
| Группа | Полезный срок | Относящийся к категории транспорт |
| 3 | 3–5 лет | Мототехника
Легковые авто Грузовой транспорт до 0,5 т |
| 4 | 5–7 лет | Спецавтомобили для лиц с ограниченными возможностями
Грузовой транспорт, фургоны, тягачи, самосвалы Автобусы малого класса (до 7,5 м) Автоцистерны Лесозаготовительный транспорт Прицепы для транспорта, грузоподъемностью менее восьми тонн |
| 5 | 7–10 лет | Легковые авто с двигателем более 3,5 л
Грузовики 5–15 тонн Пассажирский транспорт длиной до 12 м Спецавтомобили Троллейбусы |
| 6 | 10–15 лет | Техника с грузоподъемностью до 15 т
Автобусы суперкласса длиной от 16,5 м |
Амортизацией автотранспортных средств называют учёт их общего физического износа, а также износ отдельных компонентов.
Важно понимать, что у каждого авто есть ограниченный эксплуатационный ресурс, который постепенно, за счёт использования машины по её прямому назначению, будет уменьшаться.
Когда увеличивается износ, возрастают и расходы на обслуживание автотранспорта. Параллельно снижается доход, который может приносить машина при условии её использования в коммерческих целях.
У каждого автомобиля существует так называемый срок или период полезного использования. Он напрямую зависит от группы амортизации. В общей сложности выделяют 10 групп, но именно ТС могут относиться к 3 из них.
В группу No3 входят следующие транспортные средства:
- легковые авто;
- малогабаритные автобусы;
- малые автобусы длиной не более 7,5 м.;
- машины с показателем грузоподъёмности до 0,5 т.
Также ТС могут относиться к группе амортизации No4, куда входят:
- автобусы с длиной не более 12 м.;
- фургоны;
- грузовики;
- тягачи для прицепов;
- инвалидные авто.
Ещё применяется группа No5. В ней учитываются:
- легковые авто с двигателем объёмом более 3,5 л.;
- грузовики, включая грузовые машины с грузоподъёмностью свыше 5 т.;
- тягачи;
- автопоезда;
- спецавтомобили (пожарные, скорая и пр.).
То есть амортизацией можно назвать списание начальной стоимости транспортного средства, которая происходит в зависимости от степени износа. Это позволяет постепенно и по частям списать в течение всего эксплуатационного срока.
Существует специальный коэффициент для правильной амортизации автомобиля, а также разные методы расчёта. Среди них существует и ускоренная амортизация. Именно она значительно увеличила спрос на легковые автомобили, оформленные через лизинговые договоры. То есть при лизинге, учитывая срок амортизации легкового автомобиля, предпочитают использовать ускоренный метод. Но об этом немного позже.
Амортизация требуется всем, кто ведёт предпринимательскую деятельность. Причём расчёт делается не только применительно к купленным компанией машинам. Также это обязательно при принятии на работу сотрудника со своим автомобилем, который планируется использовать в служебных целях.
Амортизационные затраты фиксируют в бухгалтерских и налоговых учётах. Причём компания обязана регулярно отражать расходы. Подобные расчёты позволяют:
- отчитаться перед налоговой о тратах фирмы;
- оценить реальную стоимость автотранспортного средства для страховой компании;
- эксплуатировать собственные ТС для нужд компании;
- передавать автомобили в лизинг.
Определение сроков полезного использования
Существует такое понятие как срок полезного использования (СПИ). Это период, в течение которого принятое на баланс предприятия автотранспортное средство будет приносить доход.
При определении сроков амортизации автомобиля следует понимать, что ресурс у маленьких авто меньше, в сравнении с крупной техникой. Это объясняет, почему разделяют группу легкового и тяжеловесного авто при расчёте амортизации. Чтобы амортизация автомобиля была рассчитана верно, и срок соответствовал всем правилам, требуется учитывать некоторые факторы. А именно:
- Длительность эксплуатационного периода или срок службы легкового либо иного автомобиля, в течение которого будет использоваться ТС согласно его заводским техническим характеристикам.
- Степень износа автотранспорта, которая прогнозируется на основании предполагаемого режима эксплуатации (автобусы, грузовые машины и пр.).
Делая расчёт амортизации для автомобиля, следует принимать во внимание следующие факторы:
- ТС из третьей группы имеют СПИ в диапазоне от 3 до 5 лет;
- для четвёртой группы актуальными являются значения от 5 до 7 лет;
- в случае с пятой группой СПИ не может составлять меньше 7 и больше 10 лет с дня постановки на баланс.
Не стоит забывать о понятии нормы амортизации. Она является противоположной относительно СПИ значением. Как вам уже известно, у каждого автотранспортного средства, принимаемого на баланс предприятия, имеется определённый лимит или ресурс, который постепенно исчерпывается.
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины
Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.
Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.
Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.
Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.
Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
Размер выплат определяют следующими способами:
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
Чтобы определить сумму выплат, учитывают:
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.