Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что это такое — депонированная заработная плата?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?
Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.
Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:
|
Счет Дт |
Счет Кт |
Проводка |
Сумма |
|
76.4 |
91 |
Списание депонированных средств в качестве внереализационных доходов |
Сумма депонированной зарплаты |
В бухгалтерском учете эти суммы отражаются следующими проводками:
|
Код проводки |
Расшифровка кода |
|
Дт 70 Кт 76.4 |
Депонирование средств |
|
Дт 51 Кт 50 |
Возврат депонированных денег в банковское учреждение |
|
Дт 50 Кт 51 |
Выдача депонированных средств по требованию организации в ее кассу |
|
Дт 76.4 Кт 50 |
Выплата депонированной зарплаты |
Как списать депонированную зарплату
Отметим наиболее важные нюансы, которые необходимо учесть при осуществлении данной процедуры:
- Срок и основания для списания. Списание может быть осуществлено по истечении общего срока исковой давности, т. е. если ЗП не была востребована работником в течение 3 лет с момента, когда она должна была бы быть выдана (см. письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, письмо ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109). Если же работник обратился к работодателю до истечения этих 3 лет за ее получением, а работодатель отказал ему в этом, то у первого имеется 3 месяца на обращение в суд за защитой своих прав, т. к. ТК РФ регламентирован срок в 3 месяца именно для обращения работника в судебный орган с момента нарушения его прав, а не к работодателю — с момента начисления ЗП.
- Бухучет. Списание депонированной ЗП производится по такой проводке: Дебет 76.4 Кредит 91.1 — суммы депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расчетах с работниками предприятия списаны на прочие доходы организации, сумма проводки равна сумме списанной кредиторской задолженности.
- Налоговый учет. Внереализационные доходы, в счет которых будет списана невостребованная депонированная ЗП, могут относиться только к тому отчетному периоду (году), в котором срок исковой давности по кредиторской задолженности завершился (см. письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).
Когда работник не является в кассу, возникает некоторый срок, в течение которого сохраняется право на получение выплаты на предприятии. Далее приходится соблюдать определенную процедуру, чтобы получить средства, а в бухгалтерии возникает ряд дополнительных проводок.
Опираясь на трудовое законодательство, не реже двух раз в месяц сотрудники обязаны получать вознаграждение за выполненный фронт работы. Ежегодно на предприятии между администрацией и трудовым коллективом заключается трудовой договор, которым регламентируются обязательные сроки аванса и основной части заработка.
Ситуация, когда в отведенное время человеку или группе лиц не выдали полученные средства, порождает термин депонированной заработной платы. Понятие имеет французские корни, «dépôt» переводится как склад, хранилище и созвучно с депозитом и депонентом.
Соответственно депонированная заработная плата – это часть причитающихся сотруднику выплат, находящаяся на хранении у работодателя, подлежащая выдаче по первому требованию. Сюда не относятся выплаты, не выданные своевременно по вине управляющего состава.
Действия работника и кассира
Для получения принадлежащих средств работнику достаточно обратиться в бухгалтерскую службу с устной просьбой или письменно оформленным заявлением. В случае смерти получателя выплата полагается близким родственникам при предъявлении и правильном оформлении соответствующих документов. В обстановке, когда требуемые средства в кассе отсутствуют, подается заявка в отделение банка на ее получение.
Существует несколько вариантов, когда член коллектива может получить причитающуюся ему сумму:
- в период выплаты ближайшего аванса;
- во время получения очередной заработной платы;
- в специально выделенный для этих целей день.
Во избежание недоразумений и спорных ситуаций между сотрудником и администрацией, порядок возврата депонированных сумм лучше оговорить в локальных правовых актах.
Процесс выдачи депонированных сумм включает следующие этапы:
- Полученные в банковском учреждении средства первоначально оформляются приходным кассовым ордером.
- Выдача организована с применением РКО. При передаче средств доверенному лицу в документе отражаются и его паспортные данные.
- Возврат депонентных сумм одновременно группе лиц оформляется ведомостью. Законность действий подтверждается подписями ответственного бухгалтера и руководителя.
- Все операции подлежат фиксации в книге учета кассовых операций и находят свое отражение в книге депонентов с указанием номера РКО и его даты.
Что такое депонирование заработной платы?
Работодатель должен выплатить заработную плату не позднее 15 календарных дней со дня окончания расчетного периода. Конкретная дата и сроки выплаты дохода устанавливаются правилами внутреннего распорядка и отмечаются в трудовом договоре каждого сотрудника (ст. 136 ТК РФ).
Существует две основные формы выплаты зарплаты: наличными через кассу предприятия и перечислением на расчетный счет сотрудника. Если при перечислении на банковский счет личное присутствие сотрудника на работе необязательно, то с выдачей наличных дело обстоит совсем иначе.
Получить денежные средства работник может как лично, так и доверить это третьему лицу. Если в установленный день зарплата не выплачена, ее депонируют (сохраняют).
На бухгалтерском языке депонирование заработной платы — отражение в учете и первичке сумм заработной платы, неполученных сотрудниками.
Что такое депонирование заработной платы
Как уже говорилось ранее, депонирование зарплаты можно встретить в малом бизнесе, где с работниками рассчитываются наличными деньгами. Бухгалтеры организации, видя, что работник вовремя из-за каких-либо обстоятельств не забрал свою заработную плату, организуют её хранение.
Деньги, как правило, бухгалтер будет хранить в кассе в течение пяти дней. Такой срок обоснован ограниченностью организаций в хранении денежных средств в кассе, объём которых превышает назначенный лимит.
Если спустя пяти дней сотрудник так и не забрал свои деньги, есть два варианта развития событий с его заработной платой:
- они остаются в кассе (условие будет следующим – сумма не превышает установленный банком лимит);
- их нужно отправить в банк.
Дополнительные налоги при депонировании зарплаты
При разборе вопрос с депонированием заработной платы у многих сотрудников, работающих в сфере мелкого бизнеса, задаются вопросом о том, начисляется ли налог на депонированную зарплату.
Ответ – нет, не начисляется. По закону, при начислении ЗП работнику, организация, на которую сотрудник работает, выплачивает все обязательные платежи. Все уже сделано, а потому работник получит свою зарплату в полном размере.
Важно! В случае, если бы налоги выплачивались с депонированной зарплаты, то это могло бы создать ситуацию, когда работнику пришлось бы повторно платить налоги после организации. А это запрещено законом.
Пример. Бухгалтер назначил работнику заработную плату 30 июля. Сотрудник небольшой организации не смог вовремя явиться и получить её. Спустя пять дней (5 августа) зарплата, хранившаяся в кассе, была отдана в банк. Сотрудник написал заявление и ему выплатили 20 августа его деньги. Вопрос – перечисляется ли удержанный НДФЛ в бюджет или нет? Ответ прост – НДФЛ действительно удерживается, но не более, чем на один день. То есть если деньги были выплачены 20 числа, то НДФЛ перечислят не позднее 21 числа.
Как депонировать зарплату?
Депонирование имеет ряд особенностей, которые необходимо знать.
В этом разделе представлен алгоритм депонирования заработной платы:
- Уточните период, в который происходит выдача денег на фирме. Данные сроки указаны в приказе руководителя.
- В случае неполучения оплаты в срок, необходимо отметить это в документации.
- Если на предприятии используется ведомость, оформленная по форме №Т-49, то в графе 23 напротив ФИО работника пропустившего выплаты, необходимо оставить запись «Депонировано».
- Если на фирме используется форма №Т-52, то аналогичную отметку нужно сделать в графе пять.
- В ведомости необходимо указать общую сумму депонирования.
- После окончания периода выдачи денег работникам, оставшуюся сумму нужно передать в банк. Депонированный оклад отражают в реестре.
Следует отметить, что общепринятого бланка реестра не существует. Составить его можно самостоятельно в свободной форме.
Работник после выхода на работу может потребовать свое вознаграждение, и компания должна его выплатить. Требование может быть выраженно в устной форме или на бумаге. Для предприятия не существует конкретного срока, когда оно должно произвести выплату.
Все операции по выплате депонированных денежных сумм записываются в реестровую книгу, где ранее были отражены депонированные суммы, возле фамилии работника.
Депонированные деньги, налоги и взносы
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.
Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.
Составление реестра депонированных сумм
При наличии невостребованного остатка по ведомости кассир производит запись напротив фамилии получателя в месте внесения подписи «депонировано». В конце ведомости на оплату указывается суммы, фактически выплаченные работникам и подлежащие депонированию. На основании произведенной операции кассир должен составить реестр депонированных сумм или внести запись в открытый ранее документ.
В реестре указываются:
- Данные предприятия, используемые во внутреннем обороте.
- Дата составления документа.
- Период выдачи, за который возник остаток неполученных средств.
- Номер и дата ведомости, по которой производилась выплата.
- Данные о сотруднике – должность, ФИО, табельный номер.
- Депонированная сумма.
- Выведенный итог по реестру.
- Данные о кассире, осуществившем операцию.
- Сведения об РКО, по которому производится выдача депонента.
Налогообложение при депонировании заработной платы
Начисление страховых взносов в фонды на сумму установленной заработной платы и их перечисление в бюджет производится независимо от факта осуществления выплат. Иной характер имеет порядок удержания НДФЛ. При налогообложении депонированных сумм выявляется противоречие законодательных норм.
При депонировании заработной платы фактическая выплата работнику отсутствует, что не позволяет удержать и перечислить налог с доходов не позднее дня, следующего за получением сумм. Обязанность налогового агента не возникает до момента произведения выплаты работнику или его представителю. Перечисление в бюджет суммы НДФЛ за счет средств предприятия не допускается.
При определении даты перечисления удержанного налога возникает несоответствие между сроками:
- Уплата в бюджет налога осуществляется не позднее дня, следующего за датой получения работником дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).
- Дата осуществления выплат устанавливается предприятием.
- Получение из банка суммы для расчета с работниками производится в день выплаты заработной платы.
- На произведение расчета отводится не более 5 дней.
- О возникновении депонента кассир может узнать в последний день, отведенный для расчетов. Налог на 5 день после выплаты уже уплачен.
Депонированная заработная плата – эта те финансовые средства, которые были начислены сотруднику организации в срок, но он не явился забрать их в назначенные дни.
При этом важно учитывать, что работник должен числиться в штате организации официально.
Сотрудники, начисление зарплаты которых происходит на банковскую карту, не обязаны присутствовать в день начисления заработанных средств. Если же работники получают плату за свой труд через кассу, они должны являться за начислениями в установленную дату.
Какими законами регулируется заработная плата читайте в нашей статье.
В пункте 2 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У можно найти, что юридические лица обязуются устанавливать лимит на выдачу наличных средств, которые могут быть в кассе организации.
Учет депонированной заработной платы
Рассматриваемая процедура отражается в учете посредством составления необходимых корреспонденций счетов бухгалтерского учета. Так, когда депонируется заработная плата, проводка должна отражаться в соответствующих документах.
При этом в процессе фиксации депонирования, составляются несколько проводок, в частности, отражающие перевод средств в разряд депонированных, их передача обратно на банковский счет, а также их возврат банком для выдачи сотрудникам.
Учет подобной оплаты труда в компаниях оформляется соответствующими проводками:
- Д-т 70 – К-т 76.4 – депонирование невыданных денежных средств.
- Д-т 51 – К-т 50 – перечисление депонированных сумм на счет предприятия или компании в банке.
- Д-т 50 – К-т 51 – получение от банка наличных средств для выплаты депонированных сумм сотруднику.
- Д-т 76.4 – К-т 50 – непосредственная выдача ранее невыплаченных сумм работнику хозсубъекта.
- Д-т 76.4 – К-т 91 – максимальный период хранения депонированной зарплаты истек, сумма зачисляется в доход компании.
Указанный перечень проводок является обязательным к формированию, если в компании появляется необходимость в «сохранении» зарплаты работников, с ее предполагаемой выдачей через определенный срок.
Учет депонированной зарплаты осуществляется в особом реестре, который содержит такие реквизиты:
- номер РКО;
- объем суммы, которая подверглась депонированию;
- дата формирования задолженности компании перед сотрудником.
Данный реестр заводится на один годовой отчетный период. Остатки, фиксирующиеся на конец года, прописываются в строке «Остаток», и переносятся на начало следующего года.
В балансе подобную задолженность перед работниками отражают в графе «Задолженность по оплате труда», а не в «Кредиторской задолженности перед иными контрагентами».
Порядок выплаты депонированной заработной платы
Чтобы иметь возможность получить депонированную зарплату, сотруднику необходимо:
- Направиться в бухгалтерию компании с прошением о выплате соответствующих сумм, которые были ранее депонированы. При этом, лицо также может обозначить время, когда желательно получить средства (в дату обращения, через день, два или любое иное время).
- Дождаться ответа от служащего бухгалтерского подразделения.
- После того, как бухгалтер проведет все соответствующие операции, работнику будет выдана его зарплата на руки.
При обращении сотрудника, чьи средства были депонированы, кассир должен:
- Составить запрос, в котором будет содержаться информация о появлении субъекта и об его прошении выплатить зарплату.
- Сформировать заявку в банк на перечисление требуемой суммы.
- Осуществить выдачу средств на основании РКО.
- Внести информацию о выдаче депонированной зарплаты в соответствующий реестр.
- Сверить расходные данные с главным бухгалтером или управленцем.
Выплата должна осуществляться по первому требованию лица. В случае, когда данная операция не производится, субъект вправе обратиться в инспекцию труда или в прокуратуру.