Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем Минтруд заменяет трудовые книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Инструмент для удалёнки
Главное преимущество, которое даёт электронная книжка, – возможность пользоваться ею дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и послать работодателю. При увольнении можно не опасаться, что начальство задержит возврат трудовой из-за какого-то конфликта. А приступив к оформлению пенсии, не надо приносить свою многостраничную трудовую биографию в ПФР. Эти данные в фонде уже есть, и ему нет необходимости их проверять. Именно так с каждым годом будет поступать всё больше и больше работников. Но, для того чтобы сполна воспользоваться всеми этими удобствами, нужно будет сделать ещё один шаг – перевести в электронную форму все подробности о своей работе, которые содержит бумажная книжка. Сделать это позволит механизм ретроконверсии данных.
«В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе информационных ресурсов ПФР, на первом этапе вошли только общие сведения о нашей работе до 2020 г. – названия организаций и годы работы в них. Ретроконверсия позволит добавить названия должностей и отметки об особых условиях работы, например, на Крайнем Севере, – рассказывает юрисконсульт управления персоналом Высшей школы экономики Вячеслав Филиппов. – А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо хранить дома бережно. Я бы посоветовал на всякий случай сделать электронный скан их страниц».
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:
-
Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
-
Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.
Подготовка к переходу на электронные трудовые книжки
На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.
Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.
Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.
Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.
Представление сведений по форме СЗВ-ТД
В целях представления данных о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме работодатели, начиная с 2020 года, обязаны представлять в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД. Форма и формат сведения утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.
СЗВ-ТД представляется в случаях подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или его перехода на электронную книжку, а также проведения в отношении сотрудника какого-либо кадрового мероприятия (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.).
По общему правилу СЗВ-ТД предоставляется в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором в отношении сотрудника было проведено кадровое мероприятие или им было подано заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки (п. 7 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).
Но при приеме на работу и увольнении сотрудников работодатели обязаны представлять СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа/распоряжения (постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).
Что запомнить о переходе на электронные трудовые книжки
- В 2021 году и далее все работодатели обязаны предоставлять в ПФР отчеты о кадровых мероприятиях. На основании этих отчетов в базе фонда формируются данные о трудовой деятельности всех работников — электронные трудовые книжки.
- Работник, у которого уже была бумажная трудовая книжка на 31.12.2020 года, может продолжать ее использовать. Однако работодатель обязан предоставлять информацию в ПФР и по таким сотрудникам. Сотрудник, сохранивший бумажную трудовую книжку, имеет право в любой момент отказаться от нее.
- Все, кто впервые устраивается на работу в 2021 году или позднее, бумажную трудовую книжку уже не получат. Информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
- Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек, могут в любой момент получить выписку о своей трудовой деятельности у работодателя или в ПФР.
Нюансы трудовых соглашений
Прием на работу пенсионера осуществляется согласно норм трудового законодательства. Законодательством для пенсионеров предусмотрены льготы предоставления отпуска и при увольнении. При оформлении на работу с лицом пенсионного статуса заключается один из установленных видов договоров:
- Бессрочный, имеющий неограниченный срок действия.
- Срочный, ограниченный конечной датой.
- Совместительства, заключаемый при наличии основного места трудоустройства.
- Подряда, оформляемый на исполнение хозяйственных и аналогичных работ.
- Гражданско-правового характера (ГПХ), используемого для реализации конкретного задания в рамках ограниченного периода.
Вид договора определяется по согласованию сторон. При выборе реализуется принцип равенства прав граждан. Для заключения отдельных видов соглашений требуется основание – наличие особых условий, например, замещение отсутствующего работника для договоров внешнего совместительства.
Порядок оформления приема на работу
Оформление пенсионера производится в стандартном порядке трудоустройства:
| Порядок операций | Действия нанимаемого работника |
| Собеседование и достижение договоренности сторон | Подача заявления о трудоустройстве |
| Представление работником документов | Предъявление оригиналов, копии, за исключением справок, производит работодатель |
| Предоставление работодателем документов внутреннего распорядка | Изучение документов, подпись |
| Заключение трудового соглашения | Ознакомление и подпись |
| Составление приказа | Ознакомление и подпись |
| Первичный инструктаж по охране труда | Подпись в журнале о прохождении инструктажа |
Сколько пенсионеров в России
Ежегодно в России увеличивается количество граждан пенсионного возраста. Следовательно, возрастает нагрузка как на трудоспособных граждан, так и на государство в целом. Поэтому органы власти стремятся модернизировать пенсионную систему для сокращения затрат.
“И зарплаты из тени выводить надо…” Да наши правители только то и делают, что загоняют зарплату в тень своими дурацкими налоговыми “реформами”. И вообще, почему за пенсионное обеспечение должны расхлебывать только работающее население? Почему государство не пополняет этот фонд из других источников? Ах да, другие источники работают на экономику США, и то только в остаточном варианте: то что остается от доходов олигархов после того, как они отправят свои доходы в офшоры. А восстанавливать промышленное производство, создавать рабочие места и за счет этого иметь доходы в бюджет, наше правительство и не умеет (кадры не те) и не хочет – лишние заботы. Надо нам выписать из Китая наемного гастербайтера-президента, пусть немного порядок наведет в России.
Нужно ли перезаключать договор с работником, достигшим пенсионного возраста?
По закону пенсионером считается лицо, которое с определенного момента начинает получать дополнительную выплату по старости, по причине инвалидности, потери кормильца или выслуги лет.
По закону, предельный возраст труда установлен только для определенных категорий должностей (в образовании, на госслужбе, при руководстве медорганизацией). Поэтому, в обычных условиях изменить условия отдельных пунктов трудового соглашения только потому, что работник достиг определенного возраста, нельзя. Это будет считаться дискриминацией.
Таким образом, перезаключать трудовое соглашение при выходе работника на пенсию не требуется. Данную позицию подтверждает и Конституционный суд РФ.
Кроме этого, если работник трудится по бессрочному трудовому соглашению, то при наступлении пенсионного возраста перезаключить соглашение на срочное без веских на это причин нельзя. Согласие к внесению каких-либо изменений в трудовое соглашение должно быть обоюдным.
Внимание! Если работника принуждают перезаключить трудовое соглашение, он может (при наличии у него доказательств) обратиться в контролирующие органы с жалобой, и виновных лиц привлекут к административной ответственности.
Вопросы, на которые пока нет ответов
На первый взгляд, система должна быть простой и понятной – стаж с 2020 года будет формироваться в электронной трудовой книжке автоматически, а за период с 2002 по 2019 годы его будут сверять с данными системы персонифицированного учета. Но такой учет ведется с 2002 года, а стаж за периоды до этого момента обычно подтверждается самой трудовой книжкой или архивными справками.
Так, сотрудники ПФР при назначении пенсий обычно проверяют записи в трудовых книжках на предмет их достоверности – например, если печать выглядит смазанной, а текст неразборчивым, будущему пенсионеру придется собирать справки о работе (если речь идет о годах по 2001-й включительно). Если к записям претензий нет, стаж засчитывается на основании записей в трудовой книжке.
Но как будет переноситься информация по записям до 2001 года в электронные трудовые книжки – до сих пор неизвестно. Все официальные комментарии указывают на то, что за периоды с 2002-го будут учитываться данные системы персонифицированного учета – и то же самое говорится в принятом в феврале законе (федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).
Если следовать логике, то возможны несколько вариантов:
- периоды стажа до 2001 года будут включаться точно так же, как и при назначении пенсий. То есть – с полноценной проверкой трудовой книжки на подлинность и запросом недостающих справок;
- такие периоды вообще не внесут в электронные трудовые книжки, если к записям в бумажном документе будут вопросы;
- такие периоды полностью перенесут из бумажной трудовой книжки, но «подозрительные» как-то дополнительно пометят (чтобы при назначении пенсии запросить справки).
Первый вариант будет самым сложным, но и самым понятным для будущих пенсионеров – так можно будет без лишней спешки подготовиться к выходу на пенсию, собрав информацию обо всех недостающих фрагментах трудового стажа.
Новая форма старого документа
Идею перевести данные трудовой книжки в электронный формат законодатель реализовал в ряде правовых актов. В ТК РФ добавлена статья 66.1, полностью посвященная электронной трудовой книжке (законом ФЗ-439 от 16/12/19). Сам по себе ФЗ-439 содержит нормы, обеспечивающие законодательный переход к ЭТК и их использование. КоАП позволяет применять нормы ст. 15.33.2: штрафы за непредоставление, просрочки или ошибки в новой отчетности ПФР. Она введена поправками в ФЗ-27 от 01/04/96 г.
Электронная трудовая книжка определенной формы, физического носителя не имеет. Это цифровой документ, сведения из которого можно вывести в файл или на бумагу. Они обозначаются термином «Сведения о трудовой деятельности». Базу будет формировать работодатель, передавая данные в ПФР. Состав данных практически идентичен бумажному формату:
- сведения о работнике;
- сведения о фирме;
- дата, когда он принят, уволен или имел место перевод;
- вид события;
- реквизиты документа-основания;
- сведения о должности, специальности, профессии, квалификации, подразделении;
- вид поручаемой работы;
- при увольнении — причины этого события.
Можно сказать, что сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работнику и есть новая электронная трудовая книжка (форма СТД-Р либо СТД-ПФР), предоставляемая, соответственно, работодателем либо пенсионным фондом. Они утверждены приказом Минтруда №23н от 20/01/20 г., в котором содержатся также и образцы форм.
Преимущества трудовых книжек в электронном виде
Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:
- возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
- максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
- минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
- возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
- исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
- все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
- открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
- высокая степень защищенности данных и их сохранности.
Что должен знать работодатель
Речь о том, что нужно переходить на цифровой документооборот по труду, шла уже давно. Но не все работодатели успели подготовиться к переходу. Поэтому есть множество вопросов, которые возникают:
- Нужно ли приобретать специальное программное обеспечение? Нет, ничего дополнительно покупать не нужно. Все данные о работниках будут храниться в базе Пенсионного фонда, поэтому для их передачи нужно будет использовать обычные каналы телекоммуникационной связи, которые применяются предприятием для сдачи отчётности в иные контролирующие органы.
- Как будет осуществляться перенос информации с бумажного носителя в цифровой вид? Таких действий производить не нужно будет. Те работники, которые хотят, чтобы в 2020 года их книжки о труде велись в электронном виде, должны написать соответствующее заявление. Бумажные варианты будут возвращены им на руки. Всю ответственность за хранение этих сведений теперь будет нести владелец документа.
- На чьё имя нужно писать заявление, если работник хочет сохранить право пользования бумажным документом? Заявление пишется на имя работодателя. Он должен вовремя оповестить своих работников о переходе на цифровые документы и попросить желающих работать с бумажным вариантом написать соответствующее заявление.;
- Есть ли какие-то специальные памятки для сотрудников и работодателей, чтобы осуществить переход без ошибок? На официальном сайте ПФР есть подробная памятка.
Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.
ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.
Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.