Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!
- Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
- Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
- Расчет зарплаты, учет денежных операций;
- Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
- Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).
Общие понятия по командировкам
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?
Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:
- сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;
- затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);
- после данной проверки происходит утверждение авансового отчета руководителем предприятия (или предпринимателем). При этом не обязательно авансовый отчет может быть утвержден в той сумме, которую заявило подотчетное лицо. Например, бухгалтер может подвергнуть сомнению ряд документов, которые были приложены к авансовому отчету. В этом случае от подотчетного лица потребуют письменных объяснений по поводу сомнительных документов и (или) предоставления их варианта, отвечающего требованиям действующего законодательства (в частности, требованиям положений федерального закона №402-ФЗ от 06.12.11 г., федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 г., и иных документов);
- и только после утверждения руководителем предприятия (предпринимателем) авансового отчета происходит окончательный по нему расчет. Т.е. внесение в кассу (на расчетный счет) остатка подотчетной суммы.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Срок предоставления отчета о командировке
Авансовый отчет на командировочные расходы работник должен заполнить и отдать главному бухгалтеру или лицу, его заменяющему, в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из командировки. Причем в данном случае не важно, в какой командировке находился сотрудник: в зарубежной или на территории РФ. Такой срок прописан в указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Нарушить срок в 3 дня можно только по уважительной причине – например, по болезни или при направлении в другую командировку. По окончании болезни и выхода на работу в течение 3-х дней работник должен сдать авансовый отчет.
Бывают случаи, когда работник фактически живет в командировках. Это особенно актуально для водителей-дальнобойщиков. Они привозят груз, разгружаются и снова уезжают. Иногда новая командировка может начаться в тот же день, как закончилась предыдущая, или в течение пары дней после ее окончания. В этом случае рекомендуем работнику не тянуть время со сдачей отчетных документов по командировке, чтобы не потерять или не испортить оправдательные документы.
Отчет по командировке
Подготовка отчета о командировке для руководства может быть прописана в локальных актах компании. Такой отчет не нужно путать с авансовым отчетом.
Отчет о командировке содержит информацию о выполнении служебного задания руководства, которое выдали на период командирования.
ПРИМЕР СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЁТА ПО КОМАНДИРОВКЕ:
Принял участие в рабочих встречах с ….. (например, представителями компании-партнера).
Решил вопросы по дальнейшему выполнению работ по проекту 11-А/2019 (по обеспечению надежного электроснабжения в период подготовки и проведения ВЭФ в 2021 году):
…. (раскрыть перечень проработанных вопросов и результат решения).
В компании могут быть утверждены формы отчета о командировке. Или же его пишут как служебную записку в свободной форме.
Преимущества сотрудничества с нами
В настоящее время легко столкнуться с аферистами, которые будут обещать золотые горы за минимальную сумму. И при этом купить подтверждающие документы для авансового отчета по командировке вам вряд ли удастся. Или же их подлинность будет под сомнением. Поэтому вы изначально должны быть в курсе, какие документы нужны и как заполнять все бумаги.
Мы работаем только с настоящими профессионалами своего дела. Поэтому сотрудничая с нами, вы не только узнаете, как заполнить авансовый отчет по командировке, образец которого легко найти на нашем сайте, но и получите массу преимуществ:
- изготовление официальных командировочных документов гостиниц (чеки, счета, ИНН, прайсы, справки, счет-фактуры, акты, ОГРНИПы);
- документы из гостиницы для авансового отчета за проживание создаются в соответствии с ОКВЭД 55.10 (официальная предпринимательская деятельность гостиниц);
- всю документацию (в том числе подтверждение проживания) оформляет гостиничный бухгалтер. Это, несомненно, гарантирует высокое качество изготовленных бумаг и оказанных услуг;
- заполнение авансового отчета не будет затруднительным, поскольку все чеки из гостиниц имеют специальный QR код с полной чистотой в юридической сфере. Их можно легко отследить в приложении «Проверка кассового чека» на любом гаджете или на портале ФНС;
- вся информация попадает в реестр постояльцев отеля, поэтому легко подтвердить ваше нахождение там. Для этого достаточно отправить запрос на электронную почту. В ответ ваша компания получит заказное письмо, в котором имеется официальная справка с подтверждением проживания в данной гостинице.
Мы поможем вам сделать все документы в данной сфере, даже если у вас заграничная командировка. Пример заполнения авансового отчета по командировке за границу мы также вам можем предоставить.
Наши сотрудники в совершенстве знают, как оформить авансовый отчет для любой поездки по работе. Оформление отчетных документов происходит:
- В день, когда началась служебная поездка (если вы располагаете точными сроками поездки, то желательно обратиться к нам минимум за день до поселения).
- За день до окончания поездки (в случае, если вы не знаете точную дату окончания поездки или вы находитесь в командировке некоторое время, то не помешает связаться с нами хотя бы за день, до того как вам предстоит возвращаться).
- В последний день поездки (уезжая после 20:00, можно оформить нужную документацию в этот день). Курьеры получают бумаги ежедневно в промежутке с 18:30 и до 19:00.
Бывают случаи, что вы обратились за помощью к другой компании, но получив документы стало ясно, что образец авансового отчета по командировке вам не подходит. Обратитесь к нам до 16:30 в день отъезда.
Конечно же, заполнение авансового отчета о командировке требует от вас своевременной подачи бумаг. Потому что сдача отчета важная составляющая в ее завершении и оплате. Стоит отметить, что мы можем создать отчет в 1с для вашего удобства.
Также, у нас легко скачать авансовый отчет командировочного удостоверения или ознакомиться с примером авансового отчета по командировке.
Сроки оформления авансового отчета по неизрасходованным суммам
Указание Банка РФ №3210-У также регламентирован поэтапный отчет по средствам, выданным сотруднику, а именно: сдача авансового отчета и прикрепленных к нему подтверждающих документов, далее проверка правильности заполнения документа, и в заключении — его утверждение. После того, как руководитель организации утвердил авансовый отчет, проводка завершается, и остаточная сумма (при ее наличии) вносится в кассу.
Право обязывать сотрудника предоставлять авансовый отчет по неизрасходованным средствам предоставлено руководителю организации. Четких указаний на этот счет нет, однако в случае отсутствия документа налоговые органы могут предъявить претензии. Вот почему составлять авансовый отчет вне зависимости от факта затрат или его отсутствия всё равно необходимо.
При этом сроки представления авансового отчета по неизрасходованным средствам также составляют 3 рабочих дня с момента выдачи средств, возвращения подотчетного сотрудника из командировки или других точек отсчета, установленных в приказе организации.
Законодательная основа
По сути, согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет, в котором он отчитывается о произведенных расходах (п. 26 Положения). Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т.д.)
Однако это не мешает разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления командировки и обязать работников оформлять отчеты. В этом случае на предприятии можно использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или использовать образец отчета по командировке в 2020 году, разработанный самостоятельно.
Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.
Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.
На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.
Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.
Рекомендации к тексту отчета
Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:
- Избегаем длинных, неясных предложений.
- Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
- Лучше оформлять перечень задач списками.
- Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
- После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
- Исключить просторечные и разговорные выражения.
- Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
- Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.
Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
— старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
— ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
— разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
— составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы — начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Сроки сдачи авансового отчёта после командировки
Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.
Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.
В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.
Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.
Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.
Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств — например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.
Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке — это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте — это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.
До 2020 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его оформлении закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.
Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.
Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.
Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.
В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.
Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.
Как заполнять авансовый отчёт по командировке
Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.
На лицевой указываются такие сведения:
- Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
- его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
- должность;
- данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
- сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).
Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:
- дату, когда был понесён расход;
- порядковый номер подтверждающего документа;
- наименование расхода;
- сумму;
- наименование подтверждающего документа.
Каждому пункту посвящена отдельная графа.