Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация работнику за использование личного транспорта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
Бухгалтерский учет и проводки
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Компенсация ГСМ, проводки:
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Как правильно документально оформить компенсационные выплаты
Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:
Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.
К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.
Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).
Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто
Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:
Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.
Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.
Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.
Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.
В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.
Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).
Договор оказания транспортных услуг
Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.
Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.
Расчет суммы производимых компенсационных выплат
Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.
Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.
Бухгалтерский учет операций по расчету компенсаций
В программе 1С компенсация за использование личного транспорта рассчитывается с учетом количества дней эксплуатации средства передвижения. В том случае, когда эксплуатация транспортного средства носит характер постоянного явления в течение длительного времени, она подлежит ежемесячной выплате.
Основанием для издания приказа о выплате денежного возмещения за пользование автомобиля работника является справка-расчет в конце каждого месяца. В сфере бухгалтерского дела движение денежных средств компенсационного типа учитывается по счету № 73.
От того, каков профиль организации и конкретного отделения, к которому относится работник, зависит, к какому счету будут отнесены расходы на компенсационные выплаты. Расходы такого типа для целей бухгалтерского учета включаются в обязательном порядке в статьи расходов организации «Компенсация за использование личного транспорта» (проводка № 73).
Пошаговая инструкция получения компенсации расходов
Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.
| Порядок действия | Описание условий |
| Подача работником заявления | Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется |
| Представление документов на транспортное средство | В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем |
| Достижение договоренности с работодателем | Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон |
| Заключение договора | Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование |
| Составление акта приема-передачи | Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства |
Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.
Использование личного автомобиля сотрудника в нуждах предприятия невозможно без его согласия. Для эксплуатации личной машины в интересах организации потребуются:
- приказ руководителя предприятия, утверждающий список должностей с разъездным характером работ;
- должностная инструкция с описанием условий труда, прав и трудовых обязанностей сотрудника;
- соглашение об использовании личного автомобиля гражданина в трудовой деятельности;
- распоряжение, определяющее виды компенсируемых издержек, алгоритм расчета суммы, порядок и сроки ее выплаты.
Соглашение можно включить в трудовой договор при его составлении или оформить в виде приложения к нему.
Помимо стоимости топлива, могут возмещаться:
- расходы на амортизацию;
- техническое обслуживание;
- мелкий ремонт;
- восстановление после повреждений, полученных в ходе эксплуатации в рабочее время и т.д.
Конкретный перечень трат, а также размер их возмещения определяется на стадии заключения соглашения об использовании машины сотрудника в нуждах организации.
Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины
Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.
Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.
Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.
Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.
Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.
Личное авто в служебных целях: как не остаться в минусе
Довольно часто специфика деятельности фирмы, осуществляющей, например, доставку продаваемых товаров непосредственно на дом покупателям, предполагает, что в штате должны состоять работники, имеющие собственный транспорт – автомобиль или мотоцикл.
Однако эксплуатировать имущество своего сотрудника принудительно и на безвозмездных началах работодатель не может. Для оформления отношений, в которых будут учтены интересы владельца такого имущества, Российское законодательство предлагает две возможные схемы.
И как водится, каждая из них имеет свои нюансы.
Компенсация
Согласно положениям статьи 188 Трудового кодекса, использование в интересах фирмы личного имущества работника возможно только с его согласия. При этом ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества.
Размер такой компенсации зависит исключительно от того, к каким договоренностям придут стороны. Конкретные суммы фиксируются в трудовом договоре.
Однако, чем она выше, тем больше будет размер сопутствующих налоговых расходов для каждой из заинтересованных сторон.
Фирма на ОСНО могут учесть выплату компенсации сотруднику за использование личного авто в уменьшение налога на прибыль, на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Аналогичная возможность предоставлена и фирмам на упрощенной системе налогообложения (подп. 12 п. 2. ст. 346.16 НК РФ).
Однако и те и другие обязаны руководствоваться в вопросах определения максимальной суммы таких расходов нормами, установленными Постановлением Правительства РФ № 92.
Они в свою, очередь предполагают, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 кубический сантиметров включительно компенсация должна составлять 1 200 рублей в месяц, а для авто свыше 2 000 кубический сантиметров — 1 500 рублей в месяц.
Для мотоциклов Постановлением предусмотрен предел компенсации в 600 рублей. То есть вне зависимости от суммы, о которой договорятся работник и работодатель, часть компенсации, превышающая этот лимит, в налоговых расходах не участвует.
Не следует забывать также и о требовании статьи 252 Налогового кодекса, которое распространяется и на «упрощенцев»: налоговыми расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода.
Последнее не вызывает сомнений у налоговиков, если работа сотрудника действительно связана с постоянными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. К «бумажной» стороне вопроса инспекторы, как правило, более придирчивы.
Так что сам факт назначения компенсации за использование личного транспорта, а также ее размер должны быть зафиксированы в приказе руководителя организации. Сотрудник в свою очередь должен предоставить копию технического паспорта транспортного средства.
И, разумеется, за то время, в течение которого сотрудник находился в отпуске, командировке, на больничном, словом, когда он фактически не работал, а его автомобиль соответственно не использовался, компенсация не выплачивается.
Теперь рассмотрим компенсацию за личное авто с точки зрения налогообложения дохода самого работника. Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса все виды установленных действующим законодательством Российской федерации компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах законодательно установленных норм, обложению НДФЛ не подлежат.
Соглашение о покрытии расходов
В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:
- о марке транспорта работника, годе выпуска;
- о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.
Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.
В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.
Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:
- Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
- Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.