Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в законодательстве об электронной подписи изначально предполагали, что оформление квалифицированного сертификата электронной подписи через УЦ налоговой и УЦ других ведомств будет бесплатной процедурой. Это действительно так — платить за сертификат, его переоформление ненужно. Однако если начать разбираться, как получить подпись в УЦ ФНС, то окажется, что за такую подпись всё равно нужно платить.
Как получить ЭП в налоговой: пошаговая инструкция
Сначала нужно отправить заявку, получить сертификат можно будет либо через территориальное подразделение налоговой службы, либо через любое доверенное лицо УЦ ФНС — в этом плане можно выбрать, что будет удобнее и быстрее.
Чтобы заказать электронную подпись ФНС, необходимо:
- Приобрести ключевой носитель (токен) для записи информации.
- Подготовить заявление. Специальной формы нет, но есть перечень информации, которая обязательно должна быть в заявлении:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- полное наименование заявителя-организации (для юридического лица);
- реквизиты основного документа, удостоверяющего личность заявителя;
- СНИЛС и ИНН заявителя (руководителя юрлица или ИП);
- ИНН организации;
- ОГРН организации или ИП;
- адрес электронной почты заявителя (если необходимо);
- подпись заявителя.
- Отправить заявку через личный кабинет налогоплательщика (если есть действующая электронная подпись), обратиться с заявлением к доверенному лицу УЦ ФНС или записаться на приём в территориальное подразделение Федеральной налоговой службы (если заявление готовится в бумажном виде).
- В назначенный день и время подойти за получением сертификата. При себе нужно иметь токен и документ, удостоверяющий личность. Если заявление подавалось электронно, останется только подтвердить личность и записать информацию на токен. Бумажное заявление можно не составлять заранее — достаточно просто записаться на приём. На приёме будет оформлено само заявление, после идентификации заявителя информация будет записана на токен.
- После получения сертификата нужно загрузить на рабочее место КриптоПро CSP, оплатив лицензию, и установить сертификат ЭП.
- Для настройки рабочего места, возможно, понадобится привлечение специалистов.
Кому ФНС выдаёт электронную подпись
Выдача электронных цифровых подписей в ФНС осуществляется руководителям юридических лиц (генеральным директорам и иным лицам, имеющим право действовать от имени компании без доверенности), индивидуальным предпринимателям, нотариусам. Исключениями являются представители финансового сектора — кредитные организации, операторы платёжных систем, некредитные финансовые организации и ИП, являющиеся профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Финансовому сектору КЭП выдаёт Удостоверяющий центр Банка России. Кроме того, должностные лица госорганов и органов местного самоуправления, руководители государственных некоммерческих организаций и коммерческих организаций, подлежащих казначейскому сопровождению получают КЭП в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
Как работать с КЭП от ФНС
Электронная цифровая подпись для юридических лиц и ИП должна использоваться только его владельцем в соответствии с требованиями ФЗ-63 «Об электронной подписи». Токен (носитель с ключами ЭП) необходимо подключить к компьютеру в момент подписания документа, а после извлечь.
Крайне не рекомендуется оставлять токен в USB-входе и передавать его другим лицам. Если нужно предоставить возможность сотрудникам подписывать документы от лица компании по доверенности, то им заказать КЭП можно в коммерческом удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию по новым правилам (с 01.07.2020). СберКорус аккредитован по новым правилам и предлагает выгодные тарифы и условия выпуска КЭП для сотрудников организаций и физических лиц.
Какие электронные подписи будут работать после 1 июля
Если ЭЦП уже имеется и действует, никаких изменений с указанной даты не будет. В ФНС обращаться пока не нужно. Сертификатом по-прежнему можно пользоваться в тех целях, для которых он выпущен, но лишь до 1 января 2022 года. Ранее этой даты КЭП перестанет работать в двух случаях:
- закончится срок действия сертификата ключа подписи;
- закончится срок аккредитации выдавшего КЭП удостоверяющего центра.
По новым правилам, которые заработают с 2022 года, в бизнесе будут применяться сертификаты ЭЦП двух типов:
- КЭП руководителя организации и ИП, то есть лиц, которые действуют без доверенности. Это сертификат от налоговой службы;
- КЭП доверенного лица, например, работника. Это обычная электронная подпись физического лица.
Как проверить, сколько действует подпись
Помимо сертификата, для формирования КЭП понадобится средство криптозащиты, то есть специальная программа. Она приобретается вместе с ЭЦП и, как правило, записывается на тот же носитель. В ней среди прочего можно увидеть, до какой даты действует сертификат. В программе «КриптоПро CSP» это делается так:
- В панели управления ПК надо выбрать «КриптоПро CSP». Запустится окно с вкладками.
- Во вкладке «Сервис» нужно нажать «Просмотреть сертификат в контейнере», в открывшемся после этого окне – «Обзор».
- Теперь надо выбрать ключевой контейнер, нажать «ОК» и «Далее».
В итоге откроется окно, в котором будет видна информация о сроке срок действия сертификата КЭП. Ещё один вариант – воспользоваться личным кабинетом на сайте удостоверяющего центра, если он предоставляет такую возможность.
Кому и как получать КЭП после 1 июля: сводная таблица
| Для кого выпускается КЭП | Где получить | Тип подписи |
|---|---|---|
| Руководитель организации | ФНС и её доверенные лица | КЭП руководителя / ИП (бесплатная) |
| Индивидуальный предприниматель | ||
| Физическое лицо | Аккредитованный УЦ | Электронная подпись физического лица |
| Физическое лицо от имени организации / ИП (требуется электронная доверенность) |
Как юрлицам и ИП сделать ЭЦП для налоговой
В 2022 году ИП, нотариусы и руководители организаций получают УКЭП в УЦ ФНС или его доверенных лиц (ПАО «Сбербанк России», Банк ВТБ). Руководители финансовых компаний, операторы платежных систем — в УЦ Центрального банка РФ.
Основные изменения до 2022 года
Ранее был принят общий термин для обозначения электронной подписи ― ЭЦП. В 2022 году он не актуален. Теперь используют аббревиатуру ЭП. Чтобы не запутать читателя, периодически будем применять привычный ему устаревший термин ― ЭЦП. Доверенные (уполномоченные) лица организации ― сотрудники, имеющие право на заверку документов компании с помощью ЭП. Ранее они получали подпись на юрлицо (в сертификате значились его реквизиты). В 2022 году это тоже возможно, но в 2023-ем правила кардинально меняются. Напоминаем, что в 2021 году изменились правила аккредитации Удостоверяющих центров. Не все организации, которые ранее выдавали ЭЦП для сотрудников и их руководителей, смогли ее пройти.
Обратите внимание! Для заверения документов, на которых в бумажном виде ставят личную подпись и печать, нужна именно квалифицированная ЭП (КЭП). Действие неквалифицированной подписи сильно ограничено. Поэтому рекомендуем сразу получать КЭП и использовать ее для разных целей.
Как работает электронная подпись?
КЭП применяют для электронного обмена деловыми документами. С ней можно проводить множество операций:
- подавать налоговую отчетность;
- отправлять документацию в госорганы в электронном виде;
- принимать государственные заказы;
- работать с ЕГАИС;
- оформлять сделки;
- отправлять электронные документы и т.д.
Весомый аргумент в пользу электронной подписи — она значительно упрощает процесс взаимодействия с контрагентами, партнерами и контролирующими организациями.
Формально, процесс работы с ней выглядит так:
- Вы вставляете флешку с подписью и сертификатами в ПК.
- Открываете программу КриптоПро.
- Загружаете документ, который нужно подписать.
- Выбираете необходимый сертификат.
- Нажимаете «Подписать».
- Отправляете документы адресату.
В некоторых системах можно подписать документ прямо в файле — функция подписи находится в меню.
Необходимость сканирования всех листов паспорта
Сканирование всех листов паспорта – еще одна проблема, с которой приходится сталкиваться при подаче документов в электронном виде. Во-первых, объем информации в итоге получается достаточно большим (4,5 мегабайта), а во-вторых, на сканирование тратиться немало времени.
В связи с этим мы задали в ФНС РФ еще один вопрос:
«Какие страницы паспорта нужно (предоставить) сканировать при отправке документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя?»
Цитируем полученный ответ:
«В соответствии с подпунктами «а»-«е» пункта 2 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и предпринимателей» в отношении индивидуального предпринимателя — гражданина РФ в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей включаются следующие сведения: фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество; пол; дата и место рождения; гражданство; место жительства в Российской Федерации; данные основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.
Учитывая вышеизложенное, а так же положения пунктов 8-10 описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года № 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации», представляемая в регистрирующий орган в соответствии с подпунктом «б» пункта 1 статьи 22.1 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ копия паспорта гражданина Российской Федерации может содержать вторую и третью страницы, а также страницы с пятую по двенадцатую, на которых проставлены отметки о регистрации гражданина и снятии его с регистрационного учета по месту жительства».
Получается, что при подаче документации через Интернет переводить в электронный формат необходимо лишь основной разворот паспорта и заполненные страницы, содержащие информацию о прописке.
Технические требования для КриптоПро CSP
Перед установкой КриптоПро убедитесь, что ваш компьютер отвечает минимальным техническим требованиям:
- Процессор — Intel Core 2 Duo или другой схожий по производительности x86-совместимый процессор с количеством ядер 2 и более.
- Объем оперативной памяти — не менее 1 Гб.
- Свободное место на жестком диске — не менее 100 Мб.
- Операционная система Windows — Windows Server 2003 (32-разрядная), Windows Vista (32/64-разрядная), Windows 7 (32/64-разрядная), Windows Server 2008 (32/64-разрядная), Windows Server 2008 R2 (64-разрядная), Windows 8 (32/64-разрядная), Windows Server 2012 (64-разрядная), Windows 8.1 (32/64-разрядная), Windows Server 2012 R2 (64-разрядная), Windows 10 (32/64-разрядная), Windows Server 2016 (64-разрядная).
При использовании более ранних версий Windows, чем Windows 8, на компьютере должен быть установлен накопительный пакет обновления часовых поясов KB2570791.
Для операционной системы должен быть установлен последний пакет обновлений.
- Internet Explorer — версия 8.0 или выше.
Требования к документам
Для физических лиц электронная подпись для налоговой отчетности выдается по предоставлению в удостоверяющий центр следующих документов:
- гражданский паспорт (скан-копии);
- ИНН;
- СНИЛС (запрашивается не везде);
- заявление по форме (образец выдают непосредственно в удостоверяющем центре);
- доверенность (если заявление подает третье лицо, а не сам получатель ЭЦП, в них случаях – не требуется).
Для индивидуальных предпринимателей список документов, чтобы получить ЭЦП для ФНС, будет следующим:
- гражданский паспорт;
- ИНН;
- выписка из ЕГРИП (стоит учесть, что срок её действия составляет 6 месяцев с момента выдачи);
- копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (выдают непосредственно в налоговой);
- ИНН и копия ОГРН;
- заявление по форме;
- доверенность (если заявителя представляет третье лицо).
Для юридических же лиц электронные ключи для налоговой отчетности изготавливаются по предоставлению следующего пакета документов:
- паспорт заявителя (им может выступать не только руководитель, но и любой другой сотрудник компании, к примеру, руководитель юридического отдела);
- ИНН;
- выписка из ЕГРЮЛ (действует на протяжении 30 дней с момента выдачи);
- ОГРН;
- СНИЛС;
- заявление по форме.
Для работы КЭП на компьютере, мы скачали и поставили все необходимые программы. Приступим к настройке электронной подписи. Разберем пошагово как это сделать.
- Вставить носитель в USB порт.
- Запустить КриптоПРО CSP.
- Перейти во вкладку Сервис.
- Нажать Просмотреть сертификаты в контейнере.
- Нажимаем Обзор.
- В открывшемся списке выберите нужный сертификат ЭП.
- В окне просмотра сертификата нажимаем Установить.
- После выполнения всех пунктов, на экране компьютера отобразится окошко с уведомлением Сертификат был установлен в хранилище «Личное» текущего пользователя.
- Нажимаем ОК.
- Требуется установить корневой сертификат в доверенные узлы.
В любом бумажном заявлении, подаваемом в налоговый орган, имеется графа личной подписи заявителя. При отправке электронного документа равнозначной ей признается только электронная подпись. Именно она заменяет собственноручную.
Сертификат подписи можно использовать для подписания и направления в налоговый орган посредством Личного кабинета следующих документов:
- налоговой декларации (3-НДФЛ) с подтверждающими документами;
- заявления о возврате или зачете излишне уплаченного в бюджет налога;
- сообщения о транспорте и недвижимости, находящихся в собственности гражданина;
- заявления о предоставлении льготы по налогам и т.д.
Зачем юридическим лицам использовать электронную подпись?
- ЭЦП позволяет заверять документы в электронном виде. В свою очередь, это ускоряет сроки доставки и подписания договоров, выписок, счетов и прочих важных документов организации.
- Юридическая сила таких документов позволяет отказаться от бумажных аналогов, а значит, и сократить расходы на их печать и хранение.
- Применение ЭЦП предусматривает резервное хранение завизированной электронной документации на сервере оператора ЭДО, что исключает ее порчу или потерю. Более того, ЭДО интегрируется в систему учета и бухгалтерское ПО.
- Наличие ЦП упрощает взаимодействие с госучреждениями. Вы можете дистанционно подавать запросы и заявления в МФЦ, заполнять таможенную декларацию, сдавать отчетность в ИФНС и ПФР, регистрировать кассовую технику, обращаться с исками в суд.
- В случае камеральных проверок все документы с ЭЦП имеют юридическую силу.
Юридические лица с электронной подписью – игроки бизнеса нового уровня. Они могут:
- — участвовать в торгах, выступая и как поставщики, и как заказчики;
- — дистанционно сотрудничать с контрагентами из других регионов;
- — проводить товарные сделки с ассортиментом продукции, подлежащей госконтролю и маркированию через государственные информационные системы (в том числе ЕГАИС, «Меркурий»).