Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Коммерсант может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ему дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда работодатель не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или снятия с учета).
Удержать можно из окончательного расчета
Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.
Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Какую сумму можно удержать
В прошлом номере нашего журнала мы рассказали о позиции Минтруда России по вопросу удержания суммы оплаты отпуска, который был предоставлен работнику авансом, в случае его увольнения. Она содержится в письме от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142. Напомним, в чем заключается точка зрения ведомства.
Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы работодатель может произвести удержание за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ). Статьей 138 ТК РФ предусмотрено, что общий размер всех удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. По мнению Минтруда России, указанное ограничение распространяется и на удержания за неотработанные дни отпуска. То есть работодатель не вправе удержать более 20% от выплат, причитающихся работнику при увольнении.
Отметим, что удержание осуществляется из суммы, получаемой работником на руки, за минусом НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Обратите внимание: если задолженность работника по неотработанным отпускным составит более 20% выплачиваемой ему суммы, компания не может обязать работника возвратить сумму превышения.
Дело в том, что, исходя из положений ст. 114 и 139 ТК РФ, отпускные представляют собой среднюю зарплату работника. А статьей 137 ТК РФ установлен запрет на взыскание излишне выплаченной работнику зарплаты, за исключением, в частности, счетной ошибки. Таковой считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Но поскольку отпускные (в том числе и за неотработанные дни отпуска) компания рассчитала правильно, ни о какой счетной ошибке речи идти не может.
Таким образом, компания не может принудить работника возвратить излишне выплаченные ему суммы. Суды это подтверждают. Так, Верховный суд РФ в Определении от 12.09.2014 № 74-КГ14-3 указал, что нормы трудового и гражданского права не содержат оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Аналогичный вывод содержится в определениях Верховного суда РФ от 29.08.2014 № 70-КГ14-4, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.
При увольнении работника возможны следующие варианты:
— суммы выплат хватает для проведения удержания за неотработанные дни отпуска;
— размер выплат не позволяет произвести удержание полностью, но работник добровольно возвращает долг;
— размер выплат не позволяет произвести удержание, и работник отказывается возвращать долг.
Рассмотрим, какие последствия по НДФЛ, страховым взносам и налогу на прибыль повлекут эти варианты.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Владимира: Могут ли из моей зарплаты удержать переплату за отпуск авансом без моего согласия? Или я должен сначала согласиться в письменном виде?
Ответ: Да, работодатель может произвести удержание, вашего согласия для этого не требуется. Но удерживаемый сумма не должна превышать 20% от расчета, полагающегося к выплате при увольнении (после вычета НДФЛ). Работодатель не имеет законного права самовольно удерживать более 20%.
? Вопрос 2 от Анны Николаевны: При увольнении удержали с работника отпускные за отдых, использованный авансом, в размере 20% от суммы расчета к выплате. Но этого не достаточно, сотрудник остался нам должен. Как вернуть деньги? Есть ли смысл подавать в суд? подскажите статью закона, на которую можно опираться.
Ответ: Смысла обращаться в суд, обычно такие дела работодатели проигрывают. Законодательство не содержит положений, позволяющих законно вернуть переплату за отпуск. Единственный способ для возврата — это уговорить уволенного добровольно вернуть деньги организации.
? Вопрос 3 от Семена: Я принят на работу 10 января 2020 года, а уволен 18 июля 2020 в связи с сокращением, за это время отгулял 28 дней отпуска. Работодатель хочет удержать лишние отпускные с меня. Имеет ли он на это право?
Ответ: Нет, если официальное основание для расторжения трудового договора — это сокращение (п.2 ст.81 ТК РФ), то удержание не допускается.
Если у вас есть вопросы по данной теме, задайте их в форме комментария ниже, и мы в ближайшее время ответим на них.
Нужно ли корректировать налоговые выплаты
Также на практике возникает вопрос, что делать с отчетностью по НДФЛ и страховым взносам, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется. Согласно разъяснениям ФНС, счетная ошибка отсутствует, если на момент, когда специалист уходил в отпуск, бюджетные платежи с его дохода были рассчитаны правильно. Это означает, что коррективы в учете истекшего периода не делаются, а суммы, удержанные из зарплаты сотрудника, уменьшают базу для исчисления размера подоходного налога.
Аналогичная логика действует в отношении страховых взносов. Работодатель не вносит изменения в расчеты прошлого периода, потому что в них нет ошибок. Он уменьшает базу для исчисления взносов за текущий месяц на величину удержаний из окончательного расчета увольняемого.
Когда удержание недопустимо
В ряде случаев при увольнении сотрудника работодатель не вправе взыскивать с него отпускные, выплаченные авансом (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Обязанности вернуть долг не возникает, если работник увольняется по одному из следующих оснований:
- отказ от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
- ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- смена собственника имущества организации — в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Ограничение размера удержания
Если увольнение работника происходит по другому основанию, удерживать из его заработной платы работодатель может не более 20% выплачиваемой суммы при каждой выплате. При этом 20% исчисляется от заработка, уменьшенного на сумму удержанного НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Какую сумму отпускных за неотработанные дни отпуска работодатель может удержать при окончательном расчете с работником?
Решение. К моменту увольнения сотрудник проработал в компании 5 месяцев 9 дней. Для расчета заработанных дней отпуска дни июля отбросим, поскольку они составляют менее половины месяца (п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169).
Количество дней отпуска, право на которые А.С. Пыжов заработал, составляет 11,67 календарного дня (28 дн. : 12 мес. x 5 мес.). Им не заработаны 2,33 календ. дня (14 календ. дн. — 11,67 календ. дн.) использованного отпуска.
Сумма авансовых отпускных равна 1585,03 руб. (680,27 руб. x 2,33 календ. дн.). НДФЛ с нее составляет 206 руб. (1585,03 руб. x 13%).
Следовательно, непогашенная задолженность А.С. Пыжова составит 429,94 руб. (1379,03 руб. — 949,09 руб.).
Это важно знать: Срок уплаты НДФЛ с отпускных в 2020 году (отпуск с 1 числа и переходящий): расчёт, пример
Примечание. Возврат по доброй воле работника
Если после удержания излишне выплаченных отпускных у работника осталась задолженность, он может погасить ее добровольно, например внести деньги в кассу организации.
Рассмотрим, какие еще действия по возврату непогашенного долга может совершить работодатель.
Когда работник получает право на отпуск
Согласно ст. 122 ТК РФ, первый раз отправиться отдыхать на длительный срок (28 календарных дней и более — для категорий работников, имеющих льготы) можно после полугода работы на конкретного работодателя. Однако законодатель допускает, что по соглашению между работодателем и работником такое решение может быть принято и ранее.
Есть категории сотрудников, которым долговременный отдых от работы может быть предоставлен и до истечения полугода (они перечислены также в статье 122):
- беременные женщины (перед отпуском по беременности и родам, а также и сразу после него). То есть не важно, сколько месяцев отработала женщина, два или шесть, она имеет право написать заявление перед уходом в декрет, если будут соответствующие доказательства ее положения;
- сотрудники в возрасте до 18 лет;
- усыновившие ребенка или нескольких детей, если малышам не исполнилось 3 месяцев;
- совместители (так как им положено отдыхать одновременно от работы на основном месте и на работе по совместительству);
- мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.
После отработанного года сотрудники уходят отдыхать в любое время в соответствии с графиком. Проработавшие длительный срок трудящиеся также могут запросить отпуск авансом за следующий год, тем более что рабочий год всегда определяется индивидуально, и в Трудовом кодексе порядок предоставления последующих периодов отдыха не регламентируется.
Трудно было бы составить график, ориентируясь на точное соблюдение сроков отработки положенного времени (рабочий год), поэтому в Правилах №169 от 30.04.1930 (которые применяются и сейчас) прямо говорится о том, что при составлении графика сотруднику может быть предоставлен отпуск до наступления у него соответствующего права.
Право взять отдых авансом распространяется только на ежегодный оплачиваемый отпуск, иные виды не могут быть предоставлены заранее.
Подводные камни «авансового отпуска» для работодателя
Неудивительно, что некоторые работодатели предпочитают не отступать от своего права предоставлять отпуск только вовремя. Есть определенные риски в том, что работник уходит отдыхать, не заработав этой возможности.
Главная проблема работодателей – возможность убытка вследствие переплаченных за неотработанный отдых сумм. Руководитель может столкнуться с трудностями удержания средств в случае увольнения «переотдыхавшего» сотрудника. Не всегда работник согласен на компенсацию отпускных по доброй воле, тогда как в судебном порядке истребовать эти деньги очень сложно. Закон в основном защищает интересы трудящихся, и в нормативных актах предусмотрено большое количество обстоятельств, к которым требование компенсации неприменимо, например:
- сумм, положенных к выплате перед увольнением, не хватает для покрытия долга;
- если удержание не произведено непосредственно при увольнении, придется действовать через суд или смириться с потерей денег, других законных путей для принуждения работника у работодателя нет;
- причина увольнения исключает возможность истребовать задолженность.
«1С:Зарплата и Кадры 7.7»
В «1С:Зарплате и Кадрах 7.7» при увольнении работника необходимо создать документ «Приказ на увольнение» и установить флажок в реквизите «Удержание за неотр. отпуск».
На основании документа «Приказ об увольнении» введем документ «Начисление отпуска», с видом расчета «Удержание за неотработанные дни отпуска».
По данным расчетного листка за май 2006 года из доходов работника Н.Н. Николаева было произведено удержание за неотработанные дни отпуска, которое не влияет на сумму исчисленного НДФЛ.
В «Индивидуальной карточке ЕСН» начисления за май не уменьшились на сумму удержания за неотработанный отпуск.
Если пользователь примет решение о возврате сумм удержанного НДФЛ и сочтет, что удержания за неотработанные дни отпуска уменьшают налогооблагаемую базу по ЕСН, то в типовой конфигурации следует использовать ранее введенный документ «Начисление отпуска» и по кнопке «Исправить» в документе исправления установить дату окончания отпуска с учетом неотработанного периода.
После выполнения расчета в налоговой карточке «1-НДФЛ» долг по налогу за налоговым агентом составит сумму пересчитанного НДФЛ.
При этом в «Индивидуальной карточке ЕСН» база начисления также рассчитывается с учетом корректировки документа.
Общие правила предоставления отпусков
В общем случае, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Этот период увеличивается для отдельных категорий специалистов, обозначенных Кодексом и федеральным законодательством, например, лиц, занятых на вредных производствах или работающих в условиях Крайнего Севера.
По закону отдых предоставляется после того, как специалист отработает у работодателя полгода (ст. 122 ТК РФ). Однако сторонам не запрещается согласовать другие условия, улучшающие положение сотрудника. В статье указано, что фирма не вправе отказать в предоставлении «преждевременного» отпуска следующим категориям граждан:
- женщинам «в положении»;
- несовершеннолетним сотрудникам;
- усыновителям детей до 3-х месяцев;
- иным категориям лиц, поименованным в федеральных законах.
Предоставление «преждевременного» отпуска происходит в общем порядке. Специалисту перечисляют отпускные за три дня до начала отдыха, издают кадровый приказ, который визирует руководитель компании и сам сотрудник.
Когда увольняют в связи с сокращением
Если главная причина увольнения – ликвидация либо реорганизация предприятия, то компенсации в полном размере выплачиваются всем работникам, которые проработали более пяти с половиной месяцев. Перерасчет и удержание проводятся с учетом данного факта.
Основной документ для решения данного вопроса был принят более 70 лет назад, но его положения во многом до настоящего времени сохраняют актуальность. Это касается положений, которые не противоречат действующей версии законодательства.
Чтобы работник был в курсе того, что происходит с его финансами, второй стороне отдают специальный расчетный листок, где указана подробная информация. В документе пишут о разновидности операции и точной сумме.
В настоящее время само удержание излишне выплаченных компенсаций возможно только в отдельных ситуациях, описанных в законодательстве. Перед проведением процедуры необходимо подробно ознакомиться с существующими нормативами. Тогда меньше вероятность того, что будут допущены ошибки либо возникнут другие конфликтные ситуации.
Лучший вариант – когда стороны соглашаются мирно о возмещении сумм. Например, когда работник добровольно возвращает все в кассу. Но на принуждение в таких ситуациях ни у кого права нет. Если работник не дает согласие, то руководитель может простить долг либо обратиться в суд с требованием о его погашении. Но не все соглашаются на это, поскольку процедура всегда связана с дополнительными тратами.
Суд может принять решение, согласно которому удержание составляет больше 50 или даже 70% от общей суммы по зарплате. Подобные ситуации описываются в законодательных нормах, и не будут считаться удержанием по избыточным суммам в отпускных. При этом надо помнить, что подобные действия относятся к правам работодателя, но не к его непосредственным обязанностям.
Наверх
Напишите свой вопрос в форму ниже
Порядок получения отпуска авансом
При желании взять оплачиваемое время отдыха раньше, чем положено по закону или запланировано графиком, сотрудник должен написать письменное заявление на имя руководителя.
Образцы, как правильно оформить обращение на отпуск авансом, обычно имеются в отделе кадров. Никаких унифицированных форм нет.
Заявление пишут произвольно от руки или распечатывают средствами оргтехники, обязательно поставив в конце свою подпись и дату.
Руководствуясь основными правилами делового письма, обязательно указывают:
- в правой верхней части листа – должность первого руководителя, фамилию, инициалы имени отчества (к кому обращаются); занимаемую должность заявителя, личные данные;
- название документа;
- в текстовой части суть просьбы с уточнением сроков – когда хотели бы получить дни отдыха.
Отпуск авансом: налоговые последствия при увольнении работника
На практике встречаются ситуации, когда работник увольняется, отгуляв отпуск, право на который он еще не полностью заработал. В этом случае бухгалтеру нужно определить, можно ли удержать суммы за неотработанные дни отпуска, пересчитать базы по НДФЛ и страховым взносам, отразить расчеты с работником в целях налогообложения прибыли. Чтобы при решении этих вопросов не возникло трудностей, мы привели пошаговые инструкции для различных вариантов, которые могут возникать при увольнении.
Работникам гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого должна быть не менее 28 календарных дней (ст. 114, 115 ТК РФ). Он дается не за календарный, а за рабочий год. Это следует из формулировок ст. 124 и 137 ТК РФ и подтверждается письмом Роструда от 18.12.2012 № 1519-6-1. Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется со дня поступления на работу к конкретному работодателю. Например, сотрудник принят на работу 1 сентября 2015 г. Первый рабочий год для него будет с 1 сентября 2015 г. по 31 августа 2016 г., второй — с 1 сентября 2016 г. по 31 августа 2017 г. и т.д.
На каждый месяц работы приходится 2,33 дня оплачиваемого отпуска (28 дней: 12 месяцев). Но обычно сотрудники уходят в отпуск раньше, чем полностью заработали право на него. Так, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но на этот момент сотрудник заработал право только на 14 дней отпуска. Отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, возможны ситуации, когда работник уходит в отпуск за очередной рабочий год, вообще еще не заработав ни одного отпускного дня.
Пример 1
Сотрудник устроился на работу 3 октября 2016 г. Первый рабочий год для него закончился 2 октября 2017 г.
С 5 октября 2017 г. он уходит в отпуск за второй рабочий год. В этом случае все дни этого отпуска будут неотработанными. Ведь для того чтобы заработать хотя бы один день, ему нужно отработать во втором рабочем году полмесяца. А он отработал только два дня (с 3 по 4 октября 2017 г.).