Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Справка 182н новая форма с 2017 года несколько отличается от тех, что выдавались в предыдущие года. Главным новшеством здесь является указание на управление взносами через ФНС, а также ссылки на необходимые главы НК РФ.
Справка включает 4 раздела:
- разд. 1 — для информации о работодателе, а именно его полное название, наименование территориального отделения ФСС, регистрационный номер страхователя, код подчиненности, ИНН и КПП работодателя, а также его адрес места нахождения и телефон;
- разд. 2 — для указания данных сотрудника (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства, СНИЛС). Также в этом разделе фиксируется информация о периоде работы в компании или у ИП, в течение которого сотрудник подлежал социальному страхованию на время болезни или в связи с материнством на основании ч. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ;
- разд. 3 — для информации о заработке, с которого начислялись страхвзносы на ВНиМ, за год увольнения и два предыдущих года;
- разд. 4 — для информации о календарных днях, приходящихся на периоды, за которые не начислялись страхвзносы, т.е. периоды болезни, отпуска по БиР и по уходу за ребенком, а также периоды освобождения работника от работы с полным либо частичным сохранением заработка.
Нужно учесть, что в разделе 3 суммы указываются отдельно по годам. При этом не запрещается фиксировать заработок за иные годы, для чего имеются дополнительные строчки — их количество не ограничено. Такой вариант необходим для случаев, когда требуется заменить период заработка, к примеру, по факту наступления страхового случая в связи с материнством в указанных ранее периодах.
Замена календарных дней при исчислении пособий осуществляется при выполнении трех условий, которые установлены Письмом ГУ-МРО ФСС от 01.04.2020 г. № 14-15/7710-1253л:
- в двух календарных годах или в одном из них сотрудница была в отпуске по БиР или по уходу за ребенком;
- сотрудница подала заявление на замену календарных лет;
- при замене календарных лет увеличится размер пособия.
Как оформить справку 182н
Сведения в бланк 182н можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или заполнять на компьютере.
Справка подписывается руководителем предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также главным бухгалтером (при этом использование факсимильных подписей исключено).
Справка заверяется печатью организации.
Ошибки, неточности и помарки в документе не допускаются. При наличии ошибок необходимо заполнить и выдать работнику новый документ.
Кто формирует справку 182н
Справку 182н обычно формирует специалист отдела бухгалтерии работодателя. Справка формируется на основании бухгалтерских данных и отчетности страхователя.
Разделы справки 182н
Справка состоит из четырех разделов:
- Название и реквизиты компании страхователя (работодателя).
- Сведения о сотруднике, которому выдаётся этот документ.
- Подробные данные о выплатах, которые получал сотрудник за 2 года. Также в справке отражаются текущие начисления.
- Периоды, которые работник отсутствовал на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности, либо же из-за материнства.
Данные о страхователе (работодателе)
В первом разделе документа указывается дата выдачи справки, ее номер по внутреннему документообороту работодателя. Далее указывается полное название организации (с расшифрованной организационно-правовой формой), а также наименование местного территориального фонда социального страхования, в котором обслуживается организация. Далее следует указать код подчиненности организации, ее ИНН и КПП, адрес и действующий телефон для связи.
Данные о застрахованном лице
Далее, во второй раздел документа, в справку 182н необходимо внести сведения о работнике: его ФИО, данные из паспорта (серия, номер, где и кем выдан), адрес регистрации по месту жительства (здесь в графе «субъект» нужно указать край, область или республику РФ) и номер пенсионного страхового свидетельства (СНИЛС).
Данные о заработной плате
В третий раздел бланка вписываются периоды и суммы (цифрами и прописью) выданной заработной платы.
Следует помнить, что существует лимит для каждого года: за 2015 год сумма, не должна превышать – 670 тыс.руб., за 2016 год – 718 тыс.руб. и за 2017 год – 755 тыс.руб.
Если работник отработал не полный календарный год, в справку нужно внести сведения только за те месяцы, которые он числился в организации.
Данные о днях временной нетрудоспособности
В четвертом разделе следует также по порядку указать периоды, когда работник был нетрудоспособен (с указанием конкретных дат начала и конца каждого периода и их продолжительности). Здесь же надо вписать причину, по которой сотрудник отсутствовал на рабочем месте.
Порядок формирования справки
Приказом не установлен строгий порядок ее заполнения, то есть справку можно заполнять либо в печатном виде посредством компьютера, либо от руки, но во втором случае предусмотрено использование только синих или черных чернил (п. 5, 6 Приказа). При применении первого способа допустимо добавление новых строк и изменение шрифта при необходимости согласно Письму ФСС № 15-02-01/12-5174л.
Ранее справка должна была быть подписана руководителем и главным бухгалтером. Согласно Приказу Минтруда России от 10.01.2022 №1н с 20.02.2022 г. вторая подпись была исключена из формы справки.
На бланке справки проставляется печать организации, но это не является обязательным реквизитом формы. В случае наличия в организации печати и ее использования при формировании справки, она не должна перекрывать подпись руководителя (п. 7 Приказа).
Кто выписывает справку?
Документ имеет строго установленную форму 182н, утвержденную Приказом Минтруда, и содержит сведения о начисленных суммах заработка. Полной информацией, необходимой для составления справки, владеет бухгалтерия. Поэтому ее формирует работник бухгалтерской службы организации.
Заполненная справка 182н заверяется подписями руководителя организации или ее обособленного подразделения и главного бухгалтера. Дополнительно можно проставить печать, но это требование не является обязательным, поскольку законодательство не обязывает юридические лица иметь печать. Но при ее отсутствии к справке должен быть приложен документ, подтверждающий полномочия подписавшего справку лица на осуществление действий от лица организации (например, выписка из ЕГРЮЛ).
Допустимо заполнение документа от руки или с использованием компьютера. При этом недопустимо наличие помарок и исправлений.
Выдается работнику справка в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может сделать копии и заверить их в установленном порядке.
Особенности заполнения справки 182н
Заполнять бланк справки можно одним из трёх вариантов:
- Чёрной или синей шариковой ручкой.
- С помощью офисной техники.
- Машинописным текстом.
Также существуют отдельные рекомендации по заполнению:
- Исправления не допускаются.
- Для печати фирмы есть отдельное место и она не должна соприкасаться с подписью руководителя.
- Суммы и другие показатели о выплатах должны быть прописаны отчётливо и должны свободно читаться.
- Данные о доходах сотрудника записываются в формате — цифра (пропись). То есть сначала цифровое обозначение, потом рядом в скобках — дубляж прописью.
Структура и образец заполнения формы №182н
Справка о сумме заработной платы 182н состоит из четырех частей, каждая из которых имеет свои реквизиты:
- В первой части документа проставляются данные о предприятии-работодателе. Здесь указываются:
- Полное наименование предприятия.
- Название страхового общества, в котором зарегистрировано предприятие.
- Регистрационный номер, код, ИНН/КПП работодателя.
- Местонахождение предприятия и телефон для связи.
- Далее заполняются данные о лице, на которое делается справка:
- ФИО.
- Данные паспорта.
- Полный адрес.
- Страховой Номер Индивидуального Лицевого Счета – СНИЛС.
- Указание периода, когда застрахованный сотрудник был нетрудоспособен и пользовался пособием.
- В третьей части по годам расписываются суммы заработков, с которых отчислялись средства в социальные фонды.
Правила оформления справки
Справка обычно заполняется на унифицированном бланке, так как она содержит очень много стандартного текста, который сосредоточен в наименовании документа, названии каждого из разделов, а также примечаниях. Заполнять бланк можно от руки или распечатать. Отметим, что ошибки, исправления и помарки в справке не допустимы.
При получении документа его лучше сразу внимательно прочитать, так неточности возможны, и их лучше сразу исправить, так как потом это будет очень сложно и может иметь для работника финансовые последствия.
Ставить печать на справке не обязательно, так как с 2021 года юрлица, как и ранее ИП, освобождены от требования, удостоверять свои документы фирменной печатью, если это не указано в корпоративных документах.
Штрафы в 2020 году за нарушение порядка выдачи документов при увольнении
Работодатель, в день увольнения сотрудника, обязан предоставить ему все необходимые справки и документы. Для получения части из них, сотрудник пишет заявление. Остальные нужно отдать в любом случае.
За нарушение этого правила Трудовая инспекция может оштрафовать:
- организацию на сумму от 30 000 до 50 000 рублей
- должностное лицо на сумму от 1000 до 5000 рублей
- индивидуального предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей.
Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:
- организация выплатит от 50 000 до 70 000 рублей
- должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет
- для индивидуального предпринимателя сумма штрафа составит от 10 000 до 20 000 рублей.
Справка 182н: «декретницы»
Сотрудница, находясь в декрете, работала укороченный рабочий день. Тогда в справке 182н в разделе 3 указывается сумма денежного вознаграждения, которое включалось в облагаемую страховыми взносами базу. В разделе 4 указывается количество дней (календарных), в течение которых она находилась в отпуске по беременности и родам, уходу за ребёнком (несмотря на то что она в это время работала на условиях укороченного рабочего дня).
Для оплаты больничного по беременности и родам и для начисления пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет женщина вправе заменить два года, предшествующих наступлению этих страховых случаев, на другие годы, где заработок был больше. Справку 182н нужно выдать по форме, применяемой в настоящее время. При этом максимальная сумма не должна превышать базы за настоящее время.
Внимание: если организация ликвидируется, то работницам, находящимся в отпусках по беременности и родам, необходимо выдать справку о заработке за двенадцать календарных месяцев до месяца увольнения в период декрета (месяца наступления отпуска по уходу за ребёнком). Пособие в этом случае рассчитывается из среднедневного заработка, рассчитанного так: заработок за двенадцать месяцев делится 29,3 и на 12 (как для обычных отпускных).
Утверждённой формы такой справки нет. Бухгалтер должен составить её в произвольной форме. В справке должны быть указаны доходы по месяцам, которые участвуют в базе для расчёта оплаты отпуска, а не пособий.
Справка для расчета больничного листа по форме 182н: правила заполнения
Бланк документа допускается заполнять только тремя следующими способами:
- Печатным шрифтом при помощи офисной техники.
- Машинописным текстом.
- Шариковой ручкой с пастой синего или черного цвета.
Здесь нужно также сказать и о некоторых особенностях заполнения, касающихся как самой справки 182 н, так и всех бланков документов в целом:
- ФИО, суммы денежных средств, дат, периодов должны прописываться отчетливо и легко читаться
- нельзя допускать исправлений, подтертостей
- подписи руководителя и должностных лиц не должны соприкасаться между собой и печатью
- суммы доходов прописываются и цифрами, и дублируются литерами в скобках.
Справка 182н для расчета суммы пособия по больничному листу
Справка 182н является одним из документов, который работодатель должен выдать увольняющемуся сотруднику. Бланк имеет унифицированную форму. В 2013 году был введен в действие новый шаблон документа, который в отличии от предыдущей справки содержит более расширенную информацию в разделе, касающемся причин нетрудоспособности работника.
Выдается справка вместе с трудовой книжкой в последний день работы сотрудника в организации. Однако, особа может запросить документ и раньше, подав соответствующее заявление. В этом случае выдать справку работодатель должен на протяжении 3 дней с момента регистрации заявления в установленном порядке.
Справка позволяет рассчитать размер пособия по временной утрате трудоспособности в случае болезни работника. В ней содержится информация про размер его заработной платы за 2 последних года, согласно российского законодательства именно на основании этой информации и осуществляется расчет выплаты, положенной конкретному сотруднику.
В законодательстве предусматривается, что работодатель выдает его самостоятельно в день увольнения работника, т.е. вместе с трудовой книжкой и окончательным расчетом за все отработанные дни, неиспользованные отпускные и т.п. Таким образом, выдача справку 182н – это обязанность организации, а сотрудник не должен напоминать об этом (никаких заявления писать не требуется).
Тем не менее, на практике нередко встречаются случаи, когда по факту выдается только трудовая книжка, а также производится расчет, а сама справка не выдается. В таких случаях даже уволенный сотрудник может прийти к уже бывшему работодателю и написать письменное заявление в свободной форме, после чего организация должна предоставить документ не позднее 3 рабочих дней со дня написания заявления. Отсчет этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем подачи заявления.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Сотрудник вправе уведомить о своем увольнении и заранее (более, чем за 14 дней, полагающихся для отработки). Вместе с этим он также может написать заявление на выдачу справки 182н в любой из дней после увольнения. Тогда работодатель поступает в соответствии с пожеланием уволившегося работника.