Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить бланк командировочного удостоверения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.
Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.
Правила заполнения формы Т-10
Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании
Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.
Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:
- название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
- номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
- табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
- Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
- название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
- наименование его должности;
- пункт назначения — наименование компании, её адрес;
- цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
- дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
- реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
- подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.
На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать
Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:
- наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
- дату;
- должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.
Сопутствующие документы
Помимо командировочного удостоверения может применяться следующие документы:
- Служебное задание — этот документ не обязателен к оформлению. Но многие компании до сих пользуются им — в бланке записывается задание, которое должен выполнить сотрудник в поездке, а он сам там же отчитывается о его выполнении;
- Отчет о проделанной работе — применяется, если не используется служебное задание. В нем работник описывает процесс выполнения данных поручений;
- Авансовый отчет АО-1 — служит для отчета работником о произведенных им расходах, путем приложения подтверждающих документов. Суточные при командировках не подлежат отчету — их просто необходимо вписать, в зависимости от суточной нормы и количества дней поездки;
- Документы, которыми можно подтвердить найм помещения для проживания во время командировки — квитанция либо счет из гостиницы с указанием всех необходимых сведений, либо договор найма квартиры либо дома;
- Документы, которые подтвердят затраченные суммы на проезд — бумажные и электронные билеты, посадочные талоны, квитанция за белье в поезде и т. д.;
- Чеки либо квитанции за услуги такси;
- Документы по прочим расходам — чек из камеры хранения, квитанция за услуги связи и т. д.;
- Служебная записка с чеками на ГСМ, если работник ездил на собственном либо служебном транспорте;
- Служебная записка, если у работника отсутствуют документы на подтверждение проживания, либо проезда, или же и те, и те.
Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.
Но важно знать, что пришло на смену командировочным удостоверениям. В том же самом Постановлении сказано, что теперь основанием для определения времени пребывания в командировке являются проездные документы. То есть билеты на поезд или самолет, например.
Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице.
Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде.
Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем.
В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д.
Оплата труда и командировочных затрат
Основной принцип проплаты командировки — наниматель берëт все расходы, связанные с работой и проживанием в поездке, на себя. Оплата командировки в широком смысле состоит из следующих частей:
- Непосредственно оплата труда. В соответствии со ст.167 ТК за командированным сотрудником сохраняется средний заработок. Эта величина подсчитывается в соответствии с Постановлением Правительства 922 от 24.12.2007. При этом оплачиваются как трудовые именно те дни, что предусмотрены графиком работы направившей сотрудника организации.
- Компенсация расходов на проезд, проживание и другие нужды, о которых наниматель поставлен в известность. Если работник едет в заграничную командировку, ему возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, получение виз и т. д.
- Суточные — проплата дополнительных затрат в случае многодневной поездки. Суточные рассчитываются в фиксированной сумме за каждый командировочный день. Сумма эта определяется в локальных НПА нанимателя, однако налоги не придëтся платить с суточных, не превышающих 700 р. в день для поездок по РФ, 2 500 р. — для заграничных выездов.
Больничный сотрудника, находящегося на момент нетрудоспособности в командировке, оплачивается в обычном порядке. При этом за все дни больничного (если соблюдены все правила для их начисления) ему проплачиваются суточные.
Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения
Очень важно правильно, без ошибок оформить данный документ. Лучше будет несколько раз перепроверить все данные, особенно паспортные и сроки поездки
Если вы допустили ошибку при написании фамилии, то возможны проблемы при заселении с сотрудниками гостиницы, которые вправе отказать в размещении. Также и сроки вашей командировки должны совпадать с указанными данными на бланке.
Все отметки должны быть сделаны в соответствующие интервалы времени. Но если случилось так, что сроки были смещены, вам потребуется иметь документы, подтверждающие наличие причины.
Если вы забудете отметиться в отделе кадров любой из организаций, то рискуете тем, что ваш отчет не примут на вашем месте работы, а деньги, потраченные на командировку, придется вернуть с зарплаты. Вот почему следует тщательно подходить к оформлению командировочного удостоверения и порой перепроверять все данные, указанные в нем.
Правила изменения и отмены командировочного удостоверения
Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.
Изменения в приказ о командировании могут быть внесены другим, новым приказом, где будет указано, какие слова следует читать по-новому.
Исправления в удостоверение вносятся путём зачёркивания неверных сведений и дописывания новых с обязательным совершением «заверительной» надписи – «Исправленному с … на … верить». Надпись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.
Отменить командировку можно только издав специальный приказ. Оформленное же удостоверение подлежит уничтожению.
Образец заполнения унифицированной формы Т-10
Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:
- номер удостоверения, дата составления;
- ФИО работника, подразделение, должность;
- место командировки;
- цель командировки сотрудника;
- длительность командировки без учета пути;
- реквизиты паспорта;
- подпись руководителя.
На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:
- выбыл/прибыл в;
- число и подпись ответственного лица с указанием должности.
Командировочное удостоверение: бланк
Несмотря на то, что унифицированную форму командировочного удостоверения можно больше не использовать, многие фирмы от него не отказались. Они продолжают использовать бланк по форме Т-10.
Он удобен тем, что в нём содержатся наименования граф, которые нужно заполнить. Всю необходимую информацию нужно расположить на лицевой и обратной стороне удостоверения.
Каждое предприятие теперь имеет право самостоятельно разрабатывать бланки командировочных удостоверений. Но большинство руководителей предпочитают использовать уже ранее унифицированный бланк по форе Т-10. Кроме того, форма этого бланка есть во многих бухгалтерских программах, что упрощает его заполнение.
Все сведения о компании заполняются автоматически. Бухгалтеру только остаётся выбрать сотрудника, который едет в командировку, и сведения о нём также будут заполнены.
Документальное оформление командировки внутри государства
Под оформлением командировки подразумевается не только сам процесс составления бумаг для направления сотрудника в деловую поездку, но и последующий сбор документов по факту приезда работника обратно.
Пакет документов оформляется в отделе кадров или, при его отсутствии, самим руководителем компании или частным предпринимателем.
Так, в первую очередь необходимо подготовить приказ. Он оформляется по регламентированной форме № Т9, и содержит следующие позиции:
- паспортные сведения о работнике;
- порядковый номер субъекта в табеле;
- занимаемая сотрудником должность;
- отдел (подразделение, департамент, цех), в котором трудится служащий;
- основные цели командировочной поездки, задачи сотрудника, которые должны быть достигнуты в ходе деловых мероприятий. Помимо этого также определяются сроки поездки, источники финансирования (финансовые средства выдаются авансом под отчет или же выбирается вариант, при котором сотруднику впоследствии возмещают затраты);
- место (название населенного пункта), в котором подчиненный будет проживать в течение командировочной поездки.
Вплоть до 2015 сохранялось требование оформления командировочного удостоверения и служебного задания. На данный момент указанные бумаги неактуальны. При этом предприятие может продолжать их использовать, если соответствующее положение зафиксировано в местном нормативном акте.
Практика показывает, что большинство организаций продолжает использовать командировочное удостоверение, так как данный документ является крайне информативным.
Также к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет. Данный отчет составляется по регламентированной форме АО-1, и предполагает дополнения в виде оправдательных документов по факту приезда субъекта.
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2022 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2022 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Где скачать командировочное удостоверение формы Т-10
Унифицированный бланк по Постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.04 г. можно скачать на любом бухгалтерском сайте или в справочно-правовых системах. Если фирма разрабатывает собственную форму, что не запрещено, нужно включить в документ все необходимые реквизиты. Одновременно с удостоверением предприятие должно утвердить приказ руководителя на командировки и другие сопутствующие бланки. К последним относятся служебное задание, отчет командированного лица о выполненной работе; авансовый отчет и пр.
Вывод – в этой статье мы разобрались, как оформить командировочное удостоверение, образец выложен по типовой форме. С 2015 г. этот документ исключен из перечня необходимых, но компании вправе составлять форму в целях оптимизации делопроизводства. Обязательными продолжают оставаться приказ руководства фирмы на поездку, авансовый отчет работника для возмещения понесенных расходов.
На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).
Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:
- Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
- структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
- данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
- целевое назначение поездки;
- длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.