Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа с новыми ЭЦП в Контур.Экстерн». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот формуляр утвержден постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Оформляет ее продавец для отображения факта списания и реализации ТМЦ. Для приобретателя это бланк, подтверждающий покупку, а значит служит основанием для будущего оприходования товара на свои склады.
Экспертиза: особенности проведения
Существует три вида экспертизы:
- экспертиза документации;
- экспертиза результатов выполнения контракта сторонней организацией;
- внутренняя экспертиза самого заказчика.
В ходе экспертизы нужно проверить, отвечает ли объект закупки условиям контракта, а также обратить внимание на качество и объем поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Убедитесь, что:
- у объекта закупки отсутствует брак;
- у объекта закупки нет повреждений (в том числе упаковки);
- товарная партия однородна;
- не истек срок годности;
- есть необходимые сертификаты.
Учитывайте заключение экспертов, когда решаете, принимать результаты исполнения контракта или нет (ч. 3 и 7 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ)
Обязательные условия договора на оказание экспертных услуг включают:
- предмет экспертизы;
- полномочия эксперта;
- условия допуска до проведения экспертизы (квалификация эксперта и сроки проведения экспертизы). Сроки проведения экспертизы должны соответствовать срокам поставки товаров.
Если внешняя экспертиза выявила нарушение условий контракта, заказчик обязан руководствоваться заключением этой экспертизы и принять предусмотренные законом меры, вплоть до одностороннего расторжения контракта. Если внешняя экспертиза выявила нарушения условий контракта, заказчик должен решить, какие меры он применит к поставщику за нарушение условий поставки.
Если были обнаружены какие-то несоответствия при приемке, нужно переходить к повторной приемке. Если в результате первичной приемки товара были выявлены нарушения, необходимо на повторную приемку пригласить представителя поставщика, отправив ему уведомление.
Процесс обмена документами
-
На складе выгружают товары, пересчитывают грузовые места и проверяют, что упаковка без повреждений. Сотрудник склада ставит штамп «принято без проверки вложений» на ТН / УПД / акте.
-
Сотрудник склада подписывает документы (кроме доверенности водителя), ставит печать и возвращает один экземпляр водителю.
-
На складе пересчитывают и проверяют сами товары, затем составляют акт о принятии товара на хранение. (Проверку товаров снимают на видео, запись хранится 15 календарных дней.)
-
Сотрудник склада подписывает акт и отправляет вам в системе ЭДО или по электронной почте.
-
Вы подписываете акт по форме МХ-1 и в течение одного рабочего дня отправляете его в «Цайняо» по электронной почте или в системе ЭДО.
Как составляется претензионное письмо
Покупатель составляет и направляет претензионное письмо или решение об одностороннем расторжении контракта поставщику вместе с копией акта входного контроля и формой ТОРГ-2 или отчетом эксперта (если был привлечен эксперт).
В этих документах должны быть указаны корректные замечания к качеству или количеству товара и предложены способы урегулирования проблемы. После того, как в акте по форме ТОРГ-2 или другом документе было установлено количество товара, которое не соответствует требованиям договора, покупатель составляет и направляет претензионное письмо на имя поставщика. В письме нужно перечислить, по каким товарам есть претензии к качеству и количеству и что должен сделать поставщик для устранения этих недостатков.
Претензионное письмо и решение должны включать:
- наименование документа поставки;
- дату и место составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- ссылку на договор поставки и поставленный товар (наименование, количество, цена, ассортимент, партия);
- перечень требований к поставщику (возврат уплаченной суммы, замена товара, устранение недостатков) по урегулированию проблемы.
Если вы считаете, что устранить недостатки невозможно, можно оформить односторонний отказ от исполнения контракта.
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.
Как осуществляется приемка и передача товара
В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:
- Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
- Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
- Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
- Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
- Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.
Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.
Сотрудник с доверенностью может использовать печать предприятия или не ставить печать вовсе. Тогда он предъявляет поставщику доверенность по форме М-2 и паспорт.
| Проблема Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна. |
Как правильно Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку. |
Как осуществить приемку товаров по 44-ФЗ: инструкция для заказчика
П. 1 ч. 13 ст. 34 гласит, что порядок и срок приемки товара, работ, услуг по 44-ФЗ являются обязательными условиями контракта. Поэтому при их определении следует учитывать технологическую сложность объекта договора, объем поставки и другие характеристики.
Некоторые покупатели практикуют разработку и утверждение отдельного положения приемки товаров по 44-ФЗ, включая в него принципы и правила ее проведения, формы документов и порядок создания приемочной комиссии. Принимать товар нужно в строгом соответствии с правилами, прописанными в контракте.
Итак, инструкция по приемке товара по 44-ФЗ, образец:
- Подготовка помещения для приемки, освобождение проезда и прохода к нему.
- Отправка ответственного за приемку товара по 44-ФЗ или приемочной комиссии.
- Получение товара в день, указанный в договоре.
- Проверка соответствия поставки указанным в накладной сведениям и состояния упаковки.
- Подписание товарной накладной в качестве подтверждения, что получено определенное количество мест товара.
- Сохранение товара или результатов работ/услуг при приемке.
- Приглашение поставщика/исполнителя или его представителей осмотреть и проверить продукцию или результаты работ/услуг, если это требуется.
- Проверка количества, качественных характеристик, комплектности и других параметров в установленные контрактом сроки.
- Проведение внутренней экспертизы поставленного товара.
- Оформление акта о приемке или об отказе от приемки товара по 44-ФЗ.
Порядок действий после настройки рабочего места Контур Закупки
Сразу после того, как вы провели настройку рабочего места, вам надо создать новую ЭП на торговой площадке.
- В том случае если вы регистрируетесь первый раз, вам следует пройти процедуру аккредитации;
- При повторной регистрации, вам только нужно создать новую подпись.
Акт приемки — итоговый документ исполнения госконтракта. Объект поставки фактически переходит заказчику. Подписывают бумаги уполномоченные стороны госконтракта. Если такой стороной является комиссия — подпись ставит каждый участник.
Контрактное законодательство не утверждает образец акта выполненных работ по договору оказания услуг. Его произвольный вариант содержит:
- перечень поставленного;
- стоимость;
- документы проведенных экспертиз;
- другие обоснования выявленных дефектов и недоделок;
- подписи заказчика и поставщика.
Если документ не подписан:
- в мотивированном отказе укажите исправления и доработки на основании внутренней экспертизы (ч. 3, 5 ст. 94 Закона о контрактной системе);
- разрешается подписать акт о приемки части обязательств по контракту по ч. 8 ст. 94 44-ФЗ.
ВАЖНО!
Ответственность должностного лица за отсутствие приемочных документов, в т. ч мотивированного отказа в его подписании в документации госконтракта, — 20 000 рублей (ч. 9 ст. 7.32 КоАП).
Как правильно принимать товар по контракту: алгоритм действий
Если при приемке не присутствует уполномоченный представитель поставщика, заказчик должен направить поставщику приглашение на осмотр товара не позднее, чем через 24 часа после обнаружения недостатков.
В приглашении указывается следующая информация:
- наименование товара, дата его отгрузки;
- номера товарно-транспортных или приемо-сдаточных документов;
- количество испорченного товара и его стоимость, характер порчи;
- состояние пломб;
- время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка;
- адрес проведения приемки;
- контактные данные.
В приглашении на участие в повторной приемке товара указывается:
- место и время;
- состав комиссии;
- информация о некачественной продукции.
Одностороннее расторжение контракта — это процедура, которая запускается с того момента, как вы отправили поставщику уведомление о намерении расторгнуть контракт. С помощью претензии можно обозначить свое намерение получить с поставщика штраф, но штрафы, предусмотренные контрактом, не так сильно мотивируют поставщика, как одностороннее расторжение.
В случае победы прежде чем подписать контракт, стоит еще раз удостовериться, что условия в нем соответствуют информации в заявке. Если это не так, целесообразно составить протокол разногласий. Почему это важно? Если исполнитель подпишет контракт, то заказчик сможет требовать исполнения всех его условий, даже если какие-то из них не соответствуют данным в заявке поставщика. И тогда останется либо обращаться в суд, либо каким-то образом улаживать разногласия с заказчиком.
Необходимо помнить о том, что после подписания контракта заменять один товар другим исполнитель права не имеет. Единственное исключение — поставка более подходящего по характеристикам товара. Но одного лишь мнения поставщика, что новый товар лучше указанного в контракте, недостаточно. Во-первых, необходимо, чтобы возможность замены была предусмотрена контрактом. Во-вторых, нужно заручиться согласием заказчик, причем в письменном виде. В-третьих, нужно провести экспертизу и получить заключение о том, что характеристики новой продукции действительно лучше.
Как правильно принимать товар по контракту: алгоритм действий — СКБ Контур
Никто, кроме заказчика, не знает лучше, что именно ему нужно закупить и в каком количестве, поэтому организатору закупочных процедур следует внутри своего предприятия провести работу по формированию списка планируемых к закупке товаров, работ или услуг.
Главные вопросы, которые стоят на данном этапе перед заказчиком: для каких целей нужно закупить те или иные ТРУ? В каком объеме необходимо приобрести ТРУ и сколько денежных средств можно потратить на это?
В зависимости от производительности, текущих планах, а также финансовых возможностей заказчику необходимо определить очередность предстоящих закупок для обеспечения бесперебойной работы для обеспечения бесперебойной работы заказчика.
Для более достоверной информации организатору процедур следует проанализировать хозяйственные нужды прошлого года, учесть предстоящие цели и планы организации, скорректировать некоторые позиции товаров и, возможно, добавить новые, оценить удовлетворение потребностей за счет складских запасов или уже имеющихся заключенных договоров с контрагентами.
Кроме утвержденного Положения о закупках заказчику необходимо опубликовать в ЕИС план закупок на срок не менее, чем 1 год (согласно ст. 4 ФЗ № 223)[2].
Далее, окончательно определившись с предстоящими закупками ТРУ, заказчик вносит в план сведения о процедурах: наименование продукции, количество (согласно коду ОКЕИ), регион поставки, НМЦД, способ закупки и др.
Разбив план закупок на кварталы или месяцы, организатор процедур систематизирует предстоящие закупки, эффективно распределяет финансовый поток для оплаты ТРУ.
Неотъемлемой частью закупочной деятельности практически всех заказчиков является внесение в план изменений (новые позиции, корректировка данных), которые в дальнейшем размещаются в ЕИС.
Ознакомившись с закупками заказчиков, поставщики смогут оценить собственные производственные возможности и, по необходимости, принять участие в процедуре (в данном случае план закупок выступает в роли «доски объявлений» для контрагентов).
Оформление закупок внутренними локальными актами осуществляется в каждой организации по-своему, на этот счет нет определенных штампов и утвержденных форм.
Согласно сложившейся практике, заказчик, как правило, готовит приказ о размещении предстоящей закупки, в котором прописывает основные сведения о процедуре: наименование ТРУ, НМЦД, сроки проведения, ЭТП (если закупка в электронной форме), лицо, осуществляющее контроль за выполнением приказа.
Далее на основании данного документа формируется закупочная документация и (или) извещение[3], которые, в последующем, утверждаются уполномоченным лицом организатора закупки и публикуются в ЕИС/на ЭТП.
Для выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) по результатам закупки заказчик согласно ч. 8 ст. 3.2 ФЗ №223 заказчик создает комиссию по осуществлению конкурентной закупки (как правило, на основании приказа).
Конкретных требований к составу и функционалу комиссии, количеству, подготовке ее членов, порядку принятия решений в ФЗ №223 не прописано.
Такие сведения следует указать в Положении о закупке. К примеру: «заседание комиссии по закупке считается правомочным, если на нем присутствует не менее чем 50 % от общего числа ее членов.
Решения комиссии по закупке принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов. Голосование осуществляется открыто (но не всегда — это должно быть указано в положении о закупке либо Положении о работе закупочной комиссии).
При голосовании каждый член комиссии имеет один голос. В случае равенства голосов, решение принимает председатель комиссии»[4].
В целях проведения закупки заказчик должен определить не только ТРУ, которые ему необходимо приобрести, но и способ закупочной процедуры, предусмотренный Положением о закупке. Согласно ч.3.1 ст. 3 ФЗ № 223 к конкурентным способам закупки относятся: конкурсы (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс), аукционы (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион), запросы котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок), запросы предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений), а также иные способы конкурентной закупки, предусмотренные Положением о закупке.
В соответствии с ФЗ №223 способы неконкурентной закупки, в том числе закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), устанавливаются Положением о закупке. В названном документе указываются случаи и условия, при которых заказчик может выбрать тот или иной способ, порядок проведения закупки и определения победителя.
Для своевременного удовлетворения собственных нужд в необходимых товарах, работах или услугах при рациональном использовании финансов, заказчик самостоятельно определяет в каждой конкретной ситуации подходящий способ закупки в зависимости от производственной деятельности организации.
Организатор процедур должен помнить, что способы закупки, не предусмотренные Положением о закупке, он не вправе применять. В противном случае его действия можно оспорить в антимонопольном органе.
В антимонопольную службу поступила жалоба поставщика на действия заказчика при проведении запроса котировок в электронной форме на поставку ритуальных принадлежностей. По мнению заявителя, организатор процедуры неверно выбрал способ проведения закупки.
Изучив материалы дела, комиссия УФАС установила, что согласно п. 1.3.6 Положения о закупках запрос предложений и запрос котировок проводятся с целью обеспечить срочные, неотложные нужды заказчика. В соответствии с п. 5.1.2 названного документа запрос котировок может проводиться, если начальная (максимальная) цена договора не превышает 500 тыс. руб. (при необходимости осуществить срочную закупку товаров, работ, услуг с начальной (максимальной) ценой до 5 млн. руб.).
Заказчик вправе принять решение о проведении запроса котировок, когда невозможно провести аукцион из-за длительности процедуры. Антимонопольный орган установил, что начальная (максимальная) цена договора составляет 1 801 268,00 рублей, а поставка товара осуществляется с момента заключения договора по 31.12.2020.
Пошаговый алгоритм приемки товара
Все правила указываются в договоре. Их количество зависит от нескольких факторов:
- используемого транспортного средства;
- места разгрузки;
- параметров груза.
Список составляется для каждой компании индивидуально, но за базу может использовать следующее:
- выполняется подъезд к месту размещения;
- проверка сопроводительной документации;
- определение размеров ворот для проезда транспорта;
- выделение пространства для разгрузки;
- подача оборудования для перевозки;
- осмотр, пересчет и взвешивание товаров;
- вывоз с помощью рохли на место хранения;
- сверка и оформление сопроводительных документов;
- регистрация актов в случае выявления бракованных или недостающих товаров;
- письменное оформление данных о получении груза в реестр;
- подготовка зоны для размещения и хранения.
Порядок составления договора
Документ поможет избежать претензий от покупателя в случае выявления факта недостачи, порванной упаковки, брака продукции. Можно использоваться приведенные выше инструкции и составить договор по специальным образцам – акт № ТОРГ-1, утвержденный Государственным комитетом статистики РФ №132 от 1998 г., М-7 N71 а.
Но законодательство позволяет не руководствоваться этими стандартами. Если, например, компании составили свой договор, в котором прописан индивидуальный порядок приемки. В этом случае в документе должны быть указаны сроки исполнения, места выгрузки, а также определены образцы сопроводительных документов – счетов-фактур, накладных. При заполнении документов должен быть рассмотрен пункт о возражении на наличие некачественного товара. Если покупатель подписал документ, в судебном порядке он сможет доказать свою правоту и, соответственно, не вернет брак поставщику. А это означает, что необходимо включить условие, которое гарантирует покупателю право подавать жалобы и претензии.
Обязательная электронная приемка по 44-ФЗ с 2022 года призвана упростить работу госучреждений, поставщиков и контрольных ведомств. Оптимизация закупочного процесса и переход на электроактирование решают ряд задач:
- упрощение и ускорение согласования приемки;
- обеспечение своевременности оплаты;
- сокращение бумажного документооборота;
- снижение риска технических ошибок;
- обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов;
- возможность сбора статистических данных;
- оптимизация закупочного процесса;
- повышение прозрачности системы закупок.