Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебные поездки или командировки работника: риски и оптимизация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
К примеру, появляется необходимость заключить договор. Для этого потребуется личная встреча с потенциальными партнерами, доставка документов, поставка оборудования, проверка документации и т.д. Одни поездки, учитывая действующее в нашей стране законодательство, называют командировками, а другие, несмотря на то что поездка касается производства, именуют служебными. Попробуем понять, каковы между ними основные отличия.
Какова разница между служебной командировкой и служебной поездк ой? Для того чтобы уточнить данный вопрос, необходимо обратиться к трудовому законодательству нашей страны. Выберем те ключевые моменты, которые касаются взаимоотношений между наемными сотрудниками и работодателем.
Документы для оформления
Во всех категориях командировок руководитель оформляет приказ, где прописывает размер трат, которые должны быть обязательно возмещены. Подобные расходы утверждаются работодателем официальном коллективном соглашении.
При обычных разъездных видах деятельности работодатель может указать сумму положенной компенсации еще и в стандартном трудовом договоре.
По итогам подобных поездок в том и в ином случае сотрудники обязаны предоставить подтверждающие бумаги и справки по следующим категориям:
- Транспортные и дорожные — билеты на виды используемого транспорта к месту работы и обратно. Если была совершена поездка за границу, потребуется предоставить загранпаспорт с соответствующими штампами;
- Проживание – счета из отелей, акты и фактуры;
- Представительские расходы – чеки;
- Цель поездки – проекты, программы встреч.
Что такое командировка
Это рабочая поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения за пределами места основной работы. Командировкой считается и поездка по служебному заданию в филиал компании, к которому сотрудник не имеет отношения. В определении командировки есть три важных фактора:
- Служебное задание. Работодатель должен поставить четкую задачу сотруднику, отправляющемуся в поездку.
- Определенные сроки. Законодательство не регламентирует точно время, которое человек может провести в командировке. На практике минимальный срок – сутки. Он устанавливается работодателем.
- Поездка в место, не являющееся постоянной работой. Даже если это офис, который находится в другом конце города.
Например, командировкой считается ситуация, когда компания отправляет менеджера из небольшого городка в столицу или областной центр на неделю с четким заданием. К примеру, он должен провести акцию или распродажу для покупателей и оформить ее результаты в соответствующих документах. Через неделю сотрудник возвращается домой, на привычное место работы.
Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.
Предлагаем ознакомиться: Жалоба на застройщика в инспекцию строительного надзора
Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.
Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.
Ситуация №1: «Полевой» менеджер по продажам выезжает за пределы города»
Достаточно обыденное явление. У менеджера по продажам есть несколько потенциальных клиентов, которые находятся за пределами города его постоянного проживания и фактического места работы (эти данные указываются в трудовом договоре). Руководство организации, понимая, что без личной встречи с предполагаемыми заказчиками не обойтись, направляют к ним своего «бойца». Территориально они расположены, например, в Тульской области, тогда как место работы нашего героя – Тула. Здесь возникает, как минимум, три вопроса:
-
Как долго сотрудник предполагает находиться за пределами своего города?
-
Сколько времени ему потребуется на дорогу туда и обратно?
-
Ввиду этого, за чей счет ему питаться и, если того потребует необходимость, где остановиться переночевать?
Командировка и служебная поездка: разграничение понятий
Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.
На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.
Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.
Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.
Служебная поездка и командировка – отличие по ТК РФ
Термин служебной командировки закреплен в стат. 166 ТК. Здесь сказано, что это поездка сотрудника по приказу работодателя с целью выполнения определенного поручения. Конкретные задачи, место и сроки устанавливаются руководителем предприятия. Служебной же поездкой признается постоянная работа разъездного характера или выполняемая в пути.
Таким образом, основное отличие по трудовому законодательству состоит в характеристиках трудовых функций работника. Если занятость связана с постоянными разъездами или фактически осуществляется в пути, речь идет о служебных поездках. Если же работа по своему характеру разъездной не считается, говорят о командировке.
К примеру, работа курьера, агента по рекламе или страхованию, медпредставителя, водителя постоянно связана с разъездами. Следовательно, можно говорить, что такие должности имеют разъездной характер. Но если менеджер предприятия трудится в офисе и направляется по приказу директора в другой город, это уже командировка.
В свете обсуждаемого вопроса, что считается местом постоянной работы? Согласно п. 3 Постановления № 749 – это адрес расположения компании (или ее обособленного подразделения), который поименован в трудовом договоре с сотрудником. Направление специалиста для решения поручений фирмы вне места постоянной работы считается командировкой, равно как и направление работника в ОП, расположенное по адресу вне постоянного места работы.
Оплата такси в командировке
Служебная поездка и служебная командировка
В процессе деятельности любого предприятия, вне зависимости от формы собственности невозможно, чтобы все работники занимались своими непосредственными обязанностями только в пределах учреждения.
Необходимо заключать договора, для чего нужно встречаться с потенциальными партнерами, доставлять материалы для производства и оборудование, документацию и прочие производственные моменты, когда сотрудники, выполняя служебное задание должны покинуть территорию организации, в которой являются штатными работниками.
Что говорить о строительных, ремонтных бригадах, которые постоянно меняют свое местонахождение, выполняя при этом свою непосредственную работу.
Одни поездки, согласно законодательству признаются командировками, другие, несмотря на то, что работа носит разъездной характер, связанный с производством, определяют как служебные.
Служебная поездка и командировка отличие в чем?
Попробуем разобраться, обратившись к трудовому законодательству, определяющему все ключевые моменты, возникающие между работодателем и наемными работниками.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
К примеру, появляется необходимость заключить договор. Для этого потребуется личная встреча с потенциальными партнерами, доставка документов, поставка оборудования, проверка документации и т.д. Одни поездки, учитывая действующее в нашей стране законодательство, называют командировками, а другие, несмотря на то что поездка касается производства, именуют служебными. Попробуем понять, каковы между ними основные отличия.
Какова разница между служебной командировкой и служебной поездк ой? Для того чтобы уточнить данный вопрос, необходимо обратиться к трудовому законодательству нашей страны. Выберем те ключевые моменты, которые касаются взаимоотношений между наемными сотрудниками и работодателем.
Существуют определенные правила, согласно которым происходит возмещение расходов, понесенных в ходе поездки сотрудником. По ст. 168 ТК РФ работодатель должен возместить все материальные траты, которые касаются служебной командировки. Среди них выделяют:
- суточные расходы;
- иные денежные затраты, которые требуются для полного исполнения служебного задания, которые обоснованы экономической выгодой для компании, направившей сотрудника выполнять конкретное поручение (согласно локальным актам, утвержденным в данной организации).
Особенности служебной командировки
По ст. 24 ТК РФ закреплены определенные гарантии, которыми наделяется работник, направленный руководителем в поездку, касающуюся его производственной деятельности. Как трактует данное понятие трудовое право? Служебная поездка или командировка вам предстоит? Понять отличие можно, вооружившись ст. 166 ТК РФ. Статья конкретизирует те моменты, при которых поездку можно считать командировкой:
- присутствует письменное распоряжение руководителя компании;
- установлен конкретный срок, учитывая цели и поставленные задачи, сложность и объем выполняемого задания (времени должно хватить для достижения положительного исхода поездки);
- поручение выполнялось вне постоянного места работы (службы).
Продолжим разговор о том, что такое служебная поездка и командировка. Отличие между ними не всегда легко найти. К примеру, если поездки связаны с постоянной работой, то есть сама специфика трудовой деятельности предполагает систематические разъезды, они не считаются командировками.
И последний шаг перед тем как направить работника в командировку – выдача командировочных под отчет.
Деньги могут быть выданы наличными из кассы или перечислены на банковскую карту работника, т. к. сейчас многие компании отказались от ведения кассы и все расходы оплачивают по безналу.
Одобренный предварительный расчет на командировку будет приложен к расходному кассовому ордеру или к платежному поручению на перечисление и будет оправдательным документом.
При согласовании предварительного расчета бухгалтерия делает отметку, если у работника есть задолженность по ранее полученным авансам. Как правило, при наличии задолженности по прошедшей командировке новые суммы аванса не выдают. В исключительных случаях аванс выдают за минусом задолженности.
Суммы неподтвержденных (излишне перечисленных) командировочных расходов удерживают из заработной платы работника на основании заявления.
БЛАНК ЗАЯВЛЕНИЯ НА КОМАНДИРОВКУ
Если работник не успел получить перед командировкой под отчет денежные средства – в случае срочного выезда в связи с производственной необходимостью – возмещение расходов производят после его возвращения из служебной командировки (при наличии подтверждающих документов).
Передача выданных под отчет денег на командировку одним работником другому запрещена.
Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?
Запрещается направлять в командировки:
- Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
- Работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
- Лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:
- Женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
- Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
- Работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
- Работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
- Отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)
Чем отличается командировка от служебной поездки
Как понять, что предстоит работнику — служебная поездка или командировка? Отличия между ними детально рассмотрены в Постановлении Правительства № 749 от 2008 года. В п. 3 данного документа поясняется, что постоянным местом работы считается то предприятие, с которым у работника заключен официальный трудовой договор.
Если существует письменное распоряжение работодателя, в таком случае даже направление сотрудника в отдельное структурное подразделение можно будет рассматривать как командировку.
- Характер занятости – служебные поездки предполагают постоянные разъезды, работу в пути или в полевых условиях. Также возможен экспедиционный характер занятости.
- Распорядок трудового режима – может различаться для командированных лиц, совпадая с выходными днями/праздниками при направлении в командировку. Для сотрудников, находящихся в служебных поездках, действует общий трудовой распорядок.
- Расчет среднего заработка – командированные лица за дни поездок получают зарплату, исходя из средней величины; работники в пути – на основании действующей на предприятии СОТ (система оплаты труда).
- Оформление – все командировки требуют обязательного оформления приказа руководителя, авансового отчета. На служебные поездки издание отдельного распоряжения не нужно, так как условия занятости оговариваются в трудовом договоре.
Это интересно: Исковое о восстановлении в должности
Продолжим разговор о том, как отличить командировку от служебной поездки. Остановимся на некоторых моментах, касающихся начисления заработной платы. Срок командировки исчисляется со дня выезда сотрудника к пункту назначения, завершается датой возврата на место постоянной трудовой деятельности. В каждом отдельном случае решается вопрос о том, выйдет ли работник на производство в день прибытия либо сделает это на следующие сутки. К примеру, если поезд пришел в 20.00 15 сентября, то приступать к своим должностным обязанностям человек сможет только 16 сентября. Если же время прибытия составляет 11.00 15 сентября, а руководителю необходим срочный отчет (допускается его устная форма) о проделанной работе, сотрудник выходит на основное предприятие в тот же день.
Чем еще характеризуется служебная поездка, командировка? Типичная ошибка заключается в исчислении заработной платы во время подобных поездок.
Пояснения по данному вопросу даны в ст. 167 ТК РФ. Она гарантирует сохранение работнику, направленному в командировку, средней заработной платы на весь период выполнения им задания вне места постоянной работы. Входят сюда и те дни, когда человек был в пути либо вынужден был задержаться из-за объективных причин (продление проекта, перенос вылета).
Какими документами руководствуется работодатель, когда им оплачивается служебная поездка и командировка? Отличие в начислении заработной платы отмечено в ст. 139 ТК РФ. За сотрудником сохраняется его должность, место постоянной работы. Итак, служебная командировка или поездка по служебным делам предполагает путешествие сотрудника, который в обычном режиме свои должностные обязанности выполняет на постоянном месте работы. Она считается производственной необходимостью. Командировка или служебная поездка характеризуется направлением по приказу (либо распоряжению) на конкретный срок. В этот период сотрудник обязан выполнить в другом месте задание, данное работодателем.
Таким образом, если человек работает даже в том же городе, где он постоянно проживает, но в иной компании (другом структурном подразделении), подобная деятельность — это служебная поездка и командировка. Отличие с обычной поездкой существует по возмещению расходов, понесенных работником.
Существуют определенные правила, согласно которым происходит возмещение расходов, понесенных в ходе поездки сотрудником. По ст. 168 ТК РФ работодатель должен возместить все материальные траты, которые касаются служебной командировки. Среди них выделяют:
- суточные расходы;
- иные денежные затраты, которые требуются для полного исполнения служебного задания, которые обоснованы экономической выгодой для компании, направившей сотрудника выполнять конкретное поручение (согласно локальным актам, утвержденным в данной организации).