Грамотный учёт расходов при УСН. Как избежать ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Грамотный учёт расходов при УСН. Как избежать ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если в организации или у предпринимателя трудится работник, постоянно или регулярно находящийся в пути, ему полагается компенсация за разъездной характер работы. Это значит, что работодатель должен возмещать такому сотруднику расходы на проезд, наем жилого помещения и дополнительные издержки (суточные и полевое довольствие) (ст. 168.1 ТК РФ).

Порядок признания расходов на УСН

Чтобы вычесть из доходов какой-либо расход, фирма или ИП на УСН 15% должны соблюсти три правила.

Расходы, принимаемые к учету, должны быть:

• поименованы в перечне из статьи 346.16 НК РФ;
• экономически обоснованы, то есть связаны с извлечением прибыли. Если налоговики при проверке усомнятся в нужности расхода для бизнеса, а предприниматель не сможет обосновать, этот расход снимут, а налог доначислят.
  Пример: Транспортная компания может смело включать в расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, покупку грузовика, а вот затраты на спальный гарнитур обосновать вряд ли получится.
• документально подтверждены. Если нет документа, подтверждающего расход, упрощенец не имеет право учитывать его для налогообложения.

Порядок признания расходов прописан в статье 346.17 НК РФ. Учитывать их можно, когда будут выполнены два условия:

• вы перевели деньги за товары или услуги;
• товары вам отгрузили, а услуги оказали.

Что считается доходами и расходами на данном налоговом режиме

Для ООО и ИП применение УСН 15 процентов означает обязанность отражать доходы и расходы в книге учета (КУДиР). Не все они признаются ФНС в качестве определяющих налоговую базу.

Доходы

В соответствии с положениями Налогового кодекса РФ, днем получения дохода считается день его поступления на расчетный счет в банке либо в кассу. Доходами на УСН 15% могут считаться поступления денежных средств:

• от продажи собственной продукции,работ или услуг;
• от продажи товаров, приобретенных для дальнейшей реализации;
• от реализации имущественных прав;
• полученное безвозмездно имущество, работы, услуги или имущественные права;
• штрафы, пени и другие санкции за нарушение контрагентом условий договора (при условии, что другая сторона согласна с этим нарушением или имеется соответствующее судебное решение);
• в виде процентов по предоставленным компанией кредитам и займам;
• от долевого участия в других организациях;
• от аренды или субаренды имущества;
• от участия в простом товариществе;
• поступления в иностранной валюте, которые необходимо пересчитать на день поступления по действующему курсу;
• доходы в натуральной форме — по рыночным ценам.

Утрата права применять УСН

УСН 15 процентов может быть очень выгоден для ИП или ООО, однако право на его применение теряется, если :

• доход за 9 месяцев превысил 112,5 миллионов рублей;
• балансовая стоимость основных средств превысила 150 миллионов рублей;
• доля других юридических лиц в капитале компании превысила 25%;
• среднее количество сотрудников стало больше 100 человек.

Если право на применение УСН 15% утеряно (контролировать соблюдение условий вы должны самостоятельно),нужно вести учет на общем налоговом режиме. Алгоритм действий такой:

1. Подаете в свое отделение налоговой инспекции уведомление об утрате права на УСН. Это нужно сделать не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором было потеряно право применять упрощенку.
2. Направляете в ФНС декларацию по УСН не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом, в котором было утеряно право применять спецрежим.
3. Самостоятельно рассчитываете и уплачиваете все налоги, которые обязаны были бы платить, находясь на общей системе налогообложения. Сделать это необходимо за все месяцы текущего года, в котором применялся УСН. Срок, такой же как и в предыдущем шаге — 25 число месяца, следующего за кварталом потери права.

Порядок признания расходов при УСН 15%

Важно знать не только, что можно отнести к расходам, но и как правильно это сделать. Порядок признания расходов при УСН 15% в 2020-2021 годах изменений не претерпел, так что рассмотренные нами расходы для возможности уменьшения доходов все так же должны обладать следующими свойствами:

• расход должен быть обоснованным, то есть совершенным с определенной целью, которая в дальнейшем прямо или косвенно приведет к получению прибыли;
• расход должен быть документально подтвержден, то есть у налогоплательщика должен быть полный комплект документов по расходной сделке от контрагента, предусмотренный законодательством РФ;
• расход может быть признан только после его фактической оплаты, то есть налоговый учет при УСН ведется кассовым методом.

Это обязательные для выполнения условия признания расходов на упрощенке — доходы минус расходы и для ИП, и для организаций.

Для определенных видов расходов предусмотрен особый порядок их признания. Остановимся на некоторых из них подробнее.

Признание материальных расходов при УСН, а также других видов расходов

П. 2 ст. 346.17 НК РФ определяет следующие моменты для признания организацией или ИП расходов при УСН — доходы минус расходы:

1. Материальные расходы принимаются на дату оплаты задолженности одним из нижеперечисленных способов:

• перечислением денежных средств с расчетного счета налогоплательщика;
• выдачей денежных средств из кассы;
• любым другим способом погашения долга.

К таким расходам УСН, перечень которых определен с учетом требований гл. 25 НК РФ, относятся:

• закупка сырья, в т. ч. используемого для технологических целей;
• закупка различного вида оборудования и прочего хозинвентаря;
• закупка комплектующих изделий, полуфабрикатов;
• закупка работ и услуг, задействованных в процессе производства;
• использование основных средств и иного имущества, связанного с природоохранной деятельностью.

2. Расходы, производимые в связи с расчетами по оплате труда при УСН, признаются в том же порядке, что и материальные расходы.

В части перечня УСН-расходов, относящихся к оплате за трудовую деятельность, также следует руководствоваться положениями гл. 25 НК РФ. В число этих расходов входят:

• выплата заработной платы сотрудникам;
• премии и прочие выплаты стимулирующего характера;
• стоимость бесплатно предоставляемых работникам коммунальных услуг, питания и продуктов;
• расходы на закупку и производство форменной одежды сотрудников, которая передается им на бесплатной основе или реализуется им по льготной цене.

Полный перечень расходов на оплату труда содержит ст. 255 НК РФ.

3. Расходы по оплате стоимости товаров, которые были приобретены с целью дальнейшей реализации, принимаются по мере их продажи.

Подробнее про учет списания товаров при применении УСН читайте здесь.

4. Иные особенности признания расходов таковы:

• налоговые издержки списываются по дате фактической уплаты налогов;
• расходы на основные средства и НМА признаются в конце налогового периода в размере уплаченных сумм;

Подробнее см. здесь.

• при оплате векселем расходы учитываются на дату оплаты векселя, однако если вексель передается в пользу третьих лиц, то дате признания расхода соответствует момент его передачи.

Учет доходов и расходов упрощенцы ведут в КУДИР. Как заполнить книгу по актуальной форме, мы рассказали в этой статье.

Что делать, если расходы превышают доходы при УСН?

При расчете и уплате налога следует обратить внимание на то, что ст. 346.18 НК РФ предусмотрена уплата минимальной суммы налога, определяемой как произведение 1% и суммы полученных доходов.

Уплата минимального налога осуществляется в случаях:

• если за налоговый период получен убыток;
• если минимальная сумма налога превышает налог, полученный по итогам налогового периода.

О налоговом убытке при УСН читайте здесь.

Убытком следует считать сумму превышения расходов над суммой полученных доходов за налоговый период.

В отношении убытка нужно учитывать нижеперечисленные возможности и условия его списания в целях гл. 26.2 НК РФ:

• убыток можно отражать в расходах будущих периодов;
• можно формировать налоговую базу с учетом ее уменьшения на сумму убытка в течение 10 лет, следующих за периодом его получения;
• при неоднократном получении убытков необходимо осуществлять их перенос в порядке очередности;
• необходимо обеспечивать сохранность документов, подтверждающих убыток, в течение всего срока его переноса;
• не требуется брать убыток в расчеты в случае смены режима УСН.

Об учете УСН-убытка в ситуации смены режима читайте в материале «Можно ли перенести на будущее убытки, полученные в период применения УСН, если вы перешли на общий режим налогообложения, а затем вновь вернулись на УСН?».

Что делать, если расходы превышают доходы при УСН?

При расчете и уплате налога следует обратить внимание на то, что ст. 346.18 НК РФ предусмотрена уплата минимальной суммы налога, определяемой как произведение 1% и суммы полученных доходов.

Уплата минимального налога осуществляется в случаях:

• если за налоговый период получен убыток;
• если минимальная сумма налога превышает налог, полученный по итогам налогового периода.

О налоговом убытке при УСН читайте здесь.

Убытком следует считать сумму превышения расходов над суммой полученных доходов за налоговый период.

В отношении убытка нужно учитывать нижеперечисленные возможности и условия его списания в целях гл. 26.2 НК РФ:

• убыток можно отражать в расходах будущих периодов;
• можно формировать налоговую базу с учетом ее уменьшения на сумму убытка в течение 10 лет, следующих за периодом его получения;
• при неоднократном получении убытков необходимо осуществлять их перенос в порядке очередности;
• необходимо обеспечивать сохранность документов, подтверждающих убыток, в течение всего срока его переноса;
• не требуется брать убыток в расчеты в случае смены режима УСН.

Об учете УСН-убытка в ситуации смены режима читайте в материале «Можно ли перенести на будущее убытки, полученные в период применения УСН, если вы перешли на общий режим налогообложения, а затем вновь вернулись на УСН?».

Упрощенная система налогообложения: что это такое?

Прежде всего, рассмотрим, какие ООО и ИП имеют право применять упрощенную систему налогообложения. Для этого бизнес должен соответствовать ряду условий:

• сотрудников — меньше 100 человек;
• доход за год и остаточная стоимость — не более 150 млн. руб.;
• доля участия в ООО или АО других организаций — менее 25%;
• у предприятия нет филиалов.

Переход с общей системы налогообложени на УСН может быть сделан, если за 9 месяцев этого года доходы организации не превысили 112,5 млн рублей (ст. 346.12 НК РФ). Предприятия, которые используют данный вид УСН, не платят:

• налог на прибыль;
• налог на имущество организаций;
• налог на добавленную стоимость (НДС).

Ведение книги учета доходов и расходов

Налоговый учет ИП на УСН ведется с использованием книги учета доходов и расходов (КУДиР) — основного налогового регистра (ст. 346.24 НК РФ) при УСН.

Ведение КУДиР производится с соблюдением условий:

• В книге отражаются доходы в соответствии со ст. 346.15 НК РФ и расходы, поименованные в закрытом списке ст. 346.16 НК РФ.
• Запись производится в хронологическом порядке с выведением итогов на отчетную дату. Данные должны быть подтверждены документально.
• Корректировочная запись (например, по факту возврата от покупателя) выполняется аналогично записи по исходной операции (продаже), но со знаком «минус» в колонке с суммой операции.
• Реквизиты подтверждающих документов отражаются в КУДиР в столбце для внесения информации об основании записи.
• КУДиР за налоговый период формируется полностью, все разделы, даже при наличии незаполненных разделов или отсутствии деятельности.
• Обязательным к заполнению являются все разделы, касающиеся учета доходов и расходов, основных средств, полученного убытка и сумм расходов для снижения налога.

Данные КУДиР используют для определения величины налога по УСН при уплате авансовых платежей и расчете с бюджетом по итогам налогового периода. Сводные показатели КУДиР отражаются в декларации, представляемой налогоплательщиком по итогам года.

Контроль данных производится при налоговой проверке, основными задачами которой являются:

• определение полноты учета доходов и документального подтверждения расходов;
• подтверждение правильности внесения показателей в КУДиР и декларацию;
• выявление точности исчисления единого налога по отчетным и налоговым периодам.

Ведение книги осуществляется в ручной (в бумажном варианте) или электронной форме с последующим выводом на печать. Книга формируется по налоговому годовому периоду, прошивается и заверяется предпринимателем. Для каждого календарного года открывается новая книга вне зависимости от того, велась ли ранее деятельность. Заверять КУДиР в ИФНС не требуется.

Штраф за несвоевременную уплату налога и сдачу отчетности

НК определяет, что если декларация по налогу отправляется в орган с опозданием, то на субъект бизнеса будет наложен штраф. Его размер составляет 5% за каждый месячный период (независимо, полный он либо нет) просрочки от суммы налога по декларации.

Кроме этого, устанавливается наименьшая сумма штрафа, составляющая 1000 руб. Обычно накладывается если невовремя отправлен нулевой отчет. Максимальная сумма штрафа ограничена размером в 30% от суммы налога по декларации. Он будет начислен, если компания опоздает с отправкой отчета на 6 месяцев, либо более.

Также ФНС наделена правом производить блокировку счетов субъекта бизнеса в банке, если по истечении 10-го дня просрочки со сдачей отчета он так и не будет сдан.

Согласно КОАП, при обращении ФНС в судебные органы, штрафы могут также быть наложены на предпринимателя либо должностных лиц (руководителя, главбуха). Его сумма составляет 300-500 рублей.

Преимущества и недостатки

Упрощёнка – это система налогообложения с минимумом документооборота при ведении учёта и оптимизацией налогов.

Данный режим имеет огромное количество преимуществ:

1. ИП, ведущие свою деятельность на УСН, уплачивают только один налог, в отличие от общего режима, при котором необходимо оплатить НДС, налог на прибыль, имущественный налог и т.д.
2. Упрощёнку можно совмещать с другими формами налогообложения
3. В ФНС нужно сдавать только декларацию по итогам отчётных периодов
4. Право выбора системы налогообложения. Можно работать по ставке 6 % на «доходах» и 15 % на «доходах минус расходы»
5. Учёт настолько прост, что ИП могут вести его самостоятельно, без помощи со стороны специалистов, предлагающих бухгалтерские услуги

Несмотря на достаточное количество плюсов, система имеет и ряд недостатков:

1. Отсутствие возможности для открытия филиалов и подразделений в других городах страны.
2. Нарушение правил, установленных законодательством, предполагает потерю права работы на УСН (превышение по объёму годовой выручки или по количеству наёмного персонала). Вернуться на систему налогообложения в таком случае позволяется только со следующего года при условии соблюдения регламентируемых ограничений.
3. Проблемы с возможным сотрудничеством между ИП и ООО с НДС. Крупные компании заинтересованы в получении налога на добавленную стоимость для того, чтобы за счёт полученного налога можно было уменьшить налогооблагаемую базу.

На практике, упрощенцы намного реже сталкиваются с претензиями со стороны сотрудников налоговой службы по сравнению с предпринимателями, трудящимися на ОСНО.

Почему так происходит:

1. ИП на УСН освобождены от уплаты НДС. Соответственно контроль ФНС за корректностью полученных и уплаченных сумм практически не осуществляется.
2. Для предпринимателей законодательно регламентируется список затрат, которые они могут применять при расчёте налога. Поэтому оспорить неправомерность действий при осуществлении подобной операции будет крайне сложно.
3. ИП на упрощённой системе освобождён от уплаты налога на прибыль, а значит вероятность возникновения вопросов по убыткам сведена к нулю.

Согласно приведённой информации, можно смело сделать вывод, что упрощёнка один из самых лучших режимов налогообложения для небольших компаний. Более того, современная практика показывает, что основная часть предпринимателей выбирает УСН.

1% пенсионного взноса от превышения доходов в 300 тыс. р. можно включать в затраты следующего периода, причём проводить данную процедуру можно не сразу. Применить возможность можно в течение последующих 10 лет.

Особенности налогового учета на УСН Доходы минус расходы

На этом сложности с учетом затрат для упрощенной системы не заканчиваются. В общем случае, расходы признаются при соблюдении указанных выше условий, а также их оплаты (потому что на УСН действует кассовый метод). Но кроме того, для отдельных категорий расходов действуют особые правила учета.

1. Расходы на приобретение основных средств

Основные средства – это оборудование, недвижимость, транспорт и другие средства труда, которые можно использовать больше года, а их стоимость превышает 100 тыс. рублей. При расчете авансового платежа стоимость ОС учитывают в расходах в течение года, равными частями по отчетным периодам, в последнее число каждого квартала.

Учитывать расходы на ОС можно с того отчетного периода, в котором выполнялось последнее из двух условий: оплата стоимости основного средства или ввод его в эксплуатацию. Например, если основное средство было оплачено и введено в эксплуатацию в первом квартале, то при расчете авансового платежа за этот отчетный период нельзя сразу учесть всю сумму затрат. Стоимость основного средства в этом случае надо разделить на четыре равных части и учитывать ее до конца года.

2.Расходы на закупку товаров, предназначенных для дальнейшей реализации.

Стоимость товаров, которые закуплены для перепродажи, нельзя учесть сразу после оплаты, их надо еще реализовать. Это, конечно, сильно затрудняет расчет единого налога, особенно для оптовой торговли.

3.Расходы на приобретение сырья и материалов.

Учесть эти затраты можно при соблюдении двух условий: оплаты и поступления от поставщика. Расходы при этом учитываются по более поздней дате выполнения одного из условий.

Какие расходы нельзя признать

Несмотря на то, что перечень принимаемых затрат, поименованный в ст. 346.16, включает все основные издержки, которые возникают при ведении предпринимательской деятельности, некоторые платежи принять к учету будет нельзя:

• представительские расходы, которые имеет право принимать к учету налогоплательщик на ОСН, упрощенщик учесть не сможет;
• суммы авансов, перечисленных поставщикам за товары, работы и услуги, которые будут получены в будущем. Эти платежи можно будет учесть только после поступления товаров, работ и услуг;
• НДС, который плательщик УСН выделил в счетах-фактурах, выставленных покупателям, и уплатил в бюджет;
• сам упрощенный налог.

Минфин в своих разъяснениях подчеркивает, что перечень принимаемых затрат при УСН является закрытым. Иные затраты учесть не получится (Письмо от 23.03.2017 № 03-11-11/16982).

Правовые документы

• Налоговый кодекс Статья 346.26
• Статья 346.17 НК РФ. Порядок признания доходов и расходов
• Статья 346.16 НК РФ. Порядок определения расходов
• Статья 346.17 НК РФ. Порядок признания доходов и расходов
• Статья 264 НК РФ. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

Похожие записи:

• Чек-лист: все сроки сдачи отчетности и уплаты налогов и взносов в 2023 году
• Единое пособие с 1 января 2023 года в Москве
• Почему стоит застраховать жильё и как правильно оформить страховку