Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Администратор гостиницы: особенности профессии и образование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Администратор гостиницы объединяет в себе несколько ролей: менеджер, специалист по работе с клиентами, секретарь, управляющий отдела обеспечения. Это напряженная работа, где требуется коммуникабельность, позитивный настрой, стрессоустойчивость, умение проявлять лидерские качества и управлять.
Обучение проходит в специальном разделе сайта. Доступ в систему дистанционного обучения (СДО) слушатели получают после зачисления. Раздел содержит учебные материалы, тесты, задания, электронную зачётную книжку. Теоретическая подготовка включает изучение текстов лекций, учебников, просмотр записей видеолекций (при наличии в данном курсе). Практическая часть представлена заданиями, основанными на профессиональных ситуациях. Общаться с экспертами-практиками, курирующими данный курс, можно на форуме, чатах.
Обратите внимание!
- Больше нет необходимости отправлять бумажные документы почтой;
- Для поступления достаточно прислать скан-копии или фотографии документов, а также осуществить удаленное заключение договора;
- Копии документов должны быть чёткими, разборчивыми, легко читаемыми.
Граждане Российской Федерации предоставляют заявление о приёме на обучение и копии следующих документов:
- Паспорта или документа, удостоверяющего личность;
- Диплома о высшем или среднем профессиональном образовании*;
- При поступлении на основе неоконченного образования – справки об обучении из организации высшего или среднего профессионального образования, в которой обучается студент;
- Документа, подтверждающего факт изменения фамилии, имени или отчества (если необходимо).
Описание профессии администратора гостиницы
Стремительное развитие международной индустрии гостеприимства порождает стабильную потребность в профессиональных администраторах, которые не только умеют консультировать клиентов и выдавать ключи, но и разбираются в тонкостях гостиничного бизнеса.
Знание нескольких языков, качественное образование и опыт работы открывают таким специалистам двери международных пятизвездочных отелей и частных бутик-отелей класса люкс. Они могут работать в любой точке мира, начиная с маленьких европейских городков и заканчивая большими курортами на островах Карибского моря.
Наш учебный центр предлагает несколько вариантов прохождения профобучения:
- курсы администратора гостиницы дистанционно – удаленный формат без отрыва от работы и необходимости выезжать в Симферополь; под кураторством нашего преподавателя слушатель самостоятельно изучает материалы, собранные в удаленном личном кабинете пользователя, и сдает квалификационный экзамен;
- традиционные очные курсы администратор отеля – групповое обучение от 10 человек в классе КРУЦ в Симферополе;
- выездные курсы, когда наш преподаватель проводит очные занятия по администрированию отельного бизнеса для группы сотрудников отдельного объекта гостиничного менеджмента (туристического или бизнес отеля, гостиницы, гостевого дома, туристического комплекса и т.д.).
Курс «Администратор гостиниц» базируется на программе дополнительного образования, разработанной с учетом требований российского законодательства, в том числе профстандарта 33.022 для работников по приему и размещению гостей, утвержденного приказом Минтруда России от 05.09.2017 г. № 659н.
Главной целью подготовки администраторов отелей является формирование профессиональных компетенций, направленных на оказание качественных услуг по приему и размещению гостей в гостиничных комплексах и иных аналогичных средствах размещения.
Профпереподготовка включает в себя изучение ряда тематических разделов программы:
- профильная нормативная база;
- государственное регулирование гостиничного бизнеса;
- основы отельного менеджмента и маркетинга;
- делопроизводство, отчетность;
- нормы и правила гостеприимства при обслуживании в гостиницах и иных средствах размещения;
- бронирование, регистрация, размещение, обслуживание российских и иностранных гостей;
- правила проведения расчетов в наличной и безналичной форме;
- работа специализированных программных комплексов, применяемых в гостиничном бизнесе;
- основы делового и межличностного общения;
- охрана труда;
- основы санитарии, гигиены и охраны здоровья;
- правила безопасности гостей, антитеррористическая безопасность.
Обязанности администратора гостиницы
Начнем с того, что профессия администратора обязывает знать все о работе гостиницы и событиях на ее территории. Он приветствует и регистрирует постояльцев, следит за доставкой багажа в номер, отвечает на все возникающие вопросы не только гостей, но и персонала, осуществляет чек-аут, информирует о дополнительных услугах и доставляет корреспонденцию.
Чем еще занимается администратор гостиницы? Он отвечает за создание домашнего уюта и комфорта всем гостям. Его зона ответственности: бронирование номеров, контроль за уборкой освободившихся комнат, сменой белья и лампочек, надлежащим состоянием бассейнов, баров и ресторанов. По сути, это оперативный управляющий, от работы которого зависит эффективность всего отеля.
Подведем итог, администратор отвечает за:
- бронирование номеров;
- чек-ин, размещение и чек-аут гостей;
- оплату проживания и ведение финансовой отчетности;
- общение с постояльцами и потенциальными клиентами;
- контроль за качеством обслуживания клиентов;
- организацию работы обслуживающего персонала гостиницы;
- разрешение конфликтных и форс-мажорных случаев.
Актуальность профессиональной переподготовки администратора гостиницы
Администратор – это первый человек, «лицо» гостиницы, которого встретит гость, войдя в отель. На человеке данной профессии лежит большая ответственность, ведь первое впечатление о заведении, прежде всего, складывается от общения с ним и от внешнего вида сотрудника. Огромным преимуществом данной профессии является потребность администраторов не только в гостиницах и отелях, а ещё в гостевых квартирах, лагерях, базах отдыха. Большая потребность в курортных городах, но актуальность в других городах также велика. Ещё одним плюсом является достойный доход. Для того, что бы стать востребованным администратором и иметь возможность стать сотрудником в штате комплекса с высокой репутацией, необходимо качественно выполнять свои обязанности, которые необходимо досконально изучить на уроках администратора гостиницы. На курсах слушатели, как очной формы, так и проходящие онлайн обучение администратора гостиницы пройдут такие обязательные пункты, как:
- Введение в основную терминологию администрирования, а также введение в международные черты гостиниц, их классификацию и сертификацию;
- Характеристика служб гостиничного бизнеса;
- Алгоритмизация технического обслуживания клиентов, а также регистрации гостей иностранцев;
- Специфика бронирования гостиничных номеров, правила регистрации и размещения гостей;
- Правила регистрации детских туристических групп;
- Принципы оперативности химчистки и прачечной, а также знакомство со всеми дополнительными услугами, которые может оказывать гостиница;
- Механизмы работы с другими сотрудниками гостиницы;
- Урегулирование вопросов с проблемными гостями и многое другое.
Должностные обязанности
Должностная инструкция администратора гостиницы определяет его обязательства по встрече посетителей, ведению с ними переговоров, размещению их в номерах и обеспечение сервиса.
Администратор координирует работу всех сотрудников и отвечает за слаженность их действий. В его полномочиях давать указания обслуживающему персоналу отеля, консультировать клиентов, расселять их, а также выдавать и забирать ключи от номеров. В обязанности администратора отеля входят:
- бронирование номеров;
- встреча посетителей;
- регистрация, размещение и выписка клиентов;
- взаиморасчеты сторон;
- составление отчетной документации;
- консультирование при личном обращении и по телефону об услугах отеля и о возможности ими воспользоваться;
- контроль качества обслуживания клиентов;
- контроль над клиентами в области соблюдения ими правил проживания в номерах;
- координирование деятельности персонала;
- решение конфликтных ситуаций.
В дополнительные функции администратора гостиницы входит учет свободных и занятых номеров. Специалист должен иметь представление об их состоянии на момент обращения клиента. Он также отвечает за контроль своевременно проведенных уборочных процедур, смену белья и чистку мест общественного пользования.
Общие требования к специалисту
Поскольку администратор считается визитной карточкой компании гостиничного типа, то ее руководитель тщательно подбирает такого специалиста. Основными требованиями, предъявляемые к нему, является наличие образования и опыта работы в гостиничном типе. Полученный диплом по любой специальности свидетельствует об умении учиться и совершенствовать свои личностные качества.
Опыт работы является гарантией, что соискатель ориентируется в должностных обязанностях и имеет представление о нюансах работы. Его наличие сэкономит временные и финансовые затраты работодателя на обучение нового работника. Умение работать с компьютером и знание основных офисных и специализированных узкопрофильных программ, необходимо для оформления документации и составления отчетности по своей работе.
Служба приема и размещения
- Нанимая администратора на работу, помните, он — первое лицо Вашего отеля. В нем важно и обаяние и доброжелательная улыбка, приятные манеры и отсутствие привычки курить (согласитесь, курящий человек дурно пахнет, и это может отпугнуть постояльцев). Для мини-отеля на вакансию администратора лучше нанимать девушку, для крупного отеля — можно и молодого человека.
- Для администратора обязательна форма. Возможен просто черный низ, белый верх – администратор должен выглядеть представительно и вызывать доверие. Если вы не хотите приобретать униформу, внесите в костюм администратора элемент, говорящий о том, что этот человек представляет ваш отель. Это может быть шарфик с вашим логотипом, одинаковые жилетки и т.д.
- Обязателен бейджик с указанием должности и имени – ваш гость должен знать, с кем разговаривает.
- Администратор гостиницы должен быть компетентен во всех вопросах. Знание города – обязательно! Умение порекомендовать гостю ресторан, музей, клуб – важный показатель. Желательно владение иностранными языками, особенно если у Вас специализированный отель или он расположен в центре города, где много иностранных туристов.
- График работы должен четко соблюдаться, переработки запрещены. Внешний вид и свежесть администратора через двое суток непрерывной работы оставляют желать лучшего. Он не сможет адекватно исполнять свои обязанности.
- Администратор обязан соблюдать этикет общения и помнить, что гость всегда прав. Поэтому, принимая на работу администратора, обратите внимание на его общительность и психологическую устойчивость в стрессовой ситуации.
- Администратор – работа не на всю жизнь. Но задача грамотного руководителя — сократить текучку кадров до минимума. Ничто не вызывает у клиента большего доверия, чем администратор, которого он видит, посещая ваш отель во второй и третий раз, тем более если между посещениями прошел приличный срок.
- Постоянно контролируйте персонал, проводите аттестацию и инспекцию. Важно вовремя заметить недобросовестное отношение к работе, пока это не нанесло ущерб вашему имиджу.
Краткая программа дистанционного обучения для администраторов и сотрудников ресепшен:
| Приемная и зона ресепшен как визитные карточки компании | Система 5S и бережливый офис: что должно и не должно находиться в зоне видимости? | Основы клиентского сервиса для сотрудников ресепшен и администраторов. Кто он, профессиональный администратор? |
| Ожидания и потребности клиентов. Эмпатия. Сервисные компетенции сотрудников первой линии | Имидж профессионального администратора. Как управлять впечатлением о себе? | Работа с посетителями и гостями. Офисное гостеприимство |
| Основы подачи напитков и угощения. Ситуация ожидания | Речевой этикет: правила приветствия, представления, прощания | Телефонное общение для администратора. Работа со входящими и исходящими звонками. Как стать мастером телефонной коммуникации? |
| Small talk: правила ведения деловой беседы. Визитные карточки | Скрипты в деятельности администратора | Цифровые коммуникации: как использовать чаты при переписке с клиентом? |
Преимущества и недостатки
Они логичным образом следуют из особенностей профессии.
Итак, среди преимуществ:
- Востребованность профессии в ближайшем и обозримом будущем
- Знание психологии общения и развитие коммуникативных навыков
- Возможность в рабочее время «подтянуть свой английский»
- Вхождение в профессию без специальных и узкопрофильных знаний (некоторые гостиницы принимают и студентов)
- Престижность профессии и «открытие дверей» для работы на более высоких позициях
- Понимание гостиничного бизнеса «изнутри»
Из недостатков:
- Работа «на ногах» в течение смены (смена по 8-12 часов)
- Напряженность труда, особенно в высокий сезон
- Относительно низкая зарплата, не соответствующая эмоциональной и физической нагрузке (по Москве 30-40 тысяч рублей)
- Ответственность не только за свои действия, но и за действия сотрудников, находящихся в подчинении.
- Постоянное решение мелких и больших проблем недовольных гостей
«Тот, кто умеет жаловаться правильно, всегда добивается своего.
И хотя о большинстве возникших проблем принято напрямую, лично или по телефону сообщать администратору гостиницы, помните, что не он является причиной ваших жалоб и недовольства. Кратко изложите суть вопроса, предложите собственное решение, если оно у вас есть, и вежливо спросите, к кому вам следует обратиться за помощью: менеджеру, горничной и др. В таком случае ваша проблема уладится в мгновение ока».
(Джейкоб Томски «Головы в кроватях»).
Преимущества профессии администратора
\r
\r Начавшееся в середине 20 века активное развитие рыночной экономики не прекратилось и по сей день. А это значит, что компании и организации как никогда ранее будут нуждаться в хороших управленцах, а востребованность специалистов в сфере администрирования с каждым днем будет только возрастать. И это является основным преимуществом профессии администратора.\r
\r
\r К достоинствам этой профессии также можно отнести тот факт, что большая часть рабочего времени (около 70%) используется специалистом для прямого взаимодействия с людьми. А это способствует развитию коммуникативных навыков, которые помогают специалистам не только в профессиональной деятельности, но и в личной жизни. Ведь не зря говорят, что люди с \»хорошо подвешенным языком\» никогда не пропадут\», поскольку их \»язык и до Киева доведет\».\r
\r
\r Преимуществом можно считать и универсальность профессии. Профессиональные обязанности всех администраторов в основе своей схожи, и при необходимости специалист может относительно легко сменить сферу деятельности. Например, администратор гостиницы может быстро освоить премудрости ресторанного бизнеса и получить должность администратора ресторана или кафе. Правда для этого ему придется пройти обучение на специальных курсах, чтобы досконально изучить особенности обслуживания гостей заведений общественного питания.\r
\r
Во времена, когда понятие гостиничных комплексов и отелей не существовало, а подобные заведения именовались постоялыми дворами, функции администраторов выполняли их хозяева. Они устанавливали свои порядки, встречали гостей и осуществляли полный контроль их обслуживания, а в некоторых ситуациях осуществляли его самостоятельно.
В настоящее время с развитием туристического бизнеса, увеличилось количество отелей и хостелов. Их основателям сложно в одиночку охватить все сферы деятельности, к тому же современные тенденции бизнеса диктуют успешность предпринимательства только при успешном делегировании своих обязательств. Это обуславливает необходимость применения труда наемных рабочих для обслуживания посетителей. Администратор отеля в данной схеме занимает руководящую должность, поскольку в его компетенции осуществление всех хозяйственных операции.
Преимущества и недостатки
Должностные обязанности администратора гостиницы формируют положительные и отрицательные стороны профессии, которые должен учитывать соискатель работы или человек, планирующий обучаться в этой сфере.
Преимущественные стороны определяют:
- востребованность профессии;
- необходимость саморазвития в области психологии для обеспечения бесконфликтного общения с людьми;
- формирование навыков коммуникабельности;
- высокий уровень оплаты труда;
- возможность работы без специальных и узкопрофильных знаний.
Заработная плата администратора
Заработная плата администратора зависит, прежде всего, от региона, в котором находится гостиница, от ее престижности и качества предоставляемого клиентам сервиса. Заработная плата конкретного сотрудника определяется уровнем его личного профессионализма, качества его работы и количества отработанного времени за конкретный месяц. В среднем стране, она составляет сейчас примерно около 30 тысяч рублей.
Во многих гостиницах предусмотрены различные доплаты в виде премий, поощрительных бонусов, предоставления бесплатных полезных услуг, например, оплаты питания, услуг телефонии, выдаются абонементы для посещения спортзалов и культурных мероприятий.
Как и в любом другом бизнесе, чем лучше проявляет себя сотрудник тем, выше его персональная заработная плата, но все же определяющим моментом в этой отрасли является уровень «звезд» отеля и общий уровень сервиса данной гостиничной сети.
Общая информация о профессии
Также как театр начинается с вешалки, в большинстве случаев (по крайней мере, в настоящее время) знакомство гостей с отелем в формате «офлайн» начинается с администратора. Администратор на ресепшн встречает прибывающих гостей, и по его внешнему виду и манере держаться у прибывших складывается первое впечатление о гостинице, ее уровне и сервисе.
Главное, что видят гости в администраторе – приветливость, профессионализм, готовность в любое время помочь постояльцам отеля (подобрать другой номер, заказать такси и др). Однако за этим фасадом находится не менее важная функция: координирование всей работы отеля. В частности, администратор гостиницы отвечает за синхронность действий различных служб отеля, выдает и забирает ключи от номеров, решает конфликтные ситуации и др).
Профессия администратора не просто достаточно престижна, она в ближайшем будущем не исчезнет. Эта фраза звучала бы достаточно иронично, если бы в последние годы в связи с развитием компьютерных технологий и робототехники не появилась возможность заменить человека во многих областях. «Списки» исчезающих профессий обновляются и расширяются, причем наиболее широкий перечень в странах с развитыми технологиями. Так, среди исчезающих «видов» — водители, турагенты, фермеры, сотрудники печатных СМИ, кассиры, рабочие на предприятиях и на стройке, диспетчеры, профессиональные военные и др. Ожидается, что в ближайшие 20 лет эти функции будут практически полностью автоматизированы.