Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужны при приеме на работу?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ
В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
- СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
- документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
- документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
- справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
- справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.
Порядок приёма работника — основные этапы
Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
- провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
- запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
- убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
- получить заявление о приёме на работу от претендента;
- предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
- ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
- заключить трудовой договор;
- издать приказ о приёме на работу;
- отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
- при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.
Комментарий к ст. 65 ТК РФ
1. Часть 1 ст. 65 предусматривает конкретный перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу.
Прежде всего, это документ, удостоверяющий личность. Основным таким документом является паспорт. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).
2. При приеме на работу, если речь не идет о работе по совместительству или о заключении трудового договора впервые, работник представляет также трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
В соответствии с ч. 5 комментируемой статьи в том случае, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Так как закон не связывает обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку лицу, у которого она отсутствует, с какой-либо конкретной причиной ее отсутствия, следует полагать, что такая обязанность возникает независимо от причины, по которой у работника трудовая книжка отсутствует. Работодатель обязан также оформлять трудовые книжки лицам, поступающим на работу впервые (см. коммент. к ст. 66).
3. Помимо документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки, работник представляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство — это документ, подтверждающий регистрацию работника в системе Пенсионного фонда РФ. В нем указан страховой номер, т.е. постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом РФ лицевому счету работника. Если лицо поступило на работу впервые, страховое свидетельство оформляется работодателем. Страховое свидетельство выдается работнику на руки и хранится у него.
4. Лица военнообязанные, а также подлежащие призыву на военную службу, предъявляют документы воинского учета.
5. Если работа, для выполнения которой заключается трудовой договор, требует специальных знаний (подготовки), работник обязан предъявить соответствующий документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, например диплом врача, удостоверение водителя автомашины. Прием на работу без такого документа не допускается.
6. При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, работник обязан представить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Такая справка выдается в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел. В настоящее время порядок выдачи таких справок установлен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утв. МВД России от 07.11.2011 N 1121.
7. В необходимых случаях и с учетом специфики выполняемой работы работодатель вправе потребовать от поступающего дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Например, Законом о государственной гражданской службе установлено, что при поступлении на гражданскую службу гражданин предъявляет, помимо указанных документов, свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ, а также сведения о доходах, об имуществе, обязательствах имущественного характера (ч. 2 ст. 26).
Следует подчеркнуть, что в ч. 2 ст. 65 речь идет о нормативных правовых актах только федерального уровня и их перечень ограничен: федеральные законы, указы Президента РФ или постановления Правительства РФ. В связи с этим не могут быть установлены требования о дополнительных документах при приеме на работу, например, законом субъекта РФ или постановлением (приказом) министерства (пусть даже федерального уровня).
8. Не допускается сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а также сведений, касающихся частной жизни работника, т.к. это нарушает закрепленное в ст. 23 Конституции РФ право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
Указанные запреты призваны способствовать соблюдению принципа равноправия при поступлении на работу, недопущению дискриминации в сфере трудовых отношений.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Шаг 2 — Получение от работника документов при трудоустройстве
По ст. 65 ТК для трудоустройства работника и оформления с ним трудового договора нужны такие документы:
- оригинал паспорта или другого документа удостоверения личности;
- СНИЛС, в т.ч. в электронной форме;
- трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (исключение — это первая работа). При первичном трудоустройстве бумажную трудовую книжку не оформляют. Если сотрудник выбрал ведение электронной трудовой, то он представляет новому работодателю данные о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. При необходимости работодатель переносит указанную информацию в свою кадровую учетную систему;
- документы по воинскому учету (военный билет, справку, приписное свидетельство — для военнообязанных);
- документ об образовании или квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует спецзнаний и спецподготовки;
- справка о наличии (отсутствии) судимости — предоставляется по необходимости. С 01.03.2023 г. будет действовать Закон от 11.06.2022 г. № 155-ФЗ, согласно которому будет запрещено привлекать к пассажирским перевозкам лиц с судимостью по некоторым статьям, а также водителей, преследуемых за некоторые преступления.
Документы, необходимые при приеме на работу, помимо указанных в ТК РФ
Часто работодатели просят предъявить более полный перечень документов при приеме на работу. В него входят:
- заявление о приеме на работу,
- фотографии;
- ИНН;
- характеристики и рекомендации с прошлых мест работы;
- справка по форме 2-НДФЛ;
- свидетельства о заключении брака и рождении детей.
Данное обстоятельство определяется тем, что прием на работу является длительной процедурой и может включать несколько этапов, начиная с собеседования и заканчивая заключением трудового договора.
Безусловно, работник вправе отказаться от предоставления указанных документов (ведь отказать в заключении трудового договора работодатель на данном этапе не может) либо вообще умолчать об их наличии. Однако предоставление подобных документов связано с дальнейшей реализацией обязанностей работодателя перед работником и третьими лицами, а иногда и с улучшением условий труда, повышением доходов работника.
Например:
- наличие свидетельств о рождении детей дает возможность оформления соответствующих налоговых вычетов;
- справка по форме 2-НДФЛ позволяет рассчитать размер среднемесячного заработка работника в случае его командировки и выплаты заработной платы;
- справка о размере доходов за последние 2 года необходима для начисления пособий.
Документы для трудоустройства несовершеннолетних
При устройстве на работу соискатель младше 18 лет по ст. 63, 65 ТК предоставляет в кадровую службу такие документы:
- паспорт (свидетельство о рождении);
- трудовую книжку;
- СНИЛС (при наличии, если СНИЛСа нет, его должен будет оформить работодатель);
- документы воинского учета;
- аттестат (при наличии),
- акты о присвоенной квалификации, наличии специальных познаний, навыков – когда работодатель требует, чтобы они были у претендента,
- согласие законных представителей и органов опеки (для лиц до 14-15 лет),
- медзаключение о соответствии по здоровью будущим условиям работы (несовершеннолетние в обязательном порядке проходят предварительный медосмотр).
Это интересно и полезно! Обстоятельства, расширяющие перечень документов для устройства на работу
Не всегда трудоустройство происходит в штатном режиме, и отличается особыми условиями. Попробуем разобраться в том, какие документы нужны для официального трудоустройства в тех случаях, которые выходят за рамки стандарта.
Если в состав компании, в которую вы трудоустраиваетесь, входят филиалы и отделения, расположенные за рубежом, а вакансия, на которую претендует соискатель, открыта в одном из этих отделений, кандидат может при оформлении предоставить работодателю вместо внутреннего паспорта – загранпаспорт.
Если соискатель, имевший ранее трудовой стаж, оформляется на работу, не имея на руках трудовой книжки, и объясняет ее отсутствие утерей, работодатель имеет право запросить у претендента справку из Стола находок ГУ МВД, подтверждающую факт подачи заявления об утере или краже. В данной ситуации справка входит в обязательный перечень документов при приеме на работу, и соискатель не может отказать работодателю в выполнении его требований, поскольку данная справка является:
- документальным подтверждением указанной соискателем причины отсутствия основного документа;
- основанием для выписки новой трудовой книжки, если с соискателем будет заключен трудовой договор.
Какие еще документы вправе потребовать работодатель при приеме гражданина на работу
Перечисленные в предыдущем разделе документы необходимы при трудоустройстве даже тем, кто будет занят неквалифицированным и не требующим большой ответственности трудом. Однако есть сферы деятельности, которые требуют определенных знаний и умений, психологической устойчивости, физической подготовки и так далее. Ведь нельзя же допустить, чтобы больных оперировал человек, учившийся не на хирурга, а на инженера, а воспитателем работала дама, стоящая на учете в психоневрологическом диспансере.
Поэтому закон устанавливает еще ряд документов, которые работодатель не только может, но и должен у вас спросить при приеме на работу, имеющую определенную специфику.
Документы об образовании и/или квалификации необходимы для работы по специальности, когда труд требует каких-либо специальных знаний, умений и навыков, определенного уровня мастерства.
Для поступления на государственную или муниципальную службу, в силовые структуры, на охранные предприятия и в некоторые другие организации необходимо предъявить медицинскую справку установленной формы об отсутствии противопоказаний к осуществлению соответствующей деятельности. Такую справку могут потребовать и от тех, кто устраивается на работу водителем.
Устраиваясь на работу в детское учреждение, кафе или продовольственный магазин, будьте готовы к тому, что от вас потребуют оформления медицинской книжки. Это не каприз работодателя, а требование закона.
В некоторых случаях для трудоустройства придется заглянуть в полицию за справкой об отсутствия судимости.
Документы при приеме на работу: какие нужны по ТК РФ — список на 2021 год
- Список документов, которые будущий сотрудник обязан предоставить для приема на работу, определен в статье 65 Трудового кодекса РФ.
- В данном случае обязательность означает правомерность отказа в оформлении при их отсутствии.
- Какие бумаги может запросить работодатель у работника при принятии того в штат организации?
- Все документы, которые могут потребоваться для оформления трудоустройства можно разделить на обязательные, которые должен предоставить каждый устраивающийся на работу человек, независимо от должности, типа компании, возраста и других отличительных признаков.
- Также существует дополнительный перечень бумаг, необходимых для оформления сотрудников на работу.
Дополнительно могут потребоваться ряд бланков от иностранных граждан, несовершеннолетних лиц, работников некоторых должностей.
Самые важные документы
В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:
- паспорт гражданина России;
- свидетельство обязательного пенсионного страхования (если данный гражданин впервые устраивается на работу, то его обязан оформить наниматель);
- диплом или свидетельство о необходимом образовании, квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний;
- обязательным является предоставление трудовой книжки. Но если трудового стажа нет, то этот документ заводится на данном предприятии. Если работать придется по совместительству, то его не требуют. Если по каким-то причинам у человека, который устраивается на работу, нет трудовой, например, она утеряна, то необходимо предоставить заявление, в котором следует подробно указать причину, по которой она отсутствует. Работодатель выдаст новый документ;
- справка, которая отрицает судимость или преследование по поводу уголовной ответственности, ведь есть должности, при которых это недопустимо;
- для лиц призывного возраста или военнообязанных необходима справка из военкомата или военный билет.
Обязательные документы
Как уже упоминалось выше, список обязательных документов, которые должен предъявлять каждый трудоустраивающийся на работу, приведён в ст. 65 ТК РФ. Также существует список дополнительных документов, без которых трудоустройство невозможно, хотя они и не прописаны в ТК РФ.
К таковым можно отнести:
- Заявление.
Трудоустройство в России носит добровольный и заявительный характер. Поэтому соискатель выражает свою волю и просьбу принять его на работу в конкретное учреждение в заявлении. Оно пишется в свободной форме на обычном листе или на фирменном бланке предприятия. В любом случае, заявление о приёме на работу должно содержать в себе сведения и работодателе, и о самом соискателе с указанием должности, на которую он желает трудоустроиться. Заявление будет подшито в личное дело сотрудника, которое заведёт работодатель (а точнее, кадровая служба), когда этот соискатель будет официально трудоустроен. - Фотография.
Она требуется для правильного оформления личного дела сотрудника, а также для личной карточки работника по форме Т-2. Если на предприятии пропускной режим, то фотография также нужна и для оформления пропуска. Как правило, требуется 3 штуки фотографии, размером 3 * 4, цветные или чёрно-белые. Это роли не играет! - Справка о доходах с предыдущего места работы по форме 2-НДФЛ.
Этот документ необходим в том случае, если соискатель меняет работу. Справка нужна для того, чтобы бухгалтер смог правильно рассчитать пособие по листку нетрудоспособности. Если такой справки не будет, то расчёт будет производиться с нуля, как будто сотрудник нигде до этого не работал. А это довольно маленькая сумма, особенно, если стаж работы уже довольно длительный. Суммы, указанные в справке, будут также учитываться при расчёте. Также такая справка нужна, если новый работник получает имущественный вычет и ещё не полностью израсходовал сумму дохода для его предоставления. - Характеристика с последнего места работы.
Эта бумага, особенно, если она составлена в положительном ключе, повышает шансы соискателя на трудоустройство по новому месту работы. Этот документ актуален в том случае, если соискатель меняет место работы. - Если новый сотрудник не проживает в регионе трудоустройства, от него могут потребовать временную регистрацию;
- Документы о семейном положении и наличии у соискателя детей.
Эти документы необходимы для оформления этому сотруднику социальных вычетов на детей и жену. Кроме того, некоторые работодатели предоставляют семейным дополнительные льготы. Например, если сотрудник является многодетным отцом, он может оформить ежегодный отпуск в любое удобное для него время года. Но копия его свидетельства многодетного отца должна быть подшита в его личное дело.
Есть ещё и дополнительные документы, которые могут потребоваться только при трудоустройстве на некоторые вакансии — это:
- Медицинская книжка.
Она нужна работникам торговли, дошкольных и школьных учреждений, других специальностей. Она должна быть оформлена в медицинском учреждении, которое имеет соответствующую лицензию на оказание таких услуг. - Справка из МВД о том, что данный соискатель не имеет судимостей.
Такая справка нужна педагогическим работникам, соискателям на государственную или муниципальную службу, а также на некоторые должности. - Патент или разрешение на работу.
Эти документы нужны иностранным гражданам стран бывшего СНГ.
Все эти документы соискатель должен иметь при себе. Проще всего тому, кто трудоустраивается впервые. Ему не нужно собирать такой пакет документов. Ему будет нужно только паспорт и документ об образовании, если того требует вакансия. Другие документы будут оформляться работодателем.
Если работник устраивается на муниципальную службу, то он также должен предоставить:
- cведения о своих доходах за год, который предшествует году оформления на должность;
- cведения о своих постоянных расходах;
- cведения об имеющемся в собственности имуществе.
Документы для работы в муниципальной службе
- О расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Конечно же, имеются в виду крупные расходы, а не поход за продуктами. Если у работника есть, к примеру, собственный бизнес, то запросто могут потребовать документы на его ведение.
- Сведения о супруге работника и его несовершеннолетних детях: свидетельство о браке, о рождении детей, паспорт супруги/супруга, информация о месте работы мужа/жены.
- О доходах за год, предшествующий поступлению на работу: справка о доходах за прошедший год выдаётся работодателем или уполномоченным отделом кадров до 1 апреля нового года.
Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные — Институт Профессионального Кадровика
Патент или разрешение на работу на территории РФ. Для временно пребывающих в России иностранцев и лиц без гражданства.
Принять на работу иностранного гражданина без дополнительных документов можно только при наличии у него действующего вида на жительство или разрешения на временное проживание.
Временно пребывающему в России безвизовому иностранцу для трудоустройства понадобится патент, а въехавшему по визе — разрешение на работу.
Личная медицинская книжка.
Оформляется при приеме на работу, связанную с транспортировкой, производством, хранением и реализацией питьевой воды, лекарств и продуктов питания; бытовым обслуживанием населения; воспитанием и обучением детей.
Для получения этого документа работник должен пройти диспансеризацию, сдать ряд анализов, пройти флюорографию, а иногда — еще и курс гигиены (санитарный минимум).
Справка о пройденном медицинском обследовании или психиатрическом освидетельствовании. Требовать, чтобы работник прошел предварительный медосмотр или освидетельствование, можно при приеме на должность с вредными или опасными условиями труда, в ведомственную охрану, на предприятия пищевой промышленности.
В отраслевых документах, регламентирующих деятельность парикмахерских, салонов красоты и косметологических кабинетов, профессиональных спортивных организаций, сферы общественного питания и отдельных видов транспорта тоже есть этот пункт.
Без предварительного медосмотра нельзя принимать на работу несовершеннолетних, без психиатрического освидетельствования — персонал на должности, связанные с ношением и применением огнестрельного оружия, подземными или высотными работами, физическими перегрузками, взаимодействием с вредными веществами.
| Важно Организовать и оплатить медосмотр должен работодатель, а не работник. |
Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования. Закон запрещает судимым или попавшим под уголовное преследование работникам занимать определенные должности — например, работать педагогами в школах, интернатах, спортивных секциях и прочих воспитательных и учебных учреждениях для детей, в прокуратуре и службе судебных приставов, на таможне.
Справка о том, что работник не подвергался административному наказанию за потребление наркотических или психотропных средств. Нужна при устройстве на морские суда и суда внутреннего плавания, в частную охрану, в подразделения транспортной и авиационной безопасности, на работу, непосредственно связанную с движением поездов, и некоторые другие ответственные должности.
Документы о прохождении профессионального отбора. Этот этап проходят все кандидаты на должности, связанные с движением транспортных средств: пилоты авиации, водители автомобильного транспорта, машинисты (ст. 328 ТК РФ).