Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обновлен порядок выставления и получения электронных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.
В каких случаях счёт-фактура не нужна
Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:
- сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
- предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
- юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).
Частые ошибки в счёте-фактуре
Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.
Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.
Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.
Следствие: НДС не возместят.
Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.
Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.
Ошибка: неверное исчисление НДС.
Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.
Порядок заполнения по строкам
Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:
-
Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.
-
Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.
-
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».
-
Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.
-
Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
-
Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.
-
Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.
-
Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.
-
Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.
-
Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.
-
Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.
-
РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.
В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.
Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.
Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.
Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.
Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.
Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.
Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.
Образец заполнения счета-фактуры на услуги
Для оформления следует применять бланк из Постановления №1137 от 26.12.11.
В целом, порядок заполнения полей счета-фактуры на оказанные услуги аналогичен случаю отгрузки товаров, однако имеются свои особенности в оформлении отдельных строк и граф.
Заполнение строк с/ф на услуги
| Номер строки | Заполняемые сведения |
| 1 | Номер и дата.
Номер должен соответствовать текущей нумерации, которую компания может разработать самостоятельно для своего удобства. Обычно нумерация сквозная по порядку с начала года, квартала или месяца в зависимости от числа оформляемых документов. Цифровой номер может дополняться буквенными обозначения или знаками. Дата – день выписки документа, должна попадать в срок, отведенный для передачи с/ф на услуги (5 дн. с даты подписания акта или 5 дн. с момента окончания месяца или квартала оказания услуги, если акт не подписывается). |
| 1а | Номер и дата исправления.
Строка оформляется при незначительной корректировке исходного с/ф с ошибками. Номер – соответствует порядковому номеру внесения исправлений. Дата – фактический день их внесения. |
| 2, 2а, 2б | Реквизиты исполнителя услуг, включающие:
|
| 3 | Реквизиты грузоотправителя.
Правила заполнения позволяют исполнителю услуг не заполнять поле, поставив в нем прочерк. Однако, по мнению налогового органа, если исполнитель пропишет в данном поле сведения о грузоотправителе, это не будет нарушением. |
| 4 | Реквизиты грузополучателя.
В отношении оказанных услуг поле также не заполняется. |
| 5 | Данные о платежном документе, подтверждающем оплату. Данное поле заполняется только при оплате услуг авансом, после получения которого в пятидневный срок нужно передать с/ф заказчику. |
| 6, 6а, 6б | Реквизиты заказчика, включающие:
Заполнение полей проводится аналогично 2, 2а и 2б. |
| 7 | Валюта, в которой совершается платеж – наименование и код по соответствующему классификатору. Например, российскому рублю соответствует код 643. Если цена в у.е., а платеж выполняется в российских рублях, то указывается валюта платежа. |
Заполнение таблицы СФ
Порядок оформления бланка счета-фактуры определен в Приложении 1 к вышеназванному Постановлению Правительства. В таблице СФ необходимо правильно вписать соответствующие сведения в следующие графы:
- Название товара, описание услуги или работы согласно договору, акту или накладной. Графу 1а заполняют при наличии кода вида товара.
- Код единицы измерения (ЕИ) по Общероссийскому классификатору ЕИ. В графе 2а указывают условное обозначение данной единицы в РФ. Когда предусмотренная договором ЕИ отсутствует в ОКЕИ, а также при предоставлении услуг и производстве работ в этих графах ставят прочерк. Равно как и при лизинге оборудования или аренде помещений.
- Количество товаров, объем услуг или работ.
- Цену или тариф за ЕИ без учета налога на добавленную стоимость.
- Стоимость поставленного по счету товара, оказанной услуги, произведенной работы без НДС.
- При продаже подакцизного товара — сумму акцизного сбора. В ином случае пишут «без акциза».
- Налоговую ставку, которая может быть равна 0, 10, 18 процентов или 10/110, 18/118. Когда налог на добавленную стоимость не уплачивается, нужно писать не «0%», а «без НДС».
- Сумму НДС в рублях и копейках, без округления.
- Стоимость товара с учетом налога на добавленную стоимость.
- Цифровой код государства, где произведен товар. Только для импорта. Его краткое обозначение по ОКСМ вносят в графу 10а. Для товара отечественного производства — прочерк.
- Аналогично предыдущему пункту, при ввозе товара из-за рубежа — номер таможенной декларации. Дистрибьютор вносит данные из счета-фактуры производителя. Если товар приобретен у поставщика, в СФ которого таких сведений не указано — прочерк.
В нижней строке таблицы заполняют три ячейки:
- сумму стоимости всех поставленных товаров без НДС;
- сумму НДС по всему перечню поставленного;
- итоговую сумму стоимости поставки по данному счету-фактуре с учетом НДС.
Заполнение бумажного счета-фактуры (а он может быть и электронным) разрешается в любой форме: только рукописно, только на компьютере или сочетанием этих способов. Подписывают документ глава компании (ИП) и главбух организации. А также лица, имеющие на это право по доверенности и/или приказу руководства.
Заполнение счета-фактуры по факту оказанных услуг
Полный перечень реквизитов счета фактуры, приведенный в п. 5 ст. 169 НК РФ, предполагает, что в этом документе должны быть указаны:
- порядковый номер, а также дата формирования;
- названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
- названия грузоотправителя и грузополучателя, их адреса;
- номер документа, которым осуществлена предоплата (если таковая производилась);
- перечень проданного, его общее количество (либо объем);
- валюта, использованная при составлении;
- идентификатор госконтракта;
- единица измерения объема проданного (когда это возможно), а также ее цена без НДС;
- общая стоимость проданного без НДС;
- величина акциза (если таковой начисляется);
- применяемая ставка НДС;
- сумма НДС, исчисленная по указанной ставке;
- суммарная стоимость проданного с учетом НДС;
- в случае импорта товара из-за рубежа — государство происхождения изделия, номер декларации, выписанной на таможне;
- код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
Специфика оформления счетов-фактур по услугам заключается в том, что часть этих реквизитов либо не заполняется вообще, либо допускает некоторые отступления от общих правил, т. е.:
- Не нужно приводить наименования фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо изделий (подп. «е», «ж», п. 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
- Когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующих графах нужно ставить прочерки. Если единица все же определяется, ее наименование должно быть взято из классификатора ОК 015-94 (МК 002-97).
- Акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза».
- Данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставим прочерки).
Наименование услуги, фигурирующее в счете-фактуре, должно соответствовать указанному в договоре на ее оказание (письмо Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-09/22).
Образец заполнения счета-фактуры на услуги в 2020-2021 годах можно скачать на нашем сайте.
Заполнение счета-фактуры по факту оказанных услуг
Полный перечень реквизитов счета фактуры, приведенный в п. 5 ст. 169 НК РФ, предполагает, что в этом документе должны быть указаны:
- порядковый номер, а также дата формирования;
- названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
- названия грузоотправителя и грузополучателя, их адреса;
- номер документа, которым осуществлена предоплата (если таковая производилась);
- перечень проданного, его общее количество (либо объем);
- валюта, использованная при составлении;
- идентификатор госконтракта;
- единица измерения объема проданного (когда это возможно), а также ее цена без НДС;
- общая стоимость проданного без НДС;
- величина акциза (если таковой начисляется);
- применяемая ставка НДС;
- сумма НДС, исчисленная по указанной ставке;
- суммарная стоимость проданного с учетом НДС;
- в случае импорта товара из-за рубежа — государство происхождения изделия, номер декларации, выписанной на таможне;
- код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
См. также: .
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В 2019 году для электронных счетов-фактур нужно обновить формат.
Специфика оформления счетов-фактур по услугам заключается в том, что часть этих реквизитов либо не заполняется вообще, либо допускает некоторые отступления от общих правил, т. е.:
- Не нужно приводить наименования фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо изделий (подп. «е», «ж», п. 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
- Когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующих графах нужно ставить прочерки. Если единица все же определяется, ее наименование должно быть взято из классификатора ОК 015-94 (МК 002-97).
- Акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза».
- Данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставим прочерки).
Наименование услуги, фигурирующее в счете-фактуре, должно соответствовать указанному в договоре на ее оказание (письмо Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-09/22).
Образец заполнения счета-фактуры на услуги в 2019-2020 годах можно скачать на нашем сайте.
Зачем нужен счёт-фактура
Счёт-фактура (СФ) считается бухгалтерским документом, эксперты утверждают, что для налогового учёта его можно рассматривать как первичный документ, а для бухгалтерии — нет, поскольку он составляется на основе других документов. Оформляется СФ на каждую операцию, по нему покупатель получает поставленный продавцом товар или услугу. Если получена предоплата, то выписывается СФ на сумму авансового платежа.
Документ широко используется налогоплательщиками: по нему покупатель претендует на налоговые вычеты в сумму НДС, уплаченной при расчёте за товар. Оформляя его, продавец подтверждает право покупателя на получение указанных вычетов.
Но не только продавцы и покупатели используют СФ, также его применяют посредники, комиссионеры или агенты. Оформляют СФ экспедиторы, застройщики.
Счёт-фактура не всегда необходим. Вот случаи, когда его не используют:
- Продавец и покупатель не уплачивают НДС (специальные режимы налогообложения или ст. 145 НК РФ).
- Продавец поставляет товар своему сотруднику безвозмездно.
- Покупатель является физическим лицом и приобретает товары для последующей продажи.
- Сделка не облагается НДС (ст. 149 НК РФ).
Общие правила составления счетов-фактур
Счет-фактура относится к категории важных документов по нескольким причинам. Когда нам необходимо начислить сумму НДС в бюджет, мы действуем по определенной схеме. Сначала НДС необходимо начислить, потом принять к вычету сумму НДС, а затем, если возникают некоторые обстоятельства, сумму НДС нужно восстановить. И на всех этих стадиях первым документом фигурирует счет-фактура. От того, как мы его составим, зависит каждый показатель в нашей формуле, потому что в конечном итоге он находит отражение в налоговой декларации.
Сначала счет-фактура (если речь идет об НДС начисленном) регистрируется в книге продаж и далее переносится в раздел 9 декларации. Одна ошибка в счете фактуре — и вы неправильно начисляете НДС. Далее нужно вычесть сумму НДС, которая принимается к вычету, опять же по счету-фактуре. Дальше счет-фактуру, как правило, регистрируют в книге покупок, а затем данные переносятся в раздел 8 декларации. Это значит, что в случае допущения какой-либо ошибки в счете-фактуре вы неправильно применяете вычет. Если вы увеличиваете сумму вычета, то возможны штрафные санкции.
Составляя счет-фактуру, компания обязана произвести расчет НДС. Так, если бумага составляется из-за продажи или отгрузки какого-либо товара, организация должна указать сумму налога в графе 8.
Расчет количества отчислений в пользу государства осуществляется по следующей формуле:
Налоговая база * действующая налоговая ставка
В графе 5 указывается стоимость всего товара без учета НДС, а графа 7 предназначена для фиксации действующей ставки.
Если счет-фактура выставляется на аванс, правила расчета показателя не меняются.
Для определения величины налога применяется следующая формула:
Величина полученного аванса * Действующая ставка по НДС
Следует помнить, что сумма НДС при расчете будет равна.
Он представлен документом, который формируется на основании нескольких первичных бумаг, а не только на основании одной докладной или иной документации. Нередко для составления этого документа используется несколько счетов-фактур. Регулируются правила формирования бумаги следующими нормативными актами:
- Ст. 158 НК. В ней говорится о том, что сводные счета-фактуры составляются при продаже предприятия в качестве имущественного комплекса. Поэтому выделяются разные виды имущества отдельными позициями. Разделяется дебиторская задолженность, цена акций и иные активы.
- ПП №1137. В этом постановлении содержатся правила заполнения счетов-фактур. Здесь перечисляются основные требования, предъявляемые к документации, а также указываются ситуации, при которых необходимо их выставлять.
- Разъяснения ФНС и Минфина. Они публикуются довольно часто, а также с их помощью можно найти ответы на многочисленные вопросы, касающиеся формирования и выставления счетов-фактур в разных ситуациях. Описываются правила использования документации при долевом строительстве домов или при совершении агентских сделок.
Когда выписывается счет-фактура? Сроки и требования
Срок выписывания счет-фактуры – это 5 КАЛЕНДАРНЫХ дней, отсчитывающихся с момента:
- получения субъектом полного или частичного аванса;
- отгрузки товара;
- передачи имущества или имущественных прав.
Обратите внимание, что день отгрузки товара считается! В письме от 13.08.2014 № 03-07-15/40302 Минфин затронул вопрос сроков и указал основные моменты.
Что будет, если не успеете выставить СФ в установленные временные отрезки? Можно ли в таком случае организации воспользоваться правом на вычет? Официальная позиция властей представлена в п. 2 и пп. 1 п. 5 статьи 169 НК РФ (и дублируется в письмах Минфина).
Но бухгалтеры советуют выставлять СФ «с просрочкой» и пользоваться правом на вычет по НДС. Причина в том, что НК не устанавливает конкретную зависимость между соблюдением сроков и вычетом по налогу.
На практике с «просрочками» по СФ могут возникнуть проблемы из-за «стыка налоговых периодов». Это ситуация, когда нужно было выставить документ, к примеру, в 4-м квартале (до 31 декабря), но это делают в начале января, т.е. переносят на 1-й квартал. Результат – ответственность по ст. 120 НК. Наступает за грубое нарушение правил учета. Санкция зависит от тяжести содеянного:
- до 10 000 рублей штрафа – при обнаруженном первом нарушении;
- не более 30 000 руб. – при нарушениях, допущенных в 2, 3, 4 и более налоговых периодах;
- 20% от суммы неуплаченного субъектом налога (но минимум 40 000 р.) – те же деяния, повлекшие занижение НБ.