Инструкция: как отменить запись в трудовой книжке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как отменить запись в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Ошибки в разделе «Сведения о работе»

Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).

Как исправить:

• Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».

• Следующим предложением написать верный вариант.

• В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления).

Правила внесения изменений

Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:

• в разделе III постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
• в п. 2.3 и 2.4 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.

Что исправляем	Как исправляем	Пункт инструкции
Изменение сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения	Производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Делается ссылка на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки размещаются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.	П. 2.3 инструкции
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) о полученных образовании, профессии, специальности	Имеющиеся данные дополняются через запятую, без зачеркивания ранее внесенных. Ссылка — на внутренней стороне обложки.	П. 2.4 инструкции
Изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения, образования, профессии и специальности работника	Производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.	П. 26 правил
Неправильные или неточные сведения	Исправление производится: по месту работы, где были внесены; либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику необходимую помощь.	27
Аннулирование записи в трудовой книжке об увольнении (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным	Зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Изменение производится путем признания их недействительными и внесения правильных.	П. 30
Организация, которая внесла неправильные или неточные данные, реорганизована или ликвидирована	Исправляет правопреемник в случае ликвидации или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа.	П. 28
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.	В случае его утраты либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.	Абз. 1 п. 29
Использование свидетельских показаний	Свидетельские показания не служат основанием для исправления внесенных ранее сведений, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, и в случаях, предусмотренных пунктом 34 правил.	Абз. 2 п. 29
Исправления в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении	Зачеркивание неточных или неправильных данных не допускается. Изменение производится путем признания недействительными и внесения правильных.	П. 30

Можно ли изменить неверные данные?

Порой при уходе работника с занимаемой должности сотрудники отдела кадров, вносящие соответствующую запись в его книжку, могут совершить ошибку, указав неверную дату увольнения.

В данном случае действующее законодательство не запрещает исправлять допущенную неточность. Более того, ошибочные сведения запрещается оставлять без исправления. Они обязательно должны быть скорректированы. Однако важно знать, как это правильно сделать.

Чтобы исправить дату увольнения в книжке можно, следует руководствоваться правилами, прописанными в постановлении Правительства РФ 16.04.2003 года № 225.

Так, к основным условиям, которые должны быть учтены при внесении исправлений в трудовую книжку, включая изменение неправильной даты расторжения трудового договора, относятся следующие (раздел III упомянутого выше постановления):

• при внесении корректировки ни в коем случае не должно производиться зачеркивание неверных сведений;
• изменения должны вноситься по предыдущему месту работы или же у нового работодателя (при наличии официального подтверждения от предыдущего);
• все исправления должны вноситься от руки с использованием черной, фиолетовой или темно-синей пасты;
• неверная информация должна быть исправлена даже в том случае, если трудовая книжка уже закончилась.

Кто вносит исправления в трудовую книжку

По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.

Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:

если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;

если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:

В графе 1 проставить порядковый номер записи.

В графе 2 указать дату ее внесения.

В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».

В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».

Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.

Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.

Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.

Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.

В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.

Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Корректировка в разделе об образовании

Бывают случаи, когда человек еще учась идет трудоустраиваться, а после оформления, через какое-то время заканчивает учиться. По халатности кадровиков записи, составленные по студенческому билету или справке из образовательного учреждения, так и остаются первичными. Избежать подобного можно, если своевременно, после получения высшего, обратиться к секретарю, для корректировки данных. При себе необходимо иметь паспорт или любой другой документ подтверждающий вашу личность. Изменения данных проводят, точно так же как и при смене личной информации. Если человек получил дополнительное образование, то внесение данных происходит согласно пункту 2.4 Инструкции, то есть, вписанную ранее информацию зачеркивать не разрешается, а, наоборот ее нужно дополнить. Указывать ссылки не нужно.

В спектре ошибок, связанных с ведением трудовой книжки, допускается исправление только те, которые относятся к сведеньям о работе и о вознаграждениях, которых был удостоен владелец. Исправить ошибку могут только:

• Работник, имеющий допуск к ведению трудовых книжек на предприятии, где она была допущена;
• Работник, в чьи должностные обязанности входит ведение трудовых книжек сотрудников, на настоящем рабочем месте владельца книжки, при наличии официального разрешения от организации, допустившей ошибку.

Согласно правилам и инструкциям по ведению записей в трудовой книжке, допускаются следующие методы по работе с ошибочными записями:

• Зачёркивание, которое допускается лишь в редких случаях, для исправления таких данных о сотруднике, как ФИО и дата рождения. Это регламентированное изменение возможно лишь в тех случаях, когда владелец трудовой книжки меняет ФИО, и некоторых других;
• Дополнение. К примеру, внесение правильной информации, после зачёркивания записи, признанной не актуальной и т.п.;
• Признание записи недействительной. Это наиболее распространённый способ, в соответствии с которым действуют, допуская ошибки связанные с внесением ошибочных сведений о работе.

Как правильно написать в трудовую запись недействительна

Читайте подробнее о записях в трудовой книжке в статье Отметка о том, что запись недействительна, в трудовой книжке делается в тот же день, когда была обнаружена ошибка или когда были представлены документы, подтверждающие факт внесения неверных сведений. После надписи «Запись за номером недействительна», строчкой ниже вносится правильная запись. При внесении записи о том, что какая-либо из предыдущих записей признается недействительной, графы трудовой книжки заполняются в обычном порядке: — в графу 1 — проставляется следующий порядковый номер; — в графу 2 – дата внесения записи; — в графу 3 – вносится надпись «Запись за номером недействительна» и ниже вносятся верные сведения; — в графу 4 – верные реквизиты документа, на основании которого вносятся новые, правильные сведения.

Исключение составляют записи о личных данных владельца книжки на титульном листе: имя, фамилия, отчество. При их смене старые сведения зачёркиваются (исключительно одной чертой), а рядом вписываются новые. На оборотной стороне титульного листа указывают реквизиты документов, на основании которых внесены изменения (справка из ЗАГСа, свидетельство о браке и т.д.).

Стирать или замазывать ошибку.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.

Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.

Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Если сбилась нумерация

Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.

Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.

Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Даже один неверный символ может стать причиной спора при оформлении пенсии. Кадровик всегда должен сверять свои записи с документами сотрудника .

Чаще всего обнаруживаются такие ошибки:

• неверное указание имени, отчества и фамилии человека на титульном листе;
• неправильные даты приема, увольнения, перевода;
• неточные названия должностей;
• пропуски букв, грамматические ошибки.

В соответствии с разделом III Постановления № 225, работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения из документов об образовании ;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Ответственность и санкции для работодателя

Некорректное оформление трудовых книжек работников карается, прежде всего, административной ответственностью. Так, статья 5.27 КоАП РФ в редакции закона от 03.07.2016 №272-ФЗ предусматривает для нарушителей ведения кадрового делопроизводства штрафные санкции в объёме:

• 1 000—5 000 ₽ — для частных предпринимателей и руководителя компании при единоразовом нарушении;

• 30 000—50 000 ₽ — для организаций, имеющий статус юр. лица, если проступок совершён впервые;

• причём нужно отметить, что законодательство также предусматривает предупреждение работодателя (без финансовых последствий), всё будет зависеть от степени тяжести, насколько нарушитель признаёт свои ошибки, а также в какой-то мере и лояльности контролёров.

Повторные, а также злостные неоднократные нарушения по этому вопросу усугубят финансовую нагрузку в несколько раз:

• 10 000—20 000 ₽ — для частного бизнеса и лично директоров компаний, причём последних могут дисквалифицировать на период от года до трёх лет;
• 50 000—70 000 ₽ — для всех предприятий, зарегистрированных в качестве ЮЛ;
• поблажек в виде предупреждений здесь, естественно, не предусмотрено.

Есть ещё и санкции, предусмотренные трудовым законодательством. К примеру, статья 234 ТК РФ регулирует компенсацию бывшему работнику от работодателя в случае, если компания несанкционированно задерживает выдачу трудового регистра человеку при его увольнении. Учитывается здесь и то, когда в это время наниматель пытается устранить свои недочёты при оформлении и ведении трудовой книжки. В этом варианте наниматель должен будет компенсировать человеку доход, который он не получил по причине невозможности трудоустроиться.

Не стоит забывать и о незначительных финансовых потерях работодателя при некорректном оформлении первой трудовой или вкладыша в книжку. Так, если работодатель заводит на человека новую трудовую, он должен взять с него наличными деньгами стоимость бланка (заметьте, вычитать из зарплаты эти средства категорически запрещено). Но если трудовая книжка может быть аннулирована или утрачена по вине нанимателя, вследствие:

• некорректного оформления первой в жизни человека книжки либо вкладыша к регистру;
• порчи трудовой при её хранении;
• а также потери трудовых книжек работников (в том числе при форс-мажорных обстоятельствах).

Во всех вышеперечисленных вариантах работодатель должен завести для человека новый бланк, не взимая за бланк плату. Конечно, здесь действует больше не материальный, а моральный аспект, характеризующий компетенции сотрудников компании.

• Что такое аутстаффинг и когда он применяется

• Каков срок хранения личных дел уволенных сотрудников

• Расследование несчастных случаев на производстве: какие несчастные случаи подлежат расследованию и учету

• Характеристика класса: рекомендации по написанию, образцы

• Характеристика на воспитателя детского сада: как написать, структура, секреты написания, образец

• Характеристика на руководителя, директора предприятия:образец и порядок составления

• Аутстаффинг и аутсорсинг: основные отличия

• Законна ли проверка сотрудников на полиграфе, можно ли отказаться проходить проверку на полиграфе

• Управление предприятием

Похожие записи:

• Об изменении размера денежных выплат отдельным категориям граждан с 01.01.2022
• Справка о гражданском состоянии (об отсутствии брака)
• Сведения про образование в трудовой книжке: образец на 2020 год