Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «7.3. Ответственность за утрату документов и неведение бухгалтерского учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Источник
В утере или порче виноват сотрудник
Вполне себе обычная ситуация. Исходя из предписаний НК РФ, на главном бухгалтере лежит ответственность по соблюдению сроков хранения первичной документации. В то же время, в рамках его обязанностей не входит их прием – это могут делать и другие сотрудники, например, младшие бухгалтера или же работники отдела логистики. Нередки случаи, когда по неосторожности или не внимательности, документация «не доходит» до ответственного лица.
Ситуации могут быть совершенно разными. Например, водитель заправил горючим автомобиль, получил кассовый чек на АЗС, положил его в карман, а когда приехал в офис, обнаружил, что он по дороге выпал. Или же он довез его до «пункта назначения», передал начальнику службы логистики, а далее бумага потерялась уже на этом этапе. С точки зрения нашего законодательства данный акт является грубым нарушением, и за ним в теории может последовать дисциплинарное наказание.
Согласно статье 193 ТК РФ, сотруднику может быть объявлен выговор или даже последовать увольнение в случае, если нарушение будет расценено как грубое. Увольнение сотрудника может быть произведено в соответствии с Приказом № Т-8, утвержденным Письмом Роструда от 01.06.2011 года № 1493-6-1.
В силу пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговики имеют право определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему РФ, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях, в частности, непредставления в течение более двух месяцев налоговой инспекции необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения, ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.
Что касается НДС: согласно п. 7 ст. 166 НК РФ в случае отсутствия у налогоплательщика бухгалтерского учета или учета объектов налогообложения налоговики имеют право исчислять суммы налога, подлежащие уплате, расчетным путем в соответствии с данными по иным аналогичным налогоплательщикам.
При выездной налоговой проверке общество представило контролерам информацию, что документы им утеряны и сейчас проводятся мероприятия по восстановлению последних. Частично счета-фактуры налогоплательщик предъявить смог; поиском недостающего занялись сами налоговики. Они изучили выписки общества по расчетным счетам, выявили его контрагентов и сделали им запросы в рамках ст. 93.1 НК РФ.
Должностное лицо налоговой инспекции, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или иных лиц, располагающих документами или информацией, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика, плательщика сбора, плательщика обязательных страховых взносов или налогового агента, эти документы или информацию.
От партнеров общества были получены счета-фактуры, договоры, товарные накладные и книги продаж. На основании счетов-фактур, представленных как самим налогоплательщиком, так и его контрагентами, налоговики рассчитали сумму вычета «входного» НДС, которую они готовы признать. Таковая оказалась меньше того, на что рассчитывал налогоплательщик.
Общество пыталось доказать, что в случае утраты счетов-фактур право на налоговый вычет может быть подтверждено совокупностью иных документов, в числе которых платежные поручения на перечисление денежных средств контрагентам с выделенной суммой НДС.
Судьи двух первых инстанций с этим в корне не согласились.
В силу п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении товаров, работ, услуг, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога.
В Определении КС РФ от 15.02.2005 № 93-О сказано, что по смыслу ст. 169 НК РФ соответствие счета-фактуры требованиям, установленным п. 5 и 6 этой статьи, позволяет определить контрагентов по сделке (ее субъектов), их адреса, объект сделки – товары, работы, услуги, количество или объем поставляемых или отгруженных товаров, работ, услуг, цену товара, работ, услуг, а также сумму начисленного НДС, уплачиваемую налогоплательщиком и принимаемую им далее к вычету. Буквальный смысл п. 1 ст. 172 НК РФ позволяет сделать однозначный вывод, что обязанность подтверждать правомерность и обоснованность налоговых вычетов первичной документацией лежит на налогоплательщике, так как именно он выступает субъектом, применяющим при исчислении итоговой суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, вычет сумм налога, начисленных поставщиками.
Таким образом, право налогоплательщика на налоговые вычеты обусловлено, в частности, наличием счетов-фактур и соответствующей «первички», достоверно подтверждающей факт совершения хозяйственной операции. Поэтому право на получение налоговых вычетов может быть реализовано посредством оправдательных документов, которые поименованы в п. 1 ст. 172 НК РФ и которыми являются счета-фактуры, выставленные продавцами при приобретении товаров, работ, услуг.
Документы, подтверждающие фактическую уплату сумм налога при отсутствии счетов-фактур, не признаются основанием для применения вычетов по НДС.
Вроде бы, все понятно и логично: налоговики позволили сделать вычет по тем счетам-фактурам, которые им удалось найти. А по тем, которые найти не удалось, не разрешили. Тем и удивительнее было решение АС ЦО.
Брать рассматриваемое решение на вооружение, пожалуй, не стоит, так как не вполне понятно, что имели в виду судьи. Как раз действия налоговой инспекции кажутся нам вполне разумными, логичными и последовательными.
[1] Дополнительно рекомендуем ознакомиться со статьей М. С. Пархомова «Снова о праве на вычет НДС без декларирования», № 7, 2015.
А. В. Анищенко,
эксперт журнала «НДС: проблемы и решения» № 4, апрель, 2017 год.
Восстановление утраченных документов
Для восстановления утраченных первичных документов организация прежде всего должна обратиться в обслуживающий банк. По запросу клиента кредитная организация предоставит выписку-реестр о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копии платежных поручений. На основе полученных документов можно полностью восстановить бухгалтерский учет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк.
Кроме того, организация может обратиться с официальным письмом ко всем своим покупателям и поставщикам с просьбой предоставить копии тех договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и актов, которые имеют к ней отношение. Постоянные партнеры вряд ли откажут в помощи в подобной ситуации. Сложнее получить необходимые копии от разовых контрагентов. В некоторых случаях руководителю и главному бухгалтеру целесообразно съездить и лично договориться с руководством таких организаций о предоставлении копий требуемых документов.
Ответственность за непредставление
В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.
За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.
Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.
Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить.
Действующее законодательство РФ предусматривает обязательное документальное оформление актов бухгалтерского и налогового учета. А Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» указал на обязательное подтверждение первичными документами всех операций, которые отражаются на счетах учета, независимо от того, были такие документы разработаны законодательно или нет.
При наличии законодательной разработки и утверждения первичных документов, т.е. речь идет об унифицированной форме, предприниматели обязаны применять их в работе.
Если унифицированных документов для конкретной операции нет, то их следует разработать самостоятельно в произвольной форме. О необходимости документального подтверждения данных налогового учета говорит также и действующий Налоговый Кодекс РФ в подпунктах 3 -8, пункта 1 статьи 23 НК РФ, в соответствии с нормами которого налогоплательщики обязаны вести учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах. На налогоплательщиков законом возлагается обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Благодаря этому, налогоплательщику гарантируется начисление налогов в том размере, в котором они подлежат начислению на основании норм действующего налогового законодательства РФ.
Следует обратить внимание на статью 252 НК РФ, которая устанавливает обязанность по подтверждению всех налогооблагаемых расходов, оформленных в предусмотренном законодательством порядке. Резюмируя сказанное, стоит подчеркнуть, что отсутствие первичных документов для предпринимателей означает наличие прямого налогового риска, который связан как с нарушением методологии бухгалтерского и налогового учета, так и с применением штрафных санкций в размере от десяти до тридцати тысяч рублей. Применение штрафных санкций в размере 20 % от суммы недоимки и доначисления налогов по статье 122 НК РФ могут повлечь расходы, не подтвержденные документами и исключенные из состава налогооблагаемых расходов.
Основанием для отказа в использовании налогового вычета может стать и отсутствие документов, которыми следует подтверждать правомерность оприходования на учет товаров, работ или услуг. Наличие недоимок по НДС и налогу на прибыль может привести к начислению пени по статье 75 НК РФ, в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки платежа в бюджет. Даже если документы были утеряны не по вине налогоплательщика, а вследствие кражи или пожара, то все перечисленные выше обязательства по документальному подтверждению данных налогового и бухгалтерского учета остаются за налогоплательщиком, поскольку в действующем законодательстве РФ о налоговом и бухгалтерском учете, не содержится оговорок для форс-мажорных ситуаций.
Чем грозит утеря первичных документов
Вполне себе обычная ситуация. Исходя из предписаний НК РФ, на главном бухгалтере лежит ответственность по соблюдению сроков хранения первичной документации. В то же время, в рамках его обязанностей не входит их прием – это могут делать и другие сотрудники, например, младшие бухгалтера или же работники отдела логистики. Нередки случаи, когда по неосторожности или не внимательности, документация «не доходит» до ответственного лица.
Ситуации могут быть совершенно разными. Например, водитель заправил горючим автомобиль, получил кассовый чек на АЗС, положил его в карман, а когда приехал в офис, обнаружил, что он по дороге выпал. Или же он довез его до «пункта назначения», передал начальнику службы логистики, а далее бумага потерялась уже на этом этапе. С точки зрения нашего законодательства данный акт является грубым нарушением, и за ним в теории может последовать дисциплинарное наказание.
Согласно статье 193 ТК РФ, сотруднику может быть объявлен выговор или даже последовать увольнение в случае, если нарушение будет расценено как грубое. Увольнение сотрудника может быть произведено в соответствии с Приказом № Т-8, утвержденным Письмом Роструда от 01.06.2011 года № 1493-6-1.
К сожалению, нормативная база не дает четких инструкций, как восстановить первичные документы. Соответственно, многим компаниям приходится действовать «на ощупь». Воспользуемся общепринятой практикой и опишем данную последовательность в пяти простых шагах:
-
Необходимо создать комиссию, в состав которой обязательно должен войти руководитель организации, главный бухгалтер и прочие ответственные лица для установления причин пропажи документов;
-
Далее потребуется провести инвентаризацию или, говоря по-русски, «полазить по шкафам» в целях определения, какие бумаги не удается найти;
-
В письменной форме уведомить ИНФС о пропаже с указанием того, какие именно документы пропали;
-
Организовать мероприятия по их восстановлению: обратиться в банк с просьбой выслать копии выписок, связаться с контрагентами по той же надобности, написать или позвонить в профильные ведомства, если утерянные документы так или иначе имеют к ним отношение;
-
Обязательно произвести перерасчет налогов.
Данные действия позволят компании не только решить сложившуюся проблему, но и обезопасить себя от неприятных последствий в диалоге с ФНС. Если организация пренебрежет процедурами по восстановлению пропажи, то, как минимум, административная ответственность ей будет гарантирована, а документы восстанавливать все равно придется.
Все про утерю журнала по охране труда: восстановление документов, образцы
В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.
За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.
Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.
Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить.
Если утерян внутренний первичный документ (например, ОС-1, ОС-6 и т. п.), то его можно распечатать из базы данных и переподписать его сотрудникам, которые подписывали оригиналы.
Если специалист, который ставил свой автограф на оригинале, больше не работает в компании, можно попытаться разыскать бывших коллег либо подписать документ со штампом «Дубликат» действующим работникам, ответственным за оформление аналогичных операций.
Поскольку законодательно не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к дубликатам таких документов, организация вправе сама их утвердить. Если утерян бухгалтерский документ, который был получен от делового партнера, то порядок будет такой же, как и по восстановлению договоров, об этом мы расскажем ниже.
При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа восстановления документа. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Высший арбитражный суд еще в 2010 году разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактур (Постановление Президиума ВАС от 9 ноября 2010 г. № 6961/10). Правомерность вычета по дубликату счета-фактуры придется отстаивать, потому как официальная позиция Минфина России, изложенная в письме от 14 февраля 2019 года № 03-07-09/9057, отрицает такую возможность.
Суды считают, что у налогоплательщика такое право есть при сохранении идентичности данных. Спорным моментом является несовпадение подписи. Но арбитры признают право на вычет НДС, когда это вызвано объективными причинами (например, увольнение сотрудников), смена автографа не влияет (Постановление АС Центрального округа от 1 июня 2016 г. № Ф10-1645/2016). Но обратите внимание, при возникновении сомнений в подлинности подписи на счетах-фактурах может быть назначена почерковедческая экспертиза.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.