Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.
Если же в законе такое условие не оговорено, договор можно заключить в любой удобной форме. В таком случае соглашение можно заменить счётом. Но важно, чтобы в нём указывалась вся существенная для договора информация. Например, если стороны договорились о поставке товара, счёт должен содержать его наименование, цену и количество, порядок и срок проведения расчётов. Такой счёт считается офертой, то есть предложением поставщика заключить договор. Оплата счёта покупателем признаётся акцептом оферты. После её проведения будет считаться, что договор между сторонами заключён на тех условиях, которые были указаны в счёте.
Вместо полноценного «бумажного» соглашения можно составить документ, который объединяет в себе информацию из счёта и основные условия договора. Этот документ так и называется — договор-счёт. Он выглядит практически так же, как и счёт на оплату, бланк лишь дополняется основными условиями сотрудничества. Прописать их можно между табличной частью и подписью. В договор-счёт можно включить любые положения, которые стороны посчитают важными.
Итак, мы разобрались, как выставить счёт на оплату от ИП, а также рассмотрели, когда он выписывается и что в него необходимо включить. Поскольку этот документ не является бухгалтерским, то и правила его составления не регламентируются. Однако практика делового оборота сложилась так, что счёт используется практически во всех сделках. Чтобы избежать лишних сложностей, рекомендуют придерживаться традиционной формы этого документа.
Для образца можно рассмотреть такую накладную:
НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.
Отправитель: ООО «Чип».
Получатель: ООО «Астра».
Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.
Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена,
руб. коп. |
|
| 1 | Картридж | шт. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ИТОГО | 3000,00 |
Универсальный передаточный документ
УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.
На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.
Использовать новый документ можно для оформления различных операций:
Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).
УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.
Физлицо. Просто физлицо
А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.
Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.
Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.
Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.
Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.
В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.
Вот что рассказывают наши клиенты:
«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,
— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.
«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,
— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.
Как с этим жить и не потерять душевное равновесие
Некоторые предприниматели откладывают первичные документы «на потом» — мы же призываем собирать их сразу. Чем раньше, тем лучше. Не стоит ожидать, что бухгалтер успеет всё сделать, если вы добудете документы в последний момент. Бухгалтерия — это процесс, который требует времени, ведь нужно перевести информацию в электронный вид, внести в систему учёта и сделать все нужные проводки.
Если же не надеяться на «авось», то отчётность пройдёт спокойно, а вы будете знать налог и сможете планировать расчёты с бюджетом, не рискуя репутацией.
Давайте подведём итог и сформулируем памятку здравомыслящего бизнеса. Заплатили — требуйте документы. Если заплатили в последний день квартала, а поставщик далеко, то пусть будет хотя бы скан. Но всё равно договоритесь об оригиналах, а в идеале — об ЭДО. И лучше раньше, чем позже. Помните об этом, и будут у вас порядок, минимальный налог и дивиденды 🙂
Подсказали — Дмитрий Нелюбин и Анастасия Тушнолобова, консультирующие бухгалтеры в Кнопке.
Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.
Когда должны передаваться закрывающие документы
Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:
- задержка бумаг поставщиком;
- задержка покупателем первичной документации;
- недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.
Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:
- из рук в руки;
- по электронной почте;
- по обычной почте.
Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.
Основные правила, когда организация без НДС работает с организацией с НДС
Тем, кто планирует применить освобождение от НДС, рекомендуем ознакомиться с материалом . Организации, применяющие специальные налоговые режимы (ЕСХН, УСН или ЕНВД), не являются налогоплательщиками НДС и не обязаны оформлять счет-фактуру (п. 3 ст. 169 НК РФ). Также не составляют счета-фактуры организации, которые осуществляют операции, не облагаемые НДС согласно ст.
149 НК РФ (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Если же указанные организации примут решение о выставлении такого документа, то его рекомендуется оформлять аналогично требованиям, приведенным в п. 5 ст. 168 НК РФ. Покупатель, являющийся плательщиком НДС, при получении документов от организации, работающей без НДС, принимает к учету товары (работы, услуги) по их стоимости, указанной в документах.
Отсутствующий в документах продавца НДС покупателем при этом никак не учитывается и дополнительно не исчисляется.
В документах на оплату продавцу, работающему без НДС, в поле «Основание платежа» должна присутствовать запись «Без налога (НДС)».
Включать ли в книгу покупок счет-фактуру без НДС от ИП на УСН?
По общему правилу покупатель регистрирует полученные от продавцов счета-фактуры в книге покупок. На основании этих записей он определяет сумму вычета по НДС. В ситуации нулевого счета-фактуры покупатель вычет не получает. Нужно ли отражать такие счета-фактуры в книге покупок?
Прямых формулировок о том, что полученные от продавцов счета-фактуры с надписью «Без НДС» не нужно отражать в книге покупок, в Правилах ведения книги покупок (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) мы не найдем.
Но там есть множество косвенных подсказок. В частности, из указанных Правил следует, что:
- назначение книги заключается в регистрации счетов-фактур в целях определения вычета по НДС (п. 1);
- счета-фактуры регистрируются в ней по мере возникновения права на вычет (п. 2 Правил);
- в п. 19 расписан закрытый перечень ситуаций, когда счет-фактура не должен регистрироваться в книге покупок.
В итоге напрашивается вывод: поскольку нулевой счет-фактура сумму НДС-вычета не увеличивает, то особого смысла в его регистрации в книге покупок нет. Можно, к примеру, не отражать в книге покупок полученный от ИП на УСН счет-фактуру без НДС.
Наказание за такое неотражение в законодательстве не предусмотрено. Хотя существует арбитражная практика по оспариванию претензий налоговиков за неправильное ведение плательщиками НДС книги покупок. Но суды против штрафа (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.06.2006 № А79-15564/2005).
Индивидуальные предприниматели, признаваемые плательщиками НДС, обязаны выставлять счета-фактуры с выделенной суммой налога. Предприниматели — неплательщики НДС не обязаны, но могут по просьбе контрагента выписать счет-фактуру. При этом в графах 7 и 8, посвященных ставке и сумме налога, им следует проставить надпись или штамп «Без НДС».
Кому и зачем нужно отчитываться
ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.
Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.
Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.
К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.
Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки
Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.
| Затраты на представительские расходы | Затраты, которые не относятся к представительским расходам |
|---|---|
| ✅ Деловые встречи: завтраки и обеды | ❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия |
| ✅ Организация мероприятий, например конференций | ❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда |
| ✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации | ❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником |
| ✅ Буфетное обслуживание | ❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара |
| ✅ Транспорт до мероприятия и обратно | ❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе |
| ✅ Услуги внештатного переводчика | ❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА |
В учете представительских расходов есть нюансы.
Что собой представляют закрывающие документы
Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.
Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе услуги
- по Гаранту сделки
на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
- Получение партнёрского тарифа;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Свидетельство о регистрации домена;
- G Suite для домена (Годовой тариф);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная страница;
- Скрытие персональных данных;
- Доменный брокер.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
- Хостинг;
- VPS;
- Физические серверы Dedicated;
- Colocation;
- Дополнительный IP-адрес;
- Готовый сайт на CMS;
- Мониторинг сайтов;
- G Suite для домена (Гибкий тариф).
Перечень закрывающих документов для бухгалтерии
При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.
Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.
В закрывающие документы для бухгалтерии входит:
- Договоры.
- Счета.
- Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
- Платежные поручения.
- Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
- Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
- Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
- Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
- Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
- Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
- Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
- Счет-фактура.
Если бумаги отсутствуют
Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.
Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.
В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.
Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.
Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его . Однако организация также должна заплатить штраф.
Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.
Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.
Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.
Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2021 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2021 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).
Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.
Товарный чек до 1 июля 2021 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2021 года.
Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.
В закрывающие документы для бухгалтерии входит:
- Договоры.
- Счета.
- Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
- Платежные поручения.
- Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
- Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
- Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки). Скачать бланк авансового отчета
- Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
- Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле. Скачать бланк ТТН
- Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. табеля учета рабочего времени Т13 и табеля учета рабочего времени Т12
- Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
- Счет-фактура.